Многие пользователи, особенно те, кто привык работать в 1С:Бухгалтерии, сталкиваются с проблемой при попытке получить оперативные данные о движении материалов и их списании в производство в 1С:ERP, используя стандартный отчет «Обороты счета». Давайте разберем эту ситуацию и выясним, почему этот подход не всегда работает в ERP, а также какие инструменты предоставляют нам нужную информацию в реальном или почти реальном времени.
Представим, что перед нами стоит задача: необходимо оперативно видеть, сколько и какого материала кладовщик списал в производство, а также сколько возвратных отходов образовалось. Или, например, мы хотим отследить судьбу конкретной позиции номенклатуры: на какой склад она поступила, куда переместилась и сколько ее списали в производство. При этом критически важно получать эти данные практически сразу после проведения документа списания.
Начнем с того, почему наш привычный инструмент – отчет «Обороты счета» – не может решить эту задачу в 1С:ERP, особенно когда речь идет о реальном времени и детализации по складам. Разберем основные причины:
Задержка отражения проводок в регламентированном учете. В 1С:ERP проводки по бухгалтерскому и налоговому учету (т.е. движения по счетам) формируются не в момент проведения оперативного документа (например, документа «Передача материалов в производство»). Вместо этого, они отражаются позже, во время выполнения специальной процедуры – «Отражение в регламентированном учете» или при «Закрытии месяца». Эта процедура может запускаться вручную или автоматически по расписанию (регламентному заданию), например, каждые пять минут, раз в час или даже раз в сутки. Это означает, что если кладовщик только что списал материалы, вы не увидите эти изменения в отчете «Обороты счета» мгновенно, поэтому лучше использовать анализ списания запасов без закрытия месяца.
На форуме справедливо отмечают:
(4) смотря как настроено отражение проводок. У нас каждые пять минут фоновое задание отражает
(5) Ну, и да. Производство - это отдельная песня. При закрытии только отражается
(9) До отражения в рег учете я не увижу никаких проводок, А мне нужен отчёт, в котором я видел бы списанное количество в реальном времени
Отсутствие прямой детализации по складам в регламентированном учете. В 1С:ERP, в отличие от 1С:Бухгалтерии, счета учета (например, счет 10 «Материалы» или 20 «Основное производство») не имеют прямого субконто «Склады» в типовой настройке. В 1С:Бухгалтерии, например, у счета 41 (Товары) часто есть субконто «Склады», что позволяет легко группировать данные по складам в ОСВ. В ERP же счета учета настраиваются в справочниках и служат для формирования проводок по общим правилам, а детализация по складам ведется в рамках оперативного учета. Поэтому, если мы попытаемся сделать отбор по счету 20, мы не найдем возможности напрямую отфильтровать данные по конкретному складу в стандартном отчете «Обороты счета».
Как видим в сообщениях:
(7) А как в данном отчёте сделать отбор по складу? Я отобрал по 20 счету, но мне нужно видеть по складам
(8) ни как
Различие между регламентированным и управленческим учетом. Это ключевой момент. 1С:ERP — это система для комплексного управления предприятием, где регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый) является лишь одной из подсистем. Для оперативного контроля и принятия управленческих решений используется управленческий (оперативный) учет, который обладает большей детализацией и актуальностью данных. Регламентированный учет в ERP часто называют «слабым блоком» для оперативных нужд, поскольку он оптимизирован для соответствия законодательству, а не для мгновенного контроля внутренних процессов.
(6) Обязательно на счетах? Почему упр. отчетность не устраивает?
(10) В ЕРП, КА и иже с ними блок Бухучета очень слабый. Если вам нужно иметь оперативные данные, смотрите опер.учет
Теперь, когда мы понимаем ограничения регламентированного учета, давайте обратимся к инструментам оперативного и управленческого учета, которые специально созданы для таких задач в 1С:ERP. Эти отчеты работают с данными в реальном времени или с минимальной задержкой, так как не ждут формирования бухгалтерских проводок.
Вместо того чтобы искать информацию в отчетах по счетам, мы должны ориентироваться на движения оперативных документов. Любой документ, отражающий списание материалов в производство (например, «Передача материалов в производство»), создает записи в оперативных регистрах накопления, которые и являются источником данных для управленческих отчетов. Именно эти регистры содержат информацию о количестве, складе, номенклатуре и моменте операции без задержки, свойственной регламентированному учету.
(3) порядок действий простой - смотришь движения документа и ищешь отчёт
Таким образом, наша задача – найти отчеты, которые строятся на основе этих оперативных регистров.
1С:ERP предоставляет мощный набор аналитических отчетов для оперативного контура, которые позволяют отслеживать движение материалов с нужной нам детализацией:
Отчет «Остатки и доступность товаров». Этот отчет мы найдем в разделе «Склад и доставка» – «Отчеты по складу» – «Анализ запасов». Он позволяет получить оперативные данные по складским запасам с детализацией по местам хранения (складам). Мы можем увидеть информацию о доступном остатке товаров, учитывая зарезервированные и ожидаемые поступления. Хотя он показывает остатки, он является хорошей отправной точкой для понимания текущей ситуации по складам.
Отчет «Движение материалов и продукции организации в производстве». Этот отчет является одним из наиболее релевантных для нашей задачи. Он предназначен для отслеживания движения материалов и готовой продукции на всех этапах производственного процесса. Мы можем детализировать информацию по поступлению материалов на склад, их списанию на производство, выпуску продукции и так далее. Отчет позволяет гибко настраивать группировки и отборы, чтобы получить нужную детализацию по номенклатуре, складу, подразделению и периоду.
«Ведомость по товарам на складах». Этот отчет оперативного контура часто называют аналогом бухгалтерского отчета ОСВ по счету 10 «Материалы», но он работает с управленческими данными. Он позволяет получить детальную информацию о движении и остатках материалов на складах. Мы можем настроить фильтры по конкретному складу, номенклатуре, сегменту номенклатуры, артикулу и количеству товаров, что обеспечивает высокую степень детализации и оперативности.
Отчеты план-фактного анализа списания материалов в производство. Для контроля расхода материалов и выявления некорректного списания, особенно в сравнении с плановыми спецификациями, используются отчеты, которые также строятся на управленческих данных. Они позволяют сравнить фактически списанные объемы материалов с плановыми по каждой позиции, выявляя перерасход или недорасход.
В 1С:ERP учет затрат и движение материалов инициируется ключевыми документами. Для списания материалов в производство используется документ «Передача материалов в производство». Именно он отражает плановое списание материалов на производственные затраты в оперативном контуре. Если нам нужно увидеть, какие движения сделал кладовщик, мы можем открыть этот документ и посмотреть его движения по регистрам (кнопка "Дт/Кт" в командной панели документа) – это позволит нам понять, какие регистры затрагиваются и, соответственно, какие отчеты будут информативны.
1С:ERP предоставляет обширные возможности для настройки аналитики по учету материалов. Мы можем задавать различные параметры для детализированного учета, такие как:
Правильная настройка аналитики в момент внедрения или эксплуатации системы является фундаментальным шагом для получения детальных и полезных отчетов в будущем. Если изначально аналитика по складам или производственным участкам не была настроена должным образом, то и в отчетах мы не сможем получить нужную детализацию.
Для успешной работы с 1С:ERP критически важно понимать разницу между регламентированным и управленческим учетом:
Регламентированный учет. Ведется в строгом соответствии с законодательством РФ (или другой страны) и предназначен для формирования обязательной внешней отчетности (бухгалтерской, налоговой). Его данные обычно менее оперативны, поскольку требуют выполнения регламентных операций, таких как закрытие месяца.
Управленческий учет. Предназначен для внутренних нужд компании. Его цель – сбор и анализ информации для принятия оперативных и стратегических управленческих решений, контроля прибыльности, планирования, мониторинга эффективности. Оперативный учет, который мы обсуждали, является частью управленческого учета. Он характеризуется высокой скоростью сбора и обработки данных и отсутствием строгих формальных рамок, позволяя гибко настраивать отчеты под конкретные нужды бизнеса.
Таким образом, когда нам нужны оперативные данные о движении материалов, их списании в производство, остатках на складах в реальном времени и с детализацией по складам, мы должны всегда обращаться к отчетам оперативного и управленческого контура 1С:ERP. Отчет «Обороты счета» остается важным инструментом, но для решения задач регламентированного учета, а не для мгновенного контроля внутренних процессов.
Мы видим, что 1С:ERP – это мощная и гибкая система, которая предоставляет все необходимые инструменты для решения самых разнообразных задач. Главное – правильно понять ее архитектуру и использовать нужные отчеты для конкретной цели. Для оперативного контроля движения материалов и списания в производство, отдавайте предпочтение отчетам из блоков «Склад и доставка» и «Производство».