Переход организации на УСН: нужно ли менять ставку НДС в карточках номенклатуры и как правильно настроить учет в 1С

Переход организации с общей системы налогообложения (ОСНО) на упрощенную систему (УСН) — ответственный шаг для бухгалтерской и ИТ-службы. Естественно, в процессе настройки информационной базы возникает множество вопросов. Один из самых частых и дискуссионных: нужно ли заходить в справочник номенклатуры и массово менять ставку НДС на «Без НДС»?

В рамках данной статьи мы подробно разберем эту ситуацию, проанализируем ошибки, к которым может привести бездумное изменение карточек товаров, и рассмотрим правильный алгоритм настройки программы 1С для корректного ведения учета на УСН.

Главная ошибка: почему категорически нельзя менять ставку НДС в карточке номенклатуры

Многие начинающие пользователи и даже опытные специалисты при переходе на УСН стремятся сразу запустить групповую обработку и переключить реквизит ставки НДС во всей номенклатуре на значение «Без НДС». Логика проста: «Раз мы теперь на УСН и продаем без НДС, значит, и в карточках должна стоять соответствующая ставка».

Однако делать этого категорически нельзя по следующим причинам:

1. Сквозной характер справочника. Справочник Номенклатура в 1С является единым как для документов реализации (продаж), так и для документов поступления (покупок).
2. Учет входящего НДС от поставщиков. Ваши поставщики могут оставаться на общей системе налогообложения и продолжать выставлять вам документы с выделенным НДС (20% или 10%). Если вы установите в карточке товара значение «Без НДС», то при оформлении документов поступления программа будет автоматически подставлять эту ставку. Бухгалтеру придется вручную перебивать ставки НДС в каждой строчке входящего документа. Это колоссальные и абсолютно бессмысленные трудозатраты, которые к тому же кратно увеличивают риск возникновения ошибок.
3. Искажение себестоимости и налогового учета. На УСН с объектом «Доходы минус расходы» входящий НДС является самостоятельным видом расходов, который должен учитываться обособленно. Если вы не отразите его корректно при поступлении, вы потеряете право уменьшить налог на сумму этого НДС.

Таким образом, карточка номенклатуры должна содержать ту ставку НДС, по которой этот товар изначально обращается на рынке (например, 20% для оптовых товаров или 10% для детских/медицинских товаров). Это необходимо для автоматизации ввода документов приобретения.

Как правильно настроить 1С при переходе на УСН

Для того чтобы программа понимала, что при продаже товаров больше не нужно начислять НДС, не требуется менять справочники. Достаточно внести изменения в глобальные настройки информационной базы.

Рассмотрим пошагово, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Главное и выберем пункт Налоги и отчеты.
2. В открывшемся окне создадим новую запись истории настроек на период начала применения упрощенной системы.
3. Укажем систему налогообложения: УСН (доходы) или УСН (доходы минус расходы).
4. После сохранения этих настроек программа 1С при создании новых документов реализации (например, «Реализация товаров и услуг» или «Отчет о розничных продажах») будет автоматически подставлять в табличную часть ставку «Без НДС», игнорируя то значение, которое указано в карточке номенклатуры.

Проанализируем примерный программный алгоритм, по которому 1С определяет ставку НДС в документах продажи:

// Упрощенный пример логики заполнения ставки НДС в документе продажи
Если ПараметрыУчета.СистемаНалогообложения = СистемыНалогообложения.УСН Тогда
    // Если организация применяет УСН, принудительно ставим Без НДС
    СтрокаТабличнойЧасти.СтавкаНДС = Справочники.СтавкиНДС.БезНДС;
Иначе
    // Если организация на ОСНО, берем ставку по умолчанию из карточки номенклатуры
    СтрокаТабличнойЧасти.СтавкаНДС = СтрокаТабличнойЧасти.Номенклатура.СтавкаНДС;
КонецЕсли;

Как мы видим, система сама прекрасно справляется с подстановкой нужных значений, если учетная политика заполнена корректно.

Особенности работы с входящим НДС на УСН «Доходы минус расходы»

Если организация выбрала объект налогообложения «Доходы минус расходы», ведение учета входящего НДС усложняется. Вокруг этого вопроса часто возникают споры. Выясним основные правила работы с входящим налогом:

1. Нужно ли выделять НДС отдельной строкой в КУДиР?

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 346.16), суммы НДС по оплаченным товарам, работам и услугам, приобретенным налогоплательщиком, принимаются в расходы как самостоятельный вид затрат (подпункт 8 пункта 1). Из этого следует важный вывод: в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) входящий НДС должен отражаться отдельной строкой, а не в общей стоимости приобретенных товаров. Программа 1С делает это автоматически, но только при условии, что в документе поступления НДС был выделен и указана ставка.

2. Когда входящий НДС можно списать в расходы?

Здесь важно разделять, для чего именно приобретались ценности:

• Материалы и сырье: НДС по ним можно списать в расходы сразу после того, как материалы оприходованы и фактически оплачены поставщику.
• Товары для перепродажи: НДС по таким товарам принимается к расходам только по мере их фактической реализации конечному покупателю (и при условии, что они оплачены поставщику). Списать весь НДС сразу при покупке партии товаров нельзя.

3. Требуется ли счет-фактура?

Для принятия НДС к расходам на УСН обязательно наличие правильно оформленного счета-фактуры или УПД со статусом «1» от вашего поставщика. Если у вас на руках есть только накладная, в которой выделен НДС, но отсутствует счет-фактура, вы не имеете права включать этот налог в расходы по УСН. В программе 1С такой НДС должен быть списан на непринимаемые расходы (счет 91.02).

Настройка документов поступления и реализации при УСН

Рассмотрим, какие флаги и настройки должны быть установлены непосредственно в документах для правильного ведения учета:

• В документах поступления: Обязательно должна быть активна настройка «НДС включать в стоимость» (ее можно настроить по умолчанию в договоре с поставщиком или карточке склада). При этом сам налог в табличной части выделяется (указывается ставка 20% или 10% и сумма НДС), чтобы программа могла корректно отследить его судьбу при реализации или списании материалов.
• В документах реализации: В параметрах «Цены и валюта» флаг «Учитывать НДС» снимается либо автоматически устанавливается ставка «Без НДС» в соответствии с настройками вашей учетной политики.

Восстановление НДС при переходе на УСН

Не забудьте об еще одной важнейшей обязанности: если вы переходите с ОСНО на УСН, вы обязаны восстановить НДС, который ранее правомерно приняли к вычету по тем товарам, материалам и основным средствам, которые остались неиспользованными на дату перехода.

Восстановление налога производится в последнем налоговом периоде применения ОСНО (то есть в 4-м квартале предшествующего переходу года) с помощью специального документа «Восстановление НДС» в программе 1С.

Подведем итоги: для успешного ведения учета после перехода на УСН не нужно ломать справочник номенклатуры и принудительно менять в нем ставки НДС. Достаточно грамотно заполнить учетную политику в 1С, правильно оформлять входящие документы от поставщиков с выделением НДС и следить за наличием счетов-фактур.