← На главную

При переходе с редакции 2.5 на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 многие специалисты сталкиваются с изменением привычных механизмов подготовки отчетности по НДФЛ. В старой редакции использовалось специализированное рабочее место Подготовка данных для сдачи 2-НДФЛ, которое автоматически генерировало пачки справок сразу по всем комбинациям ОКТМО и КПП. Разберем, как устроен этот процесс в 1С:ЗУП 3.1, какие штатные инструменты группового формирования доступны и как решить проблему массовой выгрузки файлов при наличии сотен обособленных подразделений.

Особенности подготовки сведений 2-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем архитектурное различие версий. В 1С:ЗУП 3.1 отдельный документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС формируется строго в разрезе одной регистрации в налоговом органе. Штатной обработки пакетной генерации документов 2-НДФЛ по всем обособленным подразделениям одной кнопкой в программе не предусмотрено.

Важно учитывать законодательные изменения: отдельная форма отчетности 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы упразднена начиная с годовой отчетности за 2021 год. Все сведения о доходах физических лиц теперь представляются в составе годового расчета 6-НДФЛ (в виде Справки о доходах и суммах налога физического лица — Приложение № 1). Документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС в современных релизах ЗУП 3.1 сохранен исключительно для создания корректировок и аннулирующих справок за прошлые периоды (до 2021 года). Для выдачи сведений сотрудникам на руки используется документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников.

Групповое создание отчетов 6-НДФЛ и статистических форм

Для актуальной отчетности 6-НДФЛ, а также для ряда форм статистики (например, формы П-4) в подсистеме 1С-Отчетность реализован специальный механизм множественного создания:

1. Перейдем в раздел Отчетность, справки и откроем рабочее место 1С-Отчетность.
2. Нажмем кнопку Создать и выберем нужный отчет (например, 6-НДФЛ).
3. В стартовом окне выбора параметров отчета воспользуемся ссылкой или кнопкой Создать для нескольких налоговых органов.
4. В открывшемся списке отметим флагами все необходимые регистрации в ИФНС (или обособленные подразделения) и нажмем Создать.
5. Программа автоматически создаст, заполнит и запишет отдельные экземпляры отчетов по каждому выбранному подразделению.

Аналогичный групповой механизм формирования предусмотрен и для статистической формы П-4 по различным кодам ОКПО и территориально обособленным подразделениям.

Ограничения и способы выгрузки большого количества отчетов

Выясним, как обстоит дело с выгрузкой сформированных отчетов в файлы формата XML. В типовом интерфейсе списка отчетов при выделении нескольких строк кнопка Выгрузить осуществляет сохранение файла только для текущей активной строки. Групповая пакетная выгрузка XML-файлов на диск по одной кнопке стандартным интерфейсом не поддерживается.

Для решения этой задачи при наличии сотен и тысяч обособленных подразделений применяются следующие подходы:

1. Прямая отправка через сервис «1С-Отчетность»: если организация использует встроенный сервис взаимодействия с контролирующими органами, выгружать файлы на диск вручную не требуется. В едином окне списка отчетов можно выделить все созданные формы и отправить их пакетом по кнопке Отправить.
2. Использование внешних обработок и расширений: для сохранения сотен файлов выгрузки на локальный диск или серверный каталог разрабатывается внешняя обработка. Она программно перебирает созданные отчеты за период и вызывает экспортные процедуры подсистемы регламентированной отчетности для генерации и сохранения XML-файлов по правилам ФНС и Росстата.
3. Оптимизация структуры налогового учета: если обособленные подразделения расположены на территории одного муниципального образования (один ОКТМО), организация имеет право перейти на централизованную сдачу 6-НДФЛ в одну выбранную налоговую инспекцию, уведомив налоговый орган. Это позволяет кардинально сократить количество формируемых и выгружаемых отчетов.

Контроль корректности данных перед отправкой

При больших объемах подразделений ручная проверка каждого отдельного отчета неэффективна. Рекомендуется использовать встроенные проверки контрольных соотношений (кнопка Проверить в форме отчета), а также настраивать специализированные сводные аналитические отчеты по НДФЛ (например, Анализ НДФЛ по датам получения доходов и Сводная справка 2-НДФЛ) в разрезе ИФНС и ставок налога для сверки итоговых сумм и удержанного налога с данными бухгалтерского учета.