← На главную

При переходе на новую версию программы (например, при переходе с 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1) в новую информационную базу обычно переносят только актуальные данные: работающих сотрудников и тех, кто уволился незадолго до свертки или переноса. Однако со временем может возникнуть ситуация, когда из Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР) приходит запрос на предоставление корректирующих сведений по сотрудникам, работавшим в далеких 2014–2016 годах. К этому моменту таких людей в новой базе просто нет — они отсутствуют и в справочнике сотрудников, и в справочнике физических лиц.

В рамках этой статьи мы разберем несколько способов решения этой задачи: от стандартных архивных методов до современного и самого удобного способа отправки корректировок напрямую из текущей базы 1С:ЗУП 3.1 без восстановления старых программ.

Способ 1. Использование штатных инструментов 1С:ЗУП 3.1 (Рекомендуемый)

Современная версия 1С:ЗУП 3.1 полностью поддерживает формирование отчетности за прошлые периоды (включая периоды до 2017 года), даже если сведения необходимо подать на человека, который никогда не числился в текущей базе как сотрудник. Для этого не нужно принимать его на работу или восстанавливать архивные копии старых программ.

Проанализируем пошагово процесс подготовки такой отчетности:

Шаг 1. Внесение персональных данных в систему

Для того чтобы программа могла идентифицировать человека и сформировать по нему отчет, нам потребуются его персональные данные. Однако принимать его на работу и оформлять кадровые документы не нужно.

1. Перейдем в раздел Кадры и откроем справочник Физические лица (обратите внимание: нам нужен именно справочник физлиц, а не Сотрудники).
2. Создадим новый элемент и заполним основные поля: ФИО, СНИЛС, дату рождения, ИНН и паспортные данные.
3. Сохраним карточку физического лица. На этом подготовка персональных данных завершена. Кадровые приказы о приеме и увольнении создавать не требуется.

Шаг 2. Создание корректирующего документа

Форма корректировки зависит от версии релиза вашей программы 1С:ЗУП 3.1:

• В более ранних релизах необходимо перейти в раздел Отчетность, справки, открыть 1С-Отчетность (или Документы персучета) и создать документ Данные о корректировке сведений застрахованных лиц, СЗВ-КОРР.
• В современных релизах отчет СЗВ-КОРР объединен в общий единый формат. Вам нужно создать документ Корректировка сведений о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2 (находится в журнале документов «Отчетность по физлицам» или в сервисе «1С-Отчетность»).

Важная техническая деталь: как только в поле «Корректируемый период» вы укажете год до 2023-го (например, 2015 г.), система автоматически переключит формат выгрузки файла и интерфейс документа на старый стандарт СЗВ-КОРР.

Шаг 3. Настройка параметров и шапки документа

В шапке созданного документа корректно заполним ключевые реквизиты:

1. Отчетный период: указываем текущий период (год), в котором мы фактически сдаем корректировку.
2. Корректируемый период: выбираем тот год или квартал из прошлого (например, 2014, 2015 или 2016 гг.), данные за который необходимо исправить.
3. Тип сведений:
   • Выбираем Корректирующая, если по сотруднику ранее уже подавались сведения, но в них закралась ошибка.
   • Выбираем Особая, если этого человека вообще забыли включить в исходный отчет за тот период, и сведения по нему предоставляются впервые.

Шаг 4. Добавление застрахованного лица в таблицу

Поскольку бывший работник не оформлен в текущей базе как сотрудник, стандартная кнопка «Подбор» не сможет найти его в общем списке. Чтобы обойти это ограничение, применим следующий алгоритм:

1. Кликнем правой кнопкой мыши в любом месте табличной части документа.
2. В открывшемся контекстном меню выберем команду Добавить.
3. В появившейся пустой строке начнем вводить фамилию бывшего работника. Программа автоматически выполнит поиск по справочнику Физические лица и подставит его данные в строку.

Шаг 5. Заполнение сведений о стаже и начислениях

Теперь внесем непосредственно те данные, которые требует СФР (ПФР):

1. Дважды кликнем по строке с добавленным физлицом. Перед нами откроется подробная форма редактирования сведений.
2. На вкладке Стаж нажмем кнопку «Добавить» и вручную укажем даты начала и окончания периодов работы за корректируемый период. При необходимости пропишем коды территориальных или особых условий труда.
3. Если корректировка касается сумм заработка и начисленных взносов (что особенно актуально для периодов до 2017 года, когда взносы администрировал ПФР), перейдем на вкладку Сведения о заработке (вознаграждении) и вручную внесем необходимые суммы.
4. Нажмем кнопку «ОК» для сохранения изменений.

Шаг 6. Проверка и отправка

Проведем документ и выполним проверку. Нажмем кнопку Проверка — Проверить выгрузку. Программа протестирует файл встроенным модулем на соответствие актуальным XML-схемам СФР. После успешной проверки выгрузим файл для отправки через стороннего оператора (СБИС, Контур и др.) либо отправим напрямую через встроенный сервис 1С-Отчетность.

Рассмотренный способ является наиболее предпочтительным, так как вся отчетность хранится в одной актуальной базе.

---

Способ 2. Подъем архивной базы и использование старых программ

Если по каким-то причинам первый способ вам не подходит (например, требуется восстановить огромный массив данных по десяткам сотрудников с детальным расчетом сложных начислений тех лет), можно воспользоваться архивной базой:

1. Найдем архивную копию базы данных 1С:ЗУП 2.5, в которой велся учет в период с 2014 по 2016 годы.
2. Развернем резервную копию на платформе 1С.
3. Сформируем корректирующие формы непосредственно в старой программе. Нам не придется вручную заносить персональные данные и вспоминать стаж сотрудников — все эти сведения уже есть в архиве.

Важный нюанс: СФР (ПФР) принимает корректирующие сведения за прошлые периоды именно в тех форматах, которые действовали в ТОМ периоде. Поэтому старая программа сформирует файл нужной структуры. Однако перед отправкой обязательно убедитесь, что выгруженный файл проходит контроль современными проверочными программами фонда.

---

Способ 3. Заполнение данных в Личном кабинете СФР или стороннем софте

Если корректировку нужно сдать всего на одного человека, а разворачивать старые базы или вносить данные в новую программу нет времени, можно воспользоваться ручным вводом на внешних ресурсах:

• Личный кабинет налогоплательщика / Личный кабинет страхователя на портале СФР. В кабинете, куда расчетчики загружают отчетность, предусмотрен режим ручного создания практически любого документа. Вы можете создать форму корректировки прямо на портале, вручную заполнив реквизиты сотрудника, периоды стажа и суммы взносов.
• Бесплатные программы от фонда. Программы вроде «Документы ПУ 6» или аналогичный бесплатный софт, разработанный для подготовки отчетности в ПФР, позволяют быстро «врукопашную» заполнить сведения по одному человеку, сформировать XML-файл и отправить его через вашего оператора связи.

Резюме

Для отправки корректировок за прошлые периоды на уволенных сотрудников нет необходимости вручную переносить их трудовые книжки в новую базу или реанимировать старый софт. Самый быстрый способ — создать карточку физлица в текущей 1С:ЗУП 3.1, сформировать документ корректировки стажа (СЗВ-КОРР / ЕФС-1) и вручную добавить туда сведения. Это сэкономит время и позволит сдать отчетность без ошибок.