Ситуация, когда предприятие закупает авиабилеты для сотрудников напрямую через агентство или авиакомпанию, является стандартной для бизнеса, однако в программе 1С:ERP она часто вызывает затруднения у бухгалтеров. Основная сложность заключается в том, что по методологии системы такие операции должны проходить либо через счет 50.03 («Денежные документы»), либо через сложную цепочку взаиморасчетов. Рассмотрим подробно, как выйти из ситуации, если ваша учетная политика не предусматривает использование денежных документов, а типовые механизмы создают «виртуальные» долги на подотчетных лицах.
Разберем типичную ошибку. Предприятие оплатило билет (Дт 60.02 Кт 51). Далее бухгалтер пытается отразить получение билета документом Приобретение услуг и прочих активов с видом операции «Закупка через подотчетное лицо». Программа формирует проводки Дт 71 Кт 60.01 и Дт 60.01 Кт 60.02. С точки зрения бухгалтерского учета на счете 71 зависает сумма, за которую сотрудник должен отчитаться.
Проблема проявляется при закрытии месяца и формировании управленческой отчетности. В 1С:ERP, помимо бухгалтерских проводок, существуют регистры накопления. В данном случае задействуется регистр Денежные средства у подотчетных лиц. Поскольку фактически деньги сотруднику из кассы или на карту не выдавались, а проводка по 71 счету возникла «искусственно» из документа приобретения, система ожидает, что сотрудник «вернет» эти деньги через Авансовый отчет. Но при попытке заполнить Авансовый отчет стандартным способом, регистр казначейства часто не закрывается, так как не было документа-основания выдачи аванса.
Если ошибка уже допущена и документ приобретения проведен, проанализируем последовательность действий для исправления ситуации, предложенную практиками:
Авансовый отчет, где на закладке «Расходы» указывается стоимость билета и соответствующая статья расходов (например, «Командировочные расходы»). Это сформирует проводку Дт 26 (44) Кт 71, что закроет сальдо по счету в бухгалтерском учете.Денежные средства у подотчетных лиц сумма продолжает числиться за сотрудником. Это происходит из-за специфики работы подсистемы казначейства в ERP.Корректировка регистров. В нем выберем регистр накопления Денежные средства у подотчетных лиц. Нам нужно создать запись с видом движения «Расход», указав подотчетное лицо, организацию и сумму. Это позволит «обнулить» долг в управленческом контуре, не затрагивая бухгалтерские проводки, которые уже верны.Проанализируем более современный функционал системы, который позволяет избежать ручных правок регистров. В последних релизах 1С:ERP реализована специализированная подсистема для учета электронных билетов. Разберем по шагам, как это работает:
Шаг 1. Настройка системы. Проверим, включена ли опция использования электронных билетов в настройках НСИ и разделов (раздел «Казначейство»).
Шаг 2. Оформление выкупа билета. Вместо документа Приобретение услуг и прочих активов используем документ Выкуп билетов. Этот документ предназначен именно для случаев, когда организация платит поставщику безналично. При этом билет фиксируется в системе как актив, но не на счете 50.03, а в специальном учетном контуре билетов.
Шаг 3. Передача билета сотруднику. Оформляем документ Билет на руки. В этот момент за сотрудником закрепляется ответственность за билет, но это еще не является расходом организации.
Шаг 4. Отражение использования. Когда сотрудник возвращается из командировки, мы создаем Авансовый отчет. В современных версиях на закладке «Билеты» достаточно выбрать ранее выкупленный билет. Система сама сделает проводку в расходы (Дт 26/44) и закроет все регистры по подотчетному лицу автоматически. Это исключает возникновение «фантомных» задолженностей.
Если вы не хотите использовать подсистему билетов и счет 50.03, рассмотрим вариант с использованием транзитного счета. Проанализируем схему проводок:
1. Перечисление оплаты агенту:
Дт 60.02 - Кт 51
2. Отражение поступления билета (документ Приобретение услуг и прочих активов, операция «Закупка у поставщика»):
Дт 76.14 (Билеты, купленные по безналичному расчету) - Кт 60.01
Здесь важно использовать статью активов/пассивов, которая в регламентированном учете настроена на счет 76.14. Подотчетное лицо в этом документе не указывается!
3. Отражение в авансовом отчете:
Когда сотрудник приносит маршрут-квитанцию, в Авансовом отчете на закладке «Оплата поставщикам» мы указываем наш промежуточный счет 76.14.
Проводка:
Дт 26 (44) - Кт 76.14
Этот метод хорош тем, что счет 71 вообще не задействуется до момента отчета, и никакие регистры по подотчетным лицам не «замусориваются» лишними движениями.
Рассмотрим ситуацию, упомянутую в обсуждении, когда данные по подотчетнику «разъехались» по подразделениям. В 1С:ERP учет на счете 71 ведется в разрезе подразделений. Если документ приобретения был оформлен на «Подразделение А», а авансовый отчет на «Подразделение Б», то в оборотно-сальдовой ведомости вы увидите развернутое сальдо.
Для исправления такой ситуации нам придется либо сторнировать некорректные документы, либо воспользоваться документом Операция (регламентированный учет) для переноса остатка между подразделениями, а также не забыть про Корректировку регистров, так как регистры накопления также хранят аналитику по подразделениям. Выясним причину: чаще всего это происходит из-за того, что в настройках статьи расходов указано одно подразделение-получатель, а в шапке документа — другое.
Особое внимание уделим НДС. Выясним, как правильно принять налог к вычету. Поскольку электронный авиабилет является бланком строгой отчетности (БСО), счет-фактура от агента не требуется. В документе, которым вы отражаете использование билета, обязательно должна стоять галочка «Билет является бланком строгой отчетности». В этом случае запись в книгу покупок попадет на основании данных самого билета, что соответствует Постановлению Правительства №1137.
Подводя итог, можно сказать, что наиболее стабильным и автоматизированным способом для 1С:ERP является использование типового функционала Электронные билеты. Однако, если учет уже ведется «по старинке», использование связки Авансовый отчет + Корректировка регистров является рабочим инструментом, позволяющим привести учет в порядок и закрыть месяц без ошибок в казначействе.