При ведении учета заработной платы часто возникает необходимость удостовериться, что налог на доходы физических лиц (НДФЛ) исчислен корректно по всем сотрудникам с учетом предоставленных вычетов. В отличие от страховых взносов, для которых предусмотрен специализированный отчет «Проверка расчета взносов» с колонкой «Расчетный взнос», по НДФЛ прямой аналогичный отчет на первый взгляд отсутствует. Рассмотрим стандартные и дополнительные инструменты программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, которые позволяют выявить ошибки в суммах исчисленного налога и базах начислений.
Использование типового отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ»
Одним из наиболее точных способов проверки математического расчета налога является формирование отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам»).
В табличной части данного отчета колонка «Налог к начислению» является расчетной величиной. Алгоритм отчета определяет налог нарастающим итогом по формуле умножения налоговой базы на ставку:
Формируем отчет за требуемый налоговый период (календарный год).
Сопоставляем значение в графе «Налог к начислению» с фактически зафиксированными суммами в таблицах «Исчислено налога» и «Удержано налога».
При обнаружении расхождений анализируем помесячное применение налоговых вычетов и хронологию проведения документов-начислений.
Настройка расчетных полей в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам»
Отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» по умолчанию выводит данные из регистров накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и СведенияОДоходахНДФЛ, сравнивая исчисленные, удержанные и перечисленные суммы. Чтобы получить автоматическую проверку формулы расчета, настроим собственное пользовательское поле в системе компоновки данных (СКД).
Разберем по шагам, как добавить расчетную колонку:
Открываем отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» и переходим по кнопке «Настройки» в режим «Расширенный».
На вкладке «Поля и сортировки» нажимаем «Добавить» — «Новое поле выражение».
В поле выражения для ставки 13% задаем формулу: ([Налоговая база] - [Примененные вычеты]) * 0.13 и называем его «Расчетный НДФЛ».
Создаем еще одно пользовательское поле «Разница расчета» с формулой: [Исчислено] - [Расчетный НДФЛ].
На вкладке «Условное оформление» добавляем правило: если Разница расчета <> 0, выделять строку или ячейку красным цветом.
Сохраняем вариант отчета через меню «Еще» — «Сохранить вариант отчета» для дальнейшего регулярного использования.
Проверка с помощью документа «Перерасчет НДФЛ»
Если в течение года вносились исправления в первичные документы «задним числом» (например, изменялись суммы премий в межрасчетных документах после проведения итогового начисления зарплаты), вычеты и налог могли распределиться некорректно. Для быстрой автоматической проверки всего налогового периода используем документ «Перерасчет НДФЛ».
Порядок работы с документом:
Переходим в раздел «Налоги и взносы» — «Перерасчеты НДФЛ».
Создаем новый документ, указываем текущий месяц и налоговый период (год).
Нажимаем кнопку «Заполнить».
Программа автоматически выполняет расчет налога нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику. Если учет ведется без ошибок, табличная часть останется пустой. При наличии расхождений в документе появятся строки с суммами доначисленного или излишне удержанного налога с указанием месяца возникновения ошибки.
Проверка контрольных соотношений в регламентированной отчетности
Перед сдачей отчетности (форма 6-НДФЛ) обязательно запускаем встроенный механизм проверки контрольных соотношений (КС) Федеральной налоговой службы:
Алгоритм сравнивает соотношение: (База - Вычеты) * Ставка с суммой исчисленного налога по всем страницам раздела с учетом допустимой математической погрешности на округление (число физических лиц умножить на 1 рубль).
Типичные причины расхождений между расчетным и исчисленным налогом
Проанализируем распространенные ситуации, когда расчетная формула показывает отклонение от фактически исчисленного налога в учетной системе:
Нарастающий итог и округления. Согласно ст. 225 НК РФ налог рассчитывается нарастающим итогом с округлением до целых рублей при каждой выплате. Сумма налогов по нескольким межрасчетным документам за месяц (отпуск, больничный, премия) может законно расходиться с простым умножением итоговой базы за месяц на 13% на 1–2 рубля.
Доходы с разными ставками и базами. Налоговые базы по дивидендам, доходам свыше 5 млн рублей (по ставке 15%) и доходам нерезидентов рассчитываются отдельно. Стандартные налоговые вычеты к дивидендам не применяются. Сквозная проверка без группировки по категориям дохода дает ложные предупреждения.
Сдвиг даты фактической выплаты. Стандартные налоговые вычеты предоставляются к доходу того месяца, в котором фактически выплачиваются деньги. Если плановая дата выплаты в документе начисления отличается от даты в ведомости, программа автоматически переносит вычеты и производит перерасчет налога.
Обособленные подразделения. Исчисление налога и его округление происходят в разрезе каждой регистрации в ИФНС отдельно, что при консолидации данных по всей организации может давать разницу в несколько рублей.