← На главную

С необходимостью корректировки сведений персонифицированного учета за прошлые, «лохматые» года бухгалтеры и кадровики сталкиваются регулярно. Обычно это происходит по требованию Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР), когда уходящий на пенсию сотрудник обнаруживает отсутствие стажа или начислений за определенные промежутки времени в своей выписке из лицевого счета (ИЛС).

Для исправления архивных данных применяется форма СЗВ-КОРР. Однако при попытке заполнить этот документ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются со специфическими трудностями: невозможностью выбрать нужный отчетный период, отсутствием необходимых кодов или программными ошибками прав доступа. В этой статье мы подробно разберем все нюансы подготовки корректировочных форм за периоды до 2017 года в 1С:ЗУП 3.1, рассмотрим возможные ограничения программы и найдем эффективные пути их обхода.

Ограничения выбора корректируемых периодов в 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем ситуацию, с которой сталкивается большинство пользователей при попытке подготовить отчет. Согласно Постановлению Правления ПФР № 507п, для различных исторических периодов предусмотрены свои коды отчетных периодов. Программа 1С:ЗУП 3.1 пытается автоматически подстраивать доступные для выбора периоды под эти правила:

1. Период с 2002 по 2009 год: в программе доступен выбор только годовых периодов, что соответствует законодательству того времени.
2. Период с 2010 по 2013 год: отчетность сдавалась по полугодиям, а затем поквартально — программа предлагает соответствующие варианты.
3. Период 2016 года: в 1С:ЗУП реализован поквартальный выбор, однако возможность выбрать «2016 год целиком» (с кодом отчетного периода «4») в некоторых релизах может отсутствовать.
4. Периоды 1997–2000 годов: для этих лет законодательством предусмотрены коды «2» (полугодие), «4» (второе полугодие) и «0» (год целиком). В интерфейсе 1С:ЗУП 3.1 зачастую отсутствует возможность указать период «0» (год), доступны только полугодия.

Если СФР требует предоставить корректировку строго с годовым периодом (например, за 2000 год), а программа 1С не позволяет выбрать этот вариант, нам придется прибегнуть к альтернативным методам подготовки отчетности.

Решение проблемы с помощью сторонних программ от фонда

Когда жесткие проверки и ограничения интерфейса 1С:ЗУП 3.1 не позволяют сформировать файл с нужными СФР параметрами, наиболее надежным и проверенным решением является использование бесплатных программ, разрабатываемых самим фондом. Рассмотрим подробнее две основные утилиты:

1. «Документы ПУ» (версии ПУ-5, ПУ-6): проверенная временем программа. Она позволяет вручную вносить любые архивные данные, корректировать стаж, взносы и индивидуальные сведения за абсолютно любые периоды, начиная с 1997 года. Вы можете завести карточку сотрудника непосредственно в этой программе и сформировать файл СЗВ-КОРР с любыми кодами периодов.
2. SPU_ORB: официальная программа, которую можно бесплатно скачать с сайта СФР. Она поддерживает все актуальные и архивные форматы отчетности. Большинство региональных отделений фонда рекомендуют использовать именно ее для подготовки нестандартных корректировок за старые периоды.

Практический совет: если вам нужно скорректировать данные по сотруднику, который давно уволен из организации, заводить его карточку в 1С:ЗУП 3.1 и восстанавливать кадровые документы за прошлые годы нецелесообразно. Гораздо быстрее скачать программу «Документы ПУ» или «SPU_ORB», занести туда точечные сведения по сотруднику, сформировать XML-файл отчетности и отправить его через Вашего оператора связи.

Изменение названия и расположения отчета в новых релизах

Обратите внимание на то, как изменился интерфейс программы в связи с переходом на единую форму ЕФС-1. Многие пользователи теряются, не находя привычный документ СЗВ-КОРР в списке отчетов персучета.

Выясним, где теперь находится этот документ:

• В современных версиях 1С:ЗУП 3.1 отчет переименован. Теперь он называется «Корректировка сведений о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2». Найти его можно в разделе 1С-Отчетность (папка «Отчетность по физлицам»).
• Разработчики 1С сохранили преемственность интерфейса. Если в поле «Корректируемый период» этого нового документа указать 2022 год или более ранний период, система автоматически перестроится. Внешний вид формы и печатный бланк изменятся на классическую СЗВ-КОРР.

Проблема прав доступа: почему кадровик не видит документы?

Довольно часто в организациях возникает ситуация: пользователь с правами «Кадровик» при попытке создать корректировку за старый период сталкивается с ошибкой. Программа либо не дает выбрать период ранее 2017 года, либо (если документ был создан администратором базы) выдает предупреждение: «Недоступен просмотр документов, корректирующих периоды до 2017 года».

Разберем причину этого поведения системы:

• В формах корректировок за периоды до 2017 года содержатся не только данные о стаже сотрудников, но и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР и ФОМС (которые до 2017 года администрировал сам Пенсионный фонд).
• Поскольку пользователям с кадровыми правами по умолчанию закрыт доступ к финансовой информации и расчетам организации, система безопасности 1С блокирует для них эти документы.
• Решение: работать с корректировками за периоды до 2017 года в программе 1С:ЗУП должны пользователи с правами «Расчетчик» или «Администратор» (с полными правами доступа).

Ошибка раздела 4 формы ОДВ-1 при типе сведений «ОСОБАЯ»

Если вам необходимо сдать форму СЗВ-КОРР с типом сведений «ОСОБ» (когда нужно подать сведения на сотрудника, который вообще не был включен в исходный отчет за тот период) за годы до 2016 включительно, вы можете получить отказ от СФР с ошибкой заполнения формы ОДВ-1.

Текст ошибки обычно выглядит так: «Если поле 'Тип сведений' имеет значение 'ОСОБ' и 'Год отчетного периода' принимает значение до 2016 года включительно, то раздел 4 'Данные в целом по страхователю' формы ОДВ-1 должен быть заполнен».

Разберем, как исправить эту ошибку в 1С:ЗУП:

1. В документе корректировки при выборе периода до 2016 года перейдите на вкладку «Данные по страхователю» (именно она отвечает за формирование сопутствующей формы ОДВ-1).
2. Программа откроет поля для ручного ввода сумм начисленных и уплаченных взносов по всей организации за тот период.
3. Так как у текущего бухгалтера этих старых данных под рукой может не быть, на практике проблему решают добавлением строк с нулевыми значениями (просто проставляют нули во всех суммовых полях). Опыт интеграции показывает, что СФР успешно принимает и обрабатывает такие отчеты с нулевым разделом 4.

Прямая правка XML-файла: лайфхак для опытных пользователей

Если вам критически важно отправить отчет именно из 1С:ЗУП, но программа наотрез отказывается выгружать файл с нужным кодом отчетного периода, мы можем применить метод прямой правки выгруженного файла.

Выполним следующие шаги:

1. Сформируйте документ корректировки в 1С:ЗУП, выбрав максимально близкий по значению доступный период.
2. Выгрузите отчет на диск в формате XML.
3. Откройте полученный файл с помощью любого текстового редактора (лучше всего использовать Notepad++, так как он корректно подсвечивает синтаксис XML и не портит кодировку файла).
4. Найдите тег, отвечающий за код отчетного периода (обычно это тег вида <КодПериода> или аналогичный внутри структуры файла). Например, замените значение полугодия на нужный код годового периода (например, «0» для архивных периодов).
5. Сохраните изменения в файле.
6. Загрузите измененный файл непосредственно в вашу программу отправки отчетности (СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность) и отправьте в СФР, минуя повторную проверку и перезапись со стороны 1С.

Используя предложенные методики, вы сможете успешно подготовить и сдать корректирующие сведения персонифицированного учета за любые, даже самые ранние отчетные периоды.