← На главную

При оформлении приема на работу новых сотрудников или замене испорченных бланков часто возникает необходимость принять оплату за бланк трудовой книжки наличными в кассу предприятия. Согласно методологии бухгалтерского учета и рекомендациям экспертов, данная операция должна отражаться через 73 счет («Расчеты с персоналом по прочим операциям»), так как это не является основной торговой деятельностью организации. В системе 1С:ERP Управление предприятием 2 реализация этого процесса имеет свои особенности, связанные с жесткой структурой статей доходов и расходов.

В данной статье мы подробно разберем, как настроить систему и какими документами отразить поступление денежных средств, чтобы получить корректные проводки по дебету счета 50.01 и кредиту счета 73.03, а также начислить доход и НДС.

Бухгалтерская модель операции

Прежде чем переходить к настройкам программы, проанализируем схему проводок, которую мы должны получить в итоге:

1. Дебет 73.03 — Кредит 91.01: Отражена задолженность сотрудника за бланк и признан прочий доход (на основании справки-расчета или документа реализации).
2. Дебет 91.02 — Кредит 68.02: Начислен НДС с реализации бланка (если организация является плательщиком НДС).
3. Дебет 50.01 — Кредит 73.03: Денежные средства внесены сотрудником в кассу предприятия.
4. Кредит 006: Списан бланк строгой отчетности с забалансового учета.

Рассмотрим два основных способа реализации этой схемы в 1С:ERP.

Способ 1: Использование ПКО через статьи активов и пассивов

Этот способ является наиболее быстрым, если вам нужно просто отразить факт поступления денег на 73 счет. Однако по умолчанию в документе Приходный кассовый ордер при выборе операции «Прочее поступление» программа требует указать Статью доходов, которая жестко привязана к 91 счету. Чтобы иметь возможность указать счет 73.03 вручную, нам необходимо задействовать механизм прочих активов и пассивов.

Шаг 1. Настройка функциональных опций
Для начала проверим, включена ли в системе возможность работы с произвольными счетами учета в кассовых документах. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Финансовый результат. Здесь должен быть установлен флаг Учитывать прочие активы и пассивы. Эта опция позволяет использовать в расшифровках платежей статьи, не привязанные к доходам или расходам, а указывающие напрямую на управленческий или бухгалтерский баланс.

Шаг 2. Создание статьи активов/пассивов
Проанализируем справочник Статьи активов и пассивов (раздел Финансовый результат и контроллинг). Создадим новую статью, например, «Расчеты с персоналом по прочим операциям (73 счет)». В настройках статьи на вкладке «Регламентированный учет» укажем счет 73.03. Это позволит системе «понимать», куда направлять проводку при выборе данной статьи.

Шаг 3. Оформление Приходного кассового ордера
Теперь создадим документ Приходный кассовый ордер:
1. Выберем вид операции Прочее поступление.
2. На вкладке Расшифровка платежа в колонке «Статья и аналитика» выберем созданную нами статью активов/пассивов.
3. В поле «Счет учета» автоматически подставится 73.03 (если мы его настроили в статье) или его можно будет выбрать вручную.
4. В качестве аналитики выберем конкретного сотрудника (физическое лицо).

После проведения документа мы получим заветную проводку Дт 50.01 Кт 73.03.

Способ 2: Отражение через «Реализацию услуг и прочих активов» (Рекомендуемый)

Несмотря на удобство первого способа, он не решает вопрос с начислением НДС и автоматическим формированием книги продаж. Если ваша организация обязана выставлять счета-фактуры при продаже бланков, рассмотрим более правильный с точки зрения системы путь.

Разберем алгоритм действий:

1. Создадим документ Реализация услуг и прочих активов (раздел Финансовый результат и контроллинг). Этот документ идеально подходит для разовых операций, не связанных с продажей основных товаров.
2. В качестве клиента (дебитора) укажем сотрудника. Для этого он должен быть заведен в справочнике Партнеры и Контрагенты (как физическое лицо).
3. В табличной части выберем статью доходов. В статье доходов укажем счет 91.01 и группу аналитики, соответствующую прочим доходам.
4. В колонке «Счет учета» для расчетов с контрагентом укажем 73.03 (система позволяет переопределить стандартный 62 счет).
5. На основании реализации сформируем Счет-фактуру выданный. Это обеспечит начисление НДС и запись в Книгу продаж.
6. Далее на основании Реализации создадим Приходный кассовый ордер. Вид операции в этом случае будет Поступление оплаты от клиента. Проводка сформируется автоматически: Дт 50.01 Кт 73.03.

Этот метод считается более корректным для 1С:ERP, так как он задействует стандартные механизмы взаиморасчетов и налогового учета, исключая ручные корректировки проводок.

Важные замечания по ККТ и 54-ФЗ

Проанализируем ситуацию с применением контрольно-кассовой техники. При приеме наличных средств от сотрудника за бланк трудовой книжки (который является товаром) организация обязана пробить кассовый чек. Это требование федерального закона № 54-ФЗ. В чеке должно быть указано наименование товара («Бланк трудовой книжки») и сумма НДС.

Если вы используете Способ 1, убедитесь, что ваш фискальный регистратор подключен и ПКО позволяет пробить чек с корректной номенклатурой. В Способе 2 пробитие чека из ПКО происходит штатно, так как документ связан с основанием-реализацией, из которой подтягиваются данные о составе «покупки».

Учет бланков как запасов (ФСБУ 5/2019)

Выясним причину, по которой многие до сих пор используют только забалансовый счет 006. Согласно новым стандартам (ФСБУ 5/2019), бланки, предназначенные для возмездной передачи сотрудникам, могут рассматриваться как запасы. Рассмотрим порядок действий для их списания:

• При закупке бланков приходуем их на счет 10.01 (или 10.06) документом Приобретение товаров и услуг.
• Параллельно отражаем поступление на забалансовый счет 006 через Операцию (рег. учет) для количественного контроля.
• В момент выдачи сотруднику используем документ Внутреннее потребление товаров с видом операции «Списание на расходы/активы».
• В качестве статьи расходов выбираем статью, корреспондирующую со счетом 91.02.

Таким образом, мы полностью закрываем цепочку: от закупки бланка до получения денег в кассу и отражения прибыли/убытка в финансовом результате предприятия. Выбор конкретного метода в 1С:ERP зависит от принятой на вашем предприятии учетной политики и объема подобных операций.