← На главную

Нередко расчетчики сталкиваются со следующей ситуацией: сотрудник отработал первую половину месяца и получил аванс, а во второй половине заболел, ушел в отпуск за свой счет или отсутствовал по невыясненной причине. По итогам месяца заработная плата начислена ровно в размере выплаченного ранее аванса, и остаток к выплате равен нулю. Однако при этом исчислен НДФЛ за месяц, который требуется удержать. При формировании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу на выплату зарплаты пользователь ожидает увидеть сотрудника с нулевой суммой к выплате и заполненным налогом к удержанию, но программа такого сотрудника в ведомость не включает. Разберем детально, почему так происходит, какие требования предъявляет Налоговый кодекс РФ и как правильно вести учет в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Причина поведения программы: почему сотрудник не попадает в ведомость

Проанализируем алгоритм автоматического заполнения документов выплаты в 1С:ЗУП. Документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика или Ведомость на счета заполняются по остаткам в регистре накопления Зарплата к выплате.

Стандартный алгоритм кнопки Заполнить производит жесткий отбор: в ведомость включаются только те физические лица, у которых сумма к фактической выплате строго больше нуля. Если остаток к выплате равен нулю (или отрицателен из-за образовавшейся переплаты), программа правомерно игнорирует такого сотрудника. Это не программная ошибка, а строго заложенная разработчиками логика.

Посмотрим, к каким последствиям приводит попытка ручного добавления сотрудника в ведомость с суммой 0 рублей и указанием налога:

1. Ошибки выгрузки зарплатных реестров: Банковские протоколы обмена (в частности, стандарты электронного документооборота зарплатных проектов) не пропускают строки с нулевыми суммами. Валидатор банка вернет ошибку обработки файла.
2. Искажение регистров учета: Принудительное проведение нулевой ведомости нарушает согласованность взаиморасчетов между регистром бухгалтерии и специализированными регистрами учета НДФЛ. В следующем расчетном периоде это неминуемо приведет к задвоению удержания налога или возникновению ложных задолженностей перед сотрудником.

Правовые нормы: требования Налогового кодекса РФ

Выясним причину такого проектного решения 1С с точки зрения налогового законодательства. Логика программы целиком опирается на положения Налогового кодекса РФ:

1. Удержание налога только из реальных денежных средств: В соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Если реальной денежной выплаты в пользу сотрудника не происходит (сумма к выплате равна 0), то факт удержания состояться не может. Удержать налог «из воздуха» юридически невозможно.
2. Ограничение размера удержания: Удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы текущей денежной выплаты. При выплате 0 рублей предельная сумма удержания также равна нулю.
3. Запрет на уплату НДФЛ за счет средств налогового агента: Уплата налога за счет собственных средств работодателя прямо запрещена нормами Налогового кодекса. Организация имеет право перечислить в бюджет только тот налог, который был фактически удержан из дохода сотрудника. Перечисление собственных средств до момента удержания не признается налогом и влечет риски споров с ФНС.

Таким образом, претензий со стороны налоговой инспекции по поводу неудержания налога в данной ситуации быть не может: налоговый агент выполняет закон, ожидая момента фактической денежной выплаты.

Штатный порядок действий: как удержать «зависший» налог

Рассмотрим по шагам, как программа отрабатывает эту коллизию в типовом сценарии:

1. Регистрация исчисленного налога: Документ Начисление зарплаты и взносов за спорный месяц рассчитывает доход и исчисляет НДФЛ. Сумма налога попадает в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ как исчисленная, но еще не удержанная.
2. Ожидание следующей денежной выплаты: В программе ничего вручную корректировать не требуется. Налог остается в статусе долга физического лица перед бюджетом.
3. Автоматическое удержание при ближайшей выплате: Как только сотруднику будет начислен и отправлен на выплату любой доход в денежной форме (оплата больничного листа за счет работодателя, премия, зарплата или аванс следующего месяца), в первой же созданной ведомости программа автоматически прибавит ранее не удержанный НДФЛ к текущей сумме удержания с учетом ограничения в 50% от суммы к выплате.

Что делать, если дохода у сотрудника больше нет

Разберем ситуацию, когда сотрудник длительно не выходит на работу, находится в отпуске по уходу за ребенком или уволился, так и не получив новых доходов до конца календарного года:

1. Если до 31 декабря текущего года возможность удержать налог так и не появилась, работодатель руководствуется пунктом 5 статьи 226 НК РФ. Организация обязана письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме неудержанного налога.
2. Данная сумма отражается в годовом расчете по форме 6-НДФЛ (в строке 170 Раздела 2, а также в Разделе 4 Справки о доходах физического лица — бывшем приложении 2-НДФЛ). После получения этих сведений налоговая инспекция самостоятельно выставляет физическому лицу налоговое уведомление на уплату.
3. Чтобы закрыть повисший остаток в программе и корректно передать задолженность на взыскание в ФНС, оформляем документ Операция учета НДФЛ, заполнив вкладку Передано в налоговый орган. Это снимет обязанность по дальнейшему удержанию налога с организации в учетных регистрах.

Учет расчетов за первую половину месяца в современных реалиях

Проанализируем изменения законодательства. В ранних версиях 1С:ЗУП 3.0 и до 2023 года доход в виде оплаты труда признавался на последний день месяца, а аванс не считался доходом для целей НДФЛ, что и приводило к подобным перекосам в расчете.

С 2023 года законодательство кардинально изменилось: датой фактического получения дохода признается каждый день реальной выплаты денег. В актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 расчет за первую половину месяца оформляется документом Начисление за первую половину месяца, налог исчисляется сразу же и удерживается непосредственно в ведомости на выплату аванса.

Если во второй половине месяца сотрудник заболевает и его начисления сторнируются, в программе образуется не задолженность по удержанию, а наоборот — излишне удержанный налог. Он автоматически зачитывается программой при расчете следующих начислений либо возвращается сотруднику по его письменному заявлению с оформлением документа Возврат НДФЛ.

Чтобы минимизировать риски возникновения спорных долгов и переплат, рекомендуется оперативно отражать неявки сотрудников до формирования ведомостей с помощью кадровых документов Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), даже если окончательный подтверждающий документ (например, электронный листок нетрудоспособности) еще не закрыт медицинским учреждением.