В практической работе бухгалтера и технического специалиста 1С часто возникает ситуация, когда необходимо выдать денежные документы (например, авиа или железнодорожные билеты) лицу, которое не является штатным сотрудником организации, а работает по договору гражданско-правового характера (ГПХ). В системах 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация этот процесс осложнен тем, что типовые механизмы жестко ориентированы на работу со счетом 71.01 и справочником сотрудников. Проанализируем способы решения этой задачи.
Рассмотрим стандартную цепочку действий. В системе предусмотрен документ ВыдачаДенежныхДокументов. При выборе вида операции "Выдача подотчетному лицу" программа требует выбрать физическое лицо из справочника Сотрудники. Более того, при проведении документа проводка формируется по дебету счета 71 (Расчеты с подотчетными лицами). Однако, согласно методологии учета, расчеты с исполнителями по ГПХ корректнее отражать на счете 76 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами) или 73 (Расчеты с персоналом по прочим операциям), если локальные акты компании это допускают.
Основная сложность заключается в последующем использовании этого документа. Если это билет, то нам необходимо оформить АвансовыйОтчет, чтобы выделить НДС из стоимости билета и списать затраты. Но АвансовыйОтчет в ERP также "заточен" под штатных сотрудников.
Самый простой путь, не требующий программирования, — это создание записи в справочнике Сотрудники для физического лица, с которым заключен договор ГПХ. В последних версиях ERP/КА это является штатной процедурой для начисления вознаграждений. Посмотрим, как это работает:
Сотрудники (с видом договора "Договор возмездного оказания услуг" или "Договор подряда").ВыдачаДенежныхДокументов.Важный нюанс: Программа все равно предложит счет 71. Если для вашей учетной политики допустимо использование 71 счета для лиц, выполняющих задания организации (даже по ГПХ), этот вариант является оптимальным. Минфин в ряде разъяснений не запрещает использовать 71 счет для лиц, с которыми не заключен трудовой договор, если они представляют интересы компании.
Если использование 71 счета категорически неприемлемо, проанализируем ситуацию с точки зрения "прочих операций". Мы можем оформить выдачу билета не как выдачу подотчетнику, а как прочее списание денежных документов. Однако в этом случае мы теряем автоматизацию связи с АвансовымОтчетом и выделением НДС. В таком случае придется:
РегистрацияПрочихНалоговыхДокументов, чтобы он попал в книгу покупок.Если требуется, чтобы система автоматически подставляла нужный счет (например, 76 или 73) при выдаче документов ГПХшнику, необходимо вмешаться в код проведения. Рассмотрим пример того, как в типовом решении "зашит" счет учета подотчетных лиц. Проанализируем фрагмент запроса, который формирует данные для проводок в документе выдачи денежных документов:
ВЫБРАТЬ
Операция.Ссылка КАК Ссылка,
Операция.Дата КАК Период,
Операция.Организация КАК Организация,
Суммы.СуммаБезНДСРегл КАК Сумма,
ВЫБОР КОГДА Строки.ДенежныйДокумент.Валюта = &ВалютаРеглУчета ТОГДА
ЗНАЧЕНИЕ(ПланСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПодотчетнымиЛицами)
ИНАЧЕ
ЗНАЧЕНИЕ(ПланСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПодотчетнымиЛицамиВал)
КОНЕЦ КАК СчетДт,
Операция.ПодотчетноеЛицо КАК СубконтоДт1
Как мы видим, значение ПланСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПодотчетнымиЛицами (счет 71) прописано жестко. Чтобы изменить это поведение, мы рекомендуем использовать механизм расширений. В расширении можно перехватить процедуру формирования движений и добавить условие: если ПодотчетноеЛицо является исполнителем по ГПХ (проверка по виду договора в справочнике сотрудников), то подменять СчетДт на ПланСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСРазнымиДебиторамиИКредиторами.
Рассмотрим, какие объекты нужно задействовать при доработке:
ВыдачаДенежныхДокументов: замена счета при проведении.АвансовыйОтчет: обеспечение возможности подбора задолженности со счета 76 вместо 71.ПоступлениеДенежныхДокументов: (в случае возврата билета от ГПХшника).Проанализируем еще один способ, который позволяет избежать использования счета 50.03 (Денежные документы). Если билеты закупаются специально под конкретного исполнителя ГПХ, мы можем:
ПриобретениеУслугИПрочихАктивов.Этот метод хорош тем, что он полностью соответствует логике ERP и не требует манипуляций с подотчетными лицами. Билет в данном случае не приходуется в кассу как документ, а сразу признается расходом (или активом) в момент приобретения.
Выяснив причину ограничений, мы можем сделать следующий вывод: типовая логика ERP/КА предполагает, что денежные документы выдаются только сотрудникам.
Если вы хотите остаться на типовом функционале — используйте Вариант 1 (заведение ГПХшника в справочник сотрудников и использование 71 счета). Это позволит корректно использовать АвансовыйОтчет и автоматически выделять НДС.
Если для вас принципиально использование счета 76 или 73 — необходимо использовать Вариант 3 с созданием расширения, которое будет подменять счета учета в модулях проведения. При этом помните, что изменения придется вносить минимум в три документа, чтобы сохранить целостность цепочки "Выдача - Отчет - Возврат".
Для разовых операций наиболее прозрачным будет Вариант 4, который позволяет отразить затраты на билеты через услуги сторонних организаций без вовлечения кассы денежных документов.