В процессе работы бухгалтера и специалиста по кадрам в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) часто возникает задача выдать сотруднику справку о доходах. При этом стандартная форма 2-НДФЛ не всегда подходит, так как службы занятости (ЦЗН) или банки требуют иные форматы данных. В данной статье мы подробно разберем, как сформировать справку о заработной плате за период, какие изменения произошли в законодательстве относительно форм для пособий по безработице и где найти нужные отчеты в интерфейсе программы.
Прежде чем мы перейдем к техническим шагам в программе, проанализируем важный юридический аспект. Долгое время работодатели сталкивались с тем, что каждый региональный центр занятости требовал свою форму справки. Однако с 1 июля 2023 года ситуация упростилась: вступил в силу Приказ Минтруда РФ № 604н. Он утвердил единую федеральную форму справки о среднем заработке для назначения пособия по безработице.
Рассмотрим ситуацию, когда справка вообще необходима. В большинстве случаев ЦЗН получает сведения о доходах автоматически через систему межведомственного взаимодействия. Но работодатель обязан выдать бумажный оригинал, если:
Это самый быстрый и логичный способ, если справка нужна сотруднику в день расторжения трудового договора. Выясним, как это сделать по шагам:
Приемы, переводы, увольнения или сразу Увольнения.Увольнение по конкретному сотруднику.Программа автоматически проанализирует данные за последние три месяца, предшествующие месяцу увольнения, исключит периоды болезни и отпусков, где сохранялся средний заработок, и сформирует готовую печатную форму. Нам останется только проверить заполнение реквизитов организации и подписи ответственных лиц.
Бывают случаи, когда сотрудник уже уволен (возможно, несколько лет назад), и ему потребовалась справка сейчас. В таком случае искать старый документ увольнения неудобно. Разберем альтернативный путь:
Справка для пособия по безработице.Организацию и Сотрудника.Дата увольнения — оно заполнится автоматически. Если нужно сформировать справку на определенную дату, укажем ее в поле Дата.Важный нюанс: Если в информационной базе отсутствуют данные о заработке (например, вы только начали вести учет в 1С:ЗУП 3.1), данные в справку придется внести вручную непосредственно в табличную часть документа.
Если сотруднику нужна справка не для ЦЗН, а, например, для получения кредита, визы или в социальные службы, где требуется «просто справка о доходах за 6 месяцев», нам поможет отчет в свободной форме. Выясним, где он находится:
Этот отчет удобен тем, что он показывает начисленные суммы без сложной группировки по кодам налогов, как в 2-НДФЛ. Он понятен для сторонних организаций и содержит итоговые суммы «на руки» или «начислено» в зависимости от настроек.
Посмотрим внимательнее, как 1С:ЗУП 3.1 рассчитывает средний заработок для справки в ЦЗН, так как этот расчет отличается от обычного отпускного. Проанализируем основные правила:
1. Расчетный период: Берутся 3 календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Например, если сотрудник увольняется в октябре, расчет производится за июль, август и сентябрь.
2. Исключаемые периоды: Из расчета исключаются дни, когда сотрудник был на больничном, в отпуске (любом), в командировке или в простое. Это критически важно, так как для пособия по безработице нужен средний заработок именно за фактически отработанное время.
3. Состав начислений: В базу входят все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (оклад, премии, надбавки за вредность и т.д.).
Если мы заметили, что сумма в справке не совпадает с нашими ожиданиями, проверим настройки начислений. Для этого перейдем в Настройки — Начисления, найдем нужное начисление и на вкладке Средний заработок убедимся, что установлена галочка Включать в базу среднего заработка для соответствующих видов расчетов.
Проанализируем типичную ошибку при поиске информации. В обсуждениях часто проскакивают ссылки на ресурсы с доменом .kz. Помните, что 1С:ЗУП для Казахстана — это принципиально иная конфигурация. В ней используются другие формы отчетности, другие налоги (ИПН, ОПВ вместо НДФЛ и СВ) и другие алгоритмы расчета. Если вы работаете в российском учете, используйте только инструкции, соответствующие законодательству РФ и приказам Минтруда России. Ссылка на казахский ресурс в данном случае будет бесполезна и может привести к ошибкам в заполнении данных.
Мы рассмотрели три основных способа получения справки о заработной плате в 1С:ЗУП 3.1. Для большинства кадровых ситуаций достаточно функционала документа Увольнение. Для архивных справок используем специализированный документ в разделе Отчетность, а для общих нужд — отчет в разделе Выплаты. Всегда следите за тем, чтобы ваша программа была обновлена до актуального релиза, так как формы справок (особенно форма 604н) встроены в типовой функционал последних версий.