При ведении учета в программе 1С:ERP Управление предприятием 2 бухгалтеры часто сталкиваются с методологической и технической сложностью при расчетах со сторонними физическими лицами (не являющимися сотрудниками организации). Типичный пример — аренда автомобиля или помещения у физического лица, выплата компенсаций или оказание разовых услуг по гражданско-правовому характеру (ГПХ), которые не проводятся по стандартному зарплатному контуру.
Для корректного отражения таких операций в налоговом учете (попадания в справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ) используется документ Начисление прочих доходов. Однако при автоматическом формировании проводок в документе Отражение зарплаты в финансовом учете на счете 76.09 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» образуется «висящее» сальдо. Субконто «Контрагенты» и «Договоры» остаются пустыми, так как зарплатный контур оперирует только справочником физических лиц, а не контрагентов. В результате последующая выплата через РКО или списание с расчетного счета не могут закрыть эту задолженность автоматически.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная проблема, и рассмотрим несколько вариантов ее решения — от стандартных обходных путей в рамках типового функционала до автоматизации процесса с помощью расширения конфигурации.
---
Проанализируем логику работы системы. Программа 1С:ERP унаследовала разделение контуров регламентированного (финансового) учета и расчета зарплаты. Когда мы начисляем доход физлицу:
Начисление прочих доходов фиксирует сумму дохода и исчисленный НДФЛ в зарплатных регистрах для отчетности по НДФЛ. Самих проводок этот документ в финансовом контуре не делает.Отражение зарплаты в финансовом учете собирает эти данные и создает проводку вида Дт 26 (44) — Кт 76.09 на сумму начисления и Дт 76.09 — Кт 68.01 на сумму НДФЛ.В итоге на счете 76.09 образуется развернутое сальдо: по кредиту висит сумма без контрагента, по дебету — с контрагентом. Оборотно-сальдовая ведомость не закрывается.
---
Если подобные выплаты сторонним лицам происходят редко (например, один-два раза в месяц), наиболее простым решением будет ручная правка непосредственно в документе отражения.
Рассмотрим по шагам, как это сделать:
Отражение зарплаты в финансовом учете за отчетный месяц.Важное предупреждение: При любом повторном заполнении или автоматическом перепроведении документа «Отражение зарплаты» ручные корректировки будут сброшены. Бухгалтеру необходимо контролировать этот момент перед закрытием месяца.
---
Выясним, как отразить операцию без ручной правки проводок, используя возможности оперативного контура закупок 1С:ERP. Этот способ позволяет полностью автоматизировать взаиморасчеты по субконто.
Схема выглядит следующим образом:
Приобретение услуг и прочих активов (раздел «Закупки»). В качестве поставщика выбираем контрагента-физическое лицо. Отражаем услугу (например, аренду) проводкой Дт 26 (44) — Кт 76.09. В этом документе все субконто (Контрагент, Договор) заполняются автоматически и корректно.Начисление прочих доходов (раздел «Зарплата»), чтобы сумма попала в регистры налогового учета и будущую отчетность по форме 2-НДФЛ / 6-НДФЛ.Отражение зарплаты в финансовом учете система подтянет и сумму дохода, и НДФЛ. Чтобы избежать задвоения затрат (ведь мы уже начислили расход документом приобретения услуг):
Списание задолженности (раздел «Казначейство» — «Взаиморасчеты»). Оформляем перенос задолженности с пустого контрагента на нужного нам контрагента-физическое лицо. Проводка: Дт 76.09 (Контрагент) — Кт 76.09 (пусто).Этот метод сложнее по количеству создаваемых документов, но он исключает риск затереть ручные проводки при случайном перепроведении документов зарплаты.
---
Если физическое лицо, которому выплачивается доход, является сотрудником предприятия (пусть даже аренда оформлена отдельным гражданским договором), методологически правильнее использовать счет 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В документе Отражение зарплаты в финансовом учете для таких начислений мы можем выбрать способ расчетов «Прочие расчеты с персоналом». В этом случае:
---
Если у предприятия таких операций много, ручные корректировки и сложные схемы обхода приводят к ошибкам человеческого фактора. В этом случае правильным решением будет создание небольшого расширения конфигурации.
Принцип работы расширения: при проведении документа Отражение зарплаты в финансовом учете алгоритм перехватывает движения по регистру бухгалтерии Хозрасчетный. Если в проводке по дебету или кредиту счета 76.09 субконто «Контрагенты» остается незаполненным, программа находит в справочнике «Контрагенты» элемент, связанный с данным физическим лицом (например, по совпадению ИНН или наименования), и автоматически подставляет его в проводку вместе с основным договором.
Рассмотрим пример кода, который может быть внедрен в модуль подписки на событие или обработку проведения в расширении:
Процедура ПередЗаписьюДвиженийХозрасчетного(Источник, Отказ, Замещение) Экспорт
ТаблицаДвижений = Источник.Движения.Хозрасчетный.Выгрузить();
Для Каждого СтрокаДвижения Из ТаблицаДвижений Цикл
// Проверяем Кредит счета 76.09
Если СтрокаДвижения.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПрочимиДебиторамиИКредиторами Тогда
ВидСубконтоКонтрагенты = ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Контрагенты;
ТекущийКонтрагент = СтрокаДвижения.СубконтоКт[ВидСубконтоКонтрагенты];
Если Не ЗначениеЗаполнено(ТекущийКонтрагент) Тогда
// Получаем физическое лицо из субконто "РаботникиОрганизаций"
ВидСубконтоФизЛица = ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций;
ФизЛицо = СтрокаДвижения.СубконтоКт[ВидСубконтоФизЛица];
Если ЗначениеЗаполнено(ФизЛицо) Тогда
// Ищем контрагента, связанного с физическим лицом
НайденныйКонтрагент = Справочники.Контрагенты.НайтиПоРеквизиту("ФизическоеЛицо", ФизЛицо);
Если ЗначениеЗаполнено(НайденныйКонтрагент) Тогда
СтрокаДвижения.СубконтоКт[ВидСубконтоКонтрагенты] = НайденныйКонтрагент;
// Заполняем договор по умолчанию
ВидСубконтоДоговоры = ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.ДоговорыКонтрагентов;
СтрокаДвижения.СубконтоКт[ВидСубконтоДоговоры] = НайденныйКонтрагент.ОсновнойДоговорКонтрагента;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Источник.Движения.Хозрасчетный.Загрузить(ТаблицаДвижений);
КонецПроцедуры
Такой программный подход раз и навсегда решает проблему «забытых» ручных корректировок и позволяет бухгалтеру работать в полностью автоматическом режиме, сосредоточившись на проверке итоговых цифр, а не на техническом исправлении аналитики.