Часто в работе бухгалтера возникает ситуация, когда при проверке отчета «Анализ НДФЛ по месяцам» обнаруживается, что сумма исчисленного налога не равна ровно 13% от облагаемой базы. Ситуация осложняется тем, что в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) данные о доходах и данные о налогах хранятся в разных «корзинах» — разных регистрах накопления. В этой статье мы разберем по шагам, как локализовать ошибку, проанализировать налог в разрезе начислений и понять, какой документ «подвел» расчет.
Прежде всего, разберем техническую архитектуру. В отличие от страховых взносов, где в регистре накопления есть прямое измерение ВидРасчета, в подсистеме НДФЛ данные разделены:
СведенияОДоходахНДФЛ. Здесь мы видим сумму, код дохода (например, 2000 или 2012) и документ, который начислил доход.РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ. Здесь хранится исчисленный налог.Связующим звеном между ними выступает не «Вид начисления», а Документ-основание и Дата получения дохода. Поэтому, чтобы найти «косяк» по конкретному начислению, нам нужно научиться сопоставлять эти данные через отчеты.
Рассмотрим важный методологический момент. Согласно Налоговому кодексу РФ, НДФЛ исчисляется нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Если в текущем месяце вы видите, что Налог <> База * 13%, это не всегда означает ошибку в текущем начислении. Это может быть:
Прежде чем искать ошибку в конкретном виде начисления, проанализируем общую картину через отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» за период с начала года до текущего месяца. Если итоговая сумма налога по году сходится с базой (с учетом вычетов и округлений), то «перекос» в конкретном месяце может быть технически оправдан программой.
В ЗУП 3.1 виды начислений объединяются в Категории дохода (Оплата труда, Прочие доходы, Дивиденды и т.д.). Категория определяет, когда налог должен быть исчислен: в последний день месяца или в дату выплаты. Выясним причину расхождения, настроив отчет:
КатегорияДохода.Проанализируем результат: если по категории «Оплата труда» налог считается верно, а по «Прочим доходам» (куда могут попадать премии или разовые начисления) — нет, значит, проблему нужно искать именно в тех видах расчета, которым присвоена эта категория.
Если нам нужно точно знать, какой документ (Начисление зарплаты, Премия, Отпуск) рассчитал неверный налог, воспользуемся Универсальным отчетом. Это самый мощный инструмент для технического анализа.
Разберем алгоритм настройки:
ФизическоеЛицо и Регистратор (или Документ-основание).НалогПриход (это и есть исчисленный налог).Проанализируем полученную таблицу. В ней мы увидим список всех документов, которые зафиксировали НДФЛ. Сопоставив их с суммами из документов начисления, мы сразу увидим, в каком именно месте произошел сбой. Например, если в документе Премия начислено 10 000 руб., а налог в регистре стоит 1 500 руб. (вместо 1 300), мы нашли точку возникновения ошибки.
Выяснив, по какому начислению идет неверный расчет, проверим его настройки. Перейдем в справочник Начисления и откроем карточку нужного вида расчета:
Код дохода (например, 2000 для зарплаты или 2012 для отпускных).Категория дохода. Если начисление должно выплачиваться вместе с зарплатой, но в настройках стоит категория, предполагающая отдельную выплату, 1С может рассчитывать налог в разные моменты времени, что создает визуальную путаницу в отчетах за месяц.Рассмотрим ситуацию, актуальную для последних изменений законодательства. Теперь НДФЛ привязан к дате фактической выплаты. Рассмотрим пример: зарплата начислена за март, но выплачена 5 апреля. Этот доход и налог попадут в отчетность апреля.
Расхождение НДФЛ <> База * 13% часто возникает из-за того, что в документе начисления (например, Начисление зарплаты и взносов) на вкладке «Основное» указана одна планируемая дата выплаты, а в Ведомости — фактическая дата другая. При проведении ведомости программа может пересчитать налог «внутри себя», и эти корректировки отразятся в регистрах.
Для исправления проанализируем соответствие дат в документах начисления и выплаты. Если даты сильно разнятся, рекомендуется пересчитать НДФЛ в документе-начислении, предварительно указав там корректную дату выплаты.
Не забываем про регламентированный отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ». Разберем, чем он полезен:
Если вы видите, что по одной строке (на конкретную дату) сумма налога явно завышена или занижена, это прямой сигнал к тому, чтобы открыть документ, соответствующий этой дате, и проверить вкладку «НДФЛ».
Для эффективного анализа НДФЛ по видам начислений в ЗУП 3.1 мы рекомендуем использовать комбинацию Универсального отчета по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» (для поиска проблемного документа) и настройку группировок по категориям дохода в типовых отчетах. Помните, что поиск «косяка» всегда должен начинаться с проверки нарастающего итога с начала года, чтобы исключить влияние правомерных округлений и корректировок прошлых периодов.