Часто в практике бухгалтера возникает ситуация, когда сотруднику, уволенному в прошлом периоде, необходимо начислить межрасчетную выплату (например, квартальную или годовую премию за период, когда он еще состоял в штате). При попытке провести расчет стандартным способом — через документ Данные для расчета зарплаты с последующим заполнением документа Начисление зарплаты и взносов — пользователи сталкиваются с тем, что программа упорно «не видит» уволенного сотрудника.
В этой статье мы подробно проанализируем, почему так происходит, рассмотрим распространенные методологические ошибки и разберем по шагам правильный алгоритм действий в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП 3.1), который позволит корректно рассчитать сотрудника и избежать проблем с НДФЛ.
Для начала разберем внутреннюю логику работы программы. Поведение системы обусловлено жесткой привязкой расчетов к кадровому состоянию физического лица:
Увольнение программа делает записи в регистры сведений, прекращая действие всех плановых начислений сотрудника (оклада, ежемесячных премий, надбавок) с даты, следующей за днем увольнения.Начисление зарплаты и взносов.Таким образом, использовать связку Данные для расчета зарплаты и Начисление зарплаты и взносов для расчетов с уволенными сотрудниками в последующих периодах методологически неверно.
Пытаясь решить проблему «быстро», бухгалтеры часто прибегают к двум популярным, но опасным способам. Рассмотрим, почему их использовать не стоит.
Способ 1. Временное распроведение увольнения.
Пользователи отменяют проведение документа Увольнение, заполняют и рассчитывают документ Начисление зарплаты и взносов, после чего заново проводят увольнение.
В чем опасность: Этот метод грубо нарушает последовательность кадрового учета. Распроведение увольнения может повлечь за собой искажение кадровой отчетности (например, СЗВ-ТД/ЕФС-1), неверный расчет среднего заработка в других документах и путаницу в регистрах НДФЛ и страховых взносов за текущий месяц.
Способ 2. Использование документа «Выплаты бывшим сотрудникам».
В качестве альтернативы иногда выбирают этот документ, чтобы провести сумму «вне рамок» трудовых отношений.
В чем опасность: Документ Выплаты бывшим сотрудникам предназначен исключительно для выплат несоциального характера, не связанных с оплатой труда (например, материальная помощь пенсионерам или компенсация медикаментов). Если провести через него производственную премию за отработанное время, программа не начислит на нее страховые взносы. Это приведет к грубым ошибкам при заполнении отчетности по РСВ и ЕФС-1, а также к штрафам от налоговых органов и Социального фонда.
Чтобы начислить выплату уволенному сотруднику методически корректно, необходимо использовать специализированные межрасчетные документы. Проанализируем этот процесс по шагам.
Проверим настройки начисления (раздел Настройки — Начисления), которое мы планируем выплатить:
Разовое начисление или Премия.2002 для производственных премий) и вид дохода по страховым взносам (обычно это Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами).Создадим документ Разовое начисление (или Премия) в разделе Зарплата:
Поскольку сотрудник уволен, стандартная кнопка «Заполнить» его не подберет. Нам нужно воспользоваться кнопкой Подбор:
Важное примечание: В карточке сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники) не должен быть установлен флаг «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» до тех пор, пока не будут проведены все окончательные расчеты и выплаты. Если этот флаг уже установлен, снимите его на время проведения начисления и выплаты.
Автор темы упомянул, что пытался уйти от разовых начислений из-за «странного поведения НДФЛ» — в последующих месяцах при расчете отпускных или других документов в подробном анализе НДФЛ появлялись корректирующие строки с противоположными знаками (+/-), удваивающие или уменьшающие налог.
Проанализируем причину этого явления. Для премий с кодами дохода 2002 и 2003, а также для прочих разовых выплат датой получения дохода для целей исчисления НДФЛ всегда признается **фактическая дата выплаты** денег (день выплаты по ведомости), а не последний день месяца начисления.
Рассмотрим, как возникает ошибка:
Разовое начисление бухгалтер указывает реквизит Планируемая дата выплаты (например, 10-е число следующего месяца). Именно на эту дату программа предварительно рассчитывает и фиксирует НДФЛ в регистрах.Ведомости в банк или Ведомости в кассу программа видит расхождение дат и принудительно переносит доход и исчисленный налог на фактическую дату выплаты.Отпуск), алгоритм расчета НДФЛ сканирует регистры за прошлые периоды, видит расхождение между плановой датой из начисления и фактической датой из ведомости и пытается «выровнять» учет. Это и приводит к появлению корректирующих записей с плюсом и минусом.Чтобы избежать этой проблемы, строго соблюдайте следующее правило: дата выплаты, указанная в документе начисления (поле «Планируемая дата выплаты»), должна строго совпадать с реальной датой проведения ведомости на выплату. Если дата выплаты изменилась, перед проведением ведомости обязательно зайдите в документ начисления, измените планируемую дату выплаты на актуальную и пересчитайте НДФЛ.