Ситуация, когда при окончательном расчете сотрудника в документе Увольнение внезапно появляются суммы взносов, относящиеся к прошлым месяцам (например, доначисления за февраль при увольнении в мае), является одной из самых распространенных и неприятных проблем для бухгалтера. Это приводит к тому, что сданная отчетность по форме РСВ за прошлый квартал перестает соответствовать данным в информационной базе. Разберем подробно, почему так происходит, как найти «виновный» документ и как правильно исправить ситуацию.
Проанализируем механику работы программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Документ Увольнение выполняет не только начисление зарплаты за текущий месяц и компенсации отпуска, но и проводит полную проверку всей накопленной базы страховых взносов сотрудника с начала года. Если система обнаруживает, что в прошлых периодах база для взносов (доходы) не совпадает с уже исчисленными взносами, она автоматически делает корректирующую запись в текущем документе.
Выясним основную причину: чаще всего это происходит из-за того, что после расчета взносов за прошлый месяц (например, февраль) в базу были внесены изменения. Это могли быть:
Исправить или Сторнировать.Рассмотрим порядок действий для выявления конкретной суммы и документа, из-за которого «едут» взносы.
Шаг 1. Используем специализированные отчеты.
Перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам. Нас интересует отчет «Проверка расчета взносов». Сформируем его за период с начала года по месяц увольнения включительно. В этом отчете программа сравнивает математически рассчитанную сумму (База * Ставка) с фактически зафиксированной в регистрах суммой взносов.
Проанализируем результат: красные строчки в колонках взносов укажут на месяц, в котором возникло расхождение. Если в феврале стоит «красная» сумма, а в мае в документе увольнения она же стоит «в плюс», значит, программа нашла недоимку и пытается её закрыть.
Шаг 2. Проверяем сервис перерасчетов.
В ЗУП 3.1 существует скрытый от глаз механизм отслеживания изменений. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Здесь регистрируются все действия пользователей, которые потенциально требуют пересчета зарплаты или взносов. Если вы видите там фамилию вашего сотрудника с указанием месяца «Февраль», значит, программа «помнит», что данные за этот период изменились, и будет предлагать пересчет в любом удобном случае, включая документ Увольнение.
Шаг 3. Детальный анализ доходов (регистры накопления).
Иногда отчеты не дают полной картины. Тогда нам необходимо заглянуть «под капот» системы. Для этого используем просмотр регистров. Разберем ситуацию на примере регистра накопления Сведения о доходах для расчета страховых взносов. Именно на основании записей в этом регистре строится отчет РСВ. Если вы обнаружите, что в мае есть запись с «Периодом регистрации» Май, но «Периодом совершения дохода» Февраль — это и есть искомый доход, на который начислились взносы.
Посмотрим на пример из практики, обсуждавшийся на форуме. Бухгалтер начислил премию за февраль майским документом, но забыл, что районный коэффициент (РК) должен рассчитываться автоматически. РК был добавлен в документ вручную или через отдельное начисление. Поскольку РК относится к доходу февраля, программа при расчете страховых взносов в документе Увольнение увидела этот «доход прошлого периода» и доначислила на него взносы, привязав их к февралю.
Для исправления такой ситуации важно понимать:
Разберем способы решения, если вы не хотите менять отчетность за 1 квартал:
Способ 1. Удаление записей из сервиса перерасчетов.
Если доначисление копеечное или ошибочное, просто удалите строку с сотрудником из списка Зарплата — Сервис — Перерасчеты. После этого пересчитайте документ Увольнение (кнопка Еще — Пересчитать сотрудника). Взносы за прошлый период должны исчезнуть.
Способ 2. Корректировка месяца получения дохода.
В самом документе Увольнение перейдите на вкладку Взносы. Там вы увидите несколько строк. Одна из них будет иметь в колонке Месяц получения дохода значение «Февраль». Вы можете вручную изменить это значение на «Май». В этом случае взносы останутся, но они попадут в отчетность текущего (второго) квартала. Внимание: это может вызвать вопросы у налоговой, если сумма значительная, так как дата получения дохода не будет совпадать с фактически начисленным доходом в Феврале.
Способ 3. Использование документа «Операция учета взносов».
Если программа ведет себя некорректно из-за программной ошибки, можно обнулить взносы в Увольнении и ввести их вручную через документ Операция учета взносов (раздел Налоги и взносы), четко указав нужные месяцы и суммы, чтобы выровнять регистры так, как этого требует учетная политика предприятия.
Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется:
ПредельнаяВеличинаБазыСтраховыхВзносов).Проанализировав ситуацию, мы видим, что ЗУП 3.1 крайне чувствительна к последовательности ввода данных. Любое изменение «задним числом» неизбежно всплывет при увольнении сотрудника, так как этот документ является «контрольной точкой» всех взаиморасчетов.