← На главную

В крупных организациях часто возникает необходимость четкого разделения зон ответственности между сотрудниками отдела кадров и расчетчиками (бухгалтерами по заработной плате). Стандартная задача: кадровик должен иметь возможность оперативно вводить данные о премировании сотрудников и просматривать результаты начислений в расчетных листках, но окончательное «утверждение» финансовой части документа (проведение в учете) должно оставаться за расчетчиком. Разберем подробно, как реализовать такую схему работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, используя типовые механизмы программы.

Шаг 1: Активация механизма проверки документов расчетчиком

Первым делом проанализируем настройки самой программы. В 1С:ЗУП предусмотрен специальный функционал, который позволяет разделить работу над документом на два этапа: кадровый ввод и финансовую проверку. Рассмотрим, как его включить:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты.
2. В открывшемся окне найдем опцию Проверять документы расчетчиком и установим соответствующий флажок.

Давайте выясним, что меняется в интерфейсе после включения этой настройки. Теперь в расчетных документах (таких как «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление») появится дополнительный признак — флажок Документ проверен расчетчиком. Пока эта галочка не установлена, документ считается «черновиком» с точки зрения финансового учета. Он не будет учитываться при окончательном расчете зарплаты за месяц и не попадет в своды, хотя кадровик сможет его заполнить и провести.

Шаг 2: Настройка профиля групп доступа для кадровика

Чтобы реализовать требования по правам доступа, не прибегая к программированию в конфигураторе, мы воспользуемся механизмом Профилей групп доступа. Посмотрим на этот процесс пошагово:

1. Откроем раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Профили групп доступа.
2. Создадим новый профиль (например, «Кадровик с правом ввода премий») или скопируем существующий профиль «Кадровик».
3. На закладке Разрешенные роли нам необходимо найти и отметить следующие роли:
   • Добавление и изменение премий поощрений — эта роль позволит пользователю создавать документ «Премия».
   • Чтение начисленной зарплаты — данная роль критически важна для того, чтобы кадровик мог формировать и просматривать отчет Расчетный листок.
   • Чтение данных для расчета зарплаты — добавим эту роль, чтобы в расчетных листках отображались не только суммы, но и показатели (например, количество отработанных часов или процент премии).
4. Важный нюанс: Убедимся, что у данного профиля НЕТ роли Подтверждение проверки документов расчетчиком. Именно отсутствие этой роли не позволит кадровику самостоятельно устанавливать флажок «Документ проверен расчетчиком».

Шаг 3: Работа с расчетными листками

Рассмотрим ситуацию с просмотром расчетных листков. Часто кадровикам требуется видеть результаты начислений, чтобы отвечать на вопросы сотрудников, но при этом нельзя давать им права на редактирование сумм в других документах. Роль Чтение начисленной зарплаты предоставляет доступ к просмотру данных регистров расчета, но не дает прав на изменение документов «Начисление зарплаты и взносов».

Проанализируем, как это будет выглядеть на практике: кадровик заходит в отчеты по кадрам или отчеты по зарплате, выбирает «Расчетный листок», и программа позволяет ему сформировать отчет. Если в системе настроено ограничение прав на уровне записей (RLS), то кадровик увидит листки только тех сотрудников, которые входят в его зону доступа (например, по подразделениям или организациям).

Шаг 4: Технические особенности заполнения документа «Премия»

Разберем важный момент, связанный с заполнением показателей. Если премия рассчитывается по сложной формуле, зависящей от расчетной базы (например, процент от оклада), кадровик может увидеть пустые колонки с результатами, так как у него нет прав на полноценный расчет зарплаты.

Чтобы избежать этой проблемы, рекомендуется настроить вид начисления «Премия» таким образом, чтобы результат вводился фиксированной суммой. В этом случае работа кадровика будет максимально простой:

• Создать документ.
• Подбором добавить сотрудников.
• Проставить суммы премий.
• Провести документ.

После этого расчетчик в своем интерфейсе увидит список непроверенных документов (они будут выделены жирным шрифтом в списке), зайдет в них, проверит корректность и установит флаг Документ проверен расчетчиком.

Шаг 5: Альтернативный вариант через «Данные для расчета зарплаты»

Выясним, существует ли еще более безопасный способ разделения прав. Если вы опасаетесь давать кадровику доступ к расчетным документам напрямую, можно использовать механизм Данных для расчета зарплаты. Посмотрим, как это работает:

1. Создадим Шаблон ввода исходных данных (Настройка — Шаблоны ввода исходных данных), где укажем, что вводится только показатель «Сумма премии» или «Процент премии».
2. Предоставим кадровику права на работу с этим шаблоном (роль Добавление изменение данных для расчета зарплаты).
3. Кадровик заполняет документ «Данные для расчета зарплаты». Этот документ сам по себе ничего не начисляет и не делает движений по регистрам.
4. Расчетчик в конце месяца создает документ «Премия», в котором начисления подтягиваются автоматически на основании данных, введенных кадровиком.

Этот метод считается наиболее «чистым» с точки зрения методологии 1С, так как исключает доступ кадровых служб к финансовым инструментам начисления в принципе.

Итоги настройки

Подведем итог нашему исследованию. Для реализации задачи мы использовали комбинацию функциональной опции Проверять документы расчетчиком и индивидуальной настройки Профиля групп доступа. Это позволило нам обойтись без внесения изменений в конфигурацию, что обеспечит беспроблемное обновление программы в будущем. Мы обеспечили кадровику возможность ввода оперативных данных и контроля через расчетные листки, сохранив при этом за бухгалтерией полный контроль над финансовыми результатами.