Рассмотрим распространенную ситуацию в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5. Сотруднику 21 января был перечислен аванс за первую половину месяца (с 1 по 15 число) в размере 50% от оклада — 10 000 рублей при окладе 20 000 рублей. Однако с 16 января сотрудник перестал выходить на работу (невыходы, больничный или отпуск без сохранения оплаты). В итоге при проведении документа начисления зарплаты за январь ему начислено всего 10 000 рублей, а исчисленный НДФЛ составил 1 300 рублей.
Получается, что сумма к выплате на руки за месяц составляет 8 700 рублей (10 000 − 1 300), но сотрудник уже получил 10 000 рублей авансом. Возникает отрицательное сальдо взаиморасчетов (сотрудник должен организации), а итоговая выплата за месяц равна нулю. Выясним, почему программа не регистрирует удержание НДФЛ, как работают механизмы налогового учета и какими способами можно удержать налог.
Проанализируем порядок удержания налога в 1С:ЗУП 2.5. Поведение программы напрямую зависит от настроек учетной политики по налоговому учету. В параметрах учета доступна опция «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный»:
Начисление зарплаты сотрудникам организаций. В этом случае проблема с регистрацией удержания не возникает, но образуется чистое сальдо переплаты сотруднику.Выписка из банка на перечисление зарплаты, Расходный кассовый ордер или Зарплата к выплате организаций в зависимости от настроек взаиморасчетов).Когда опция автоматического удержания отключена, программа ожидает документ выплаты. Но поскольку за вторую половину месяца сумма к выплате нулевая или отрицательная, сформировать и провести платежный документ на сотрудника невозможно. В результате исчисленный НДФЛ за январский доход остается в программе неудержанным.
Разберем подробнее движение данных в регистрах учетной системы 1С:ЗУП 2.5:
НДФЛ расчеты с бюджетом:
Начисление зарплаты сотрудникам организаций (отражает исчисленный налог).Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ:
Перечисление НДФЛ в бюджет РФ при отправке средств в налоговую.Если платежного документа нет, запись по расходу в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом не образуется, и налог зависает в статусе неудержанного.
Если сотрудник продолжает работать в организации, налог будет автоматически удержан программой при первой же следующей выплате денежных средств (например, при выплате очередного аванса за февраль или зарплаты за февраль).
Любой следующий документ выплаты зафиксирует накопившийся неудержанный НДФЛ за прошлый период и вычтет его из суммы к выдаче.
Важное ограничение статьи 138 ТК РФ: Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику к выплате на руки. Учитывайте данное законодательное ограничение при зачете долгов.
Сотрудник может вернуть излишне полученную сумму аванса в кассу или на банковский счет организации:
Приходный кассовый ордер или входящее платежное поручение с видом операции расчетов по оплате труда.В случае если сотрудник уволился и удержать налог физически не из чего, работодатель обязан уведомить налоговый орган и самого сотрудника о невозможности удержать НДФЛ. Для корректного закрытия расчетов по регистрам в 1С:ЗУП 2.5 используется специализированный документ Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам.
С помощью этого документа корректируются записи в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом, что позволяет правильно сформировать отчетность по форме 2-НДФЛ / 6-НДФЛ с признаком невозможности удержания.
Проанализируем настройки выплат за первую половину месяца, позволяющие избежать отрицательного сальдо:
Начисление за первую половину месяца. Программа рассчитает сумму по фактически отработанным дням с 1 по 15 число с зачетом НДФЛ, что исключит переплату аванса при последующих невыходах.