При оформлении кадровых документов в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией: при вводе второго документа Отпуск по уходу за ребенком сразу после окончания первого система выдает предупреждение о том, что период отсутствия уже зарегистрирован. Рассмотрим подробнее, почему возникают такие предупреждения, нужно ли вводить документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком и как корректно отразить отпуск до 3 лет, чтобы персонифицированная отчетность сформировалась без ошибок.
Предупреждение о зарегистрированном отсутствии возникает из-за пересечения периодов в регистре сведений Состояния сотрудников. Когда в программу вводится первый документ, система фиксирует состояние сотрудника. Если ввести второй документ без закрытия предыдущего периода или без использования специализированных механизмов изменения условий, программа определяет совпадение дат как конфликт зарегистрированных состояний.
Разберем по шагам, как правильно отразить период отпуска по уходу за ребенком с 1,5 до 3 лет в зависимост от того, как изначально был оформлен первый документ.
Вариант 1. Изначальное оформление документа на весь срок (рекомендуемый способ)
Наиболее простой и методически верный способ в 1С:ЗУП 3.1 — оформление одного документа Отпуск по уходу за ребенком сразу на весь период (до достижения ребенком 3 лет):
Отпуск по уходу за ребенком указываем даты начала и окончания отпуска до достижения ребенком 3 лет.При таком подходе создавать дополнительные документы для продления отпуска не требуется. Программа автоматически прекратит выплату пособия по достижении 1,5 лет, а сам период отпуска продолжится до 3 лет.
Вариант 2. Использование документа «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком»
Если первоначально отпуск был зарегистрирован документом строго до даты 1,5 лет, то для продления периода до 3 лет рекомендуется использовать документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком. Этот документ позволяет скорректировать плановые начисления и период отпуска без необходимости разрывать действующее состояние сотрудника и без ввода документа возврата.
Вариант 3. Оформление нового документа со следующего дня
Если вы создаете новый документ Отпуск по уходу за ребенком со следующего дня после окончания предыдущего, программа выдаст предупреждение, однако проведет документ. Вводить документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком в случае продления отпуска на того же ребенка не обязательно, так как новый документ перекроет плановые начисления. Однако при оформлении нового документа критически важно обратить внимание на флаги выплат пособий.
Проанализируем, как настройки документа влияют на стаж в персонифицированном учете (подраздел 1.2 формы ЕФС-1, ранее — СЗВ-СТАЖ):
ДЕТИ.ДЛДЕТИ.Если в документе не будут корректно сопоставлены даты и флаги выплаты пособия, период от 1,5 до 3 лет может не попасть в отчетность с кодом ДЛДЕТИ. Программа ориентируется на условия оплаты и сроки, указанные в документе, для автоматического разделения стажа на период с выплатой пособия и период без него.
Если сотрудник находясь в отпуске по уходу за первым ребенком уходит в новый отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за следующим ребенком, применяется иная методика:
Возврат из отпуска по уходу за ребенком. Датой возврата указывается дата начала нового отпуска (или отпуска по беременности и родам).Возврат из отпуска по уходу за ребенком возобновляет плановые начисления, но следующий документ Отпуск по уходу за ребенком или Больничный лист сразу же приостанавливает их, поэтому лишних начислений заработной платы не возникает.Соблюдение этой последовательности гарантирует корректное формирование стажа в форме ЕФС-1 и исключает ошибки при расчете табеля учета рабочего времени.