При оформлении отпуска с последующим увольнением в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: документ оформляется и выплачивается в текущем месяце (например, в декабре), а дата фактического увольнения приходится на начало следующего месяца (например, 9 января). В этом случае НДФЛ корректно отражается в текущем периоде по дате выплаты, а вот база для страховых взносов упорно «улетает» в следующий год. Рассмотрим, почему так происходит и как заставить программу отразить доходы для взносов в нужном нам отчетном периоде.
Проанализируем законодательную базу. Согласно ст. 424 НК РФ, моментом определения базы для начисления страховых взносов является день начисления выплат в пользу работника. При «отпуске с последующим увольнением» работодатель обязан произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку в последний рабочий день перед началом отпуска. Юридически датой увольнения считается последний день отпуска, но фактически все расчеты завершаются в текущем периоде.
В старых релизах (таких как 3.1.5.222) логика программы жестко привязывала Месяц получения дохода для страховых взносов к дате самого события — дате увольнения. Если в поле Дата увольнения стоит январь, то и в регистр накопления УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов запись попадает январская, даже если документ зарегистрирован в декабре. Это приводит к тому, что в Расчете по страховым взносам (РСВ) за 12 месяцев эти суммы не отображаются, что является нарушением, так как начисление и выплата фактически произошли в декабре.
Это самый корректный и безопасный способ, который позволяет не «ломать» логику документа Увольнение и сохранить правильный кадровый учет. Разберем по шагам, как перенести доходы из будущего месяца в текущий.
Дата укажем число текущего месяца (например, 31.12.2018), Месяц расчетного периода также выберем текущий (Декабрь 2018).Вид дохода, и в поле Сумма дохода введем сумму с минусом, при этом в колонке Месяц получения дохода выберем будущий месяц (Январь 2019).Сумма дохода с плюсом, а Месяц получения дохода — текущий (Декабрь 2018).Увольнение не подтянул взносы в нужный период.Такой подход позволит «схлопнуть» доход в будущем периоде и поднять его в текущий отчет для корректного формирования РСВ.
Если «Операция учета взносов» по каким-то причинам не подходит, можно прибегнуть к прямому редактированию движений документа. Рассмотрим этот способ подробнее. Нам нужно изменить записи в регистре накопления УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов.
Для этого в документе Увольнение воспользуемся командой Еще — Изменить состав регистров (если это разрешено правами доступа) или создадим универсальный документ Перенос данных. Нам необходимо добиться следующего распределения записей:
// Пример записи в регистре накопления для переноса дохода
Период: 31.12.2018
Регистратор: Увольнение 0000-0001
Сотрудник: Иванов И.И.
МесяцСведений: Декабрь 2018 // Вместо Январь 2019
Сумма: 15000.00
ВидДохода: Целиком облагаемые страховыми взносами
Важно помнить, что ручное вмешательство в регистры требует пересчета страховых взносов. После корректировки регистра доходов необходимо зайти в документ Начисление зарплаты и взносов (или пересчитать взносы непосредственно в Увольнении), чтобы программа увидела базу в декабре и рассчитала налог.
Проанализируем ситуацию: если программа не позволяет корректно объединить отпуск и увольнение в одном документе из-за пересечения периодов, можно разделить эти операции. Посмотрим на алгоритм:
Отпуск в декабре. Рассчитываем и выплачиваем отпускные.Увольнение отдельно. В нем указываем дату увольнения — последний день отпуска.Увольнение на вкладке Начисления вручную проверяем периоды. Если за январь начисляется компенсация отпуска, программа может снова попытаться отнести ее к январю. В этом случае на вкладке Взносы нужно принудительно проверить колонку Месяц расчетного периода.Важный нюанс: при «отпуске с последующим увольнением» компенсация отпуска фактически превращается в оплату дней самого отпуска. Поэтому разделение на два документа иногда помогает системе «увидеть» выплату отпуска декабрем по дате выплаты, а увольнение зафиксировать как кадровое событие.
Выясним, как решается эта проблема в современных версиях программы. Начиная с ветки 3.1.10 и выше, разработчики 1С значительно доработали механизм определения периода получения дохода для страховых взносов. В актуальных релизах программа ориентируется на Месяц начисления, указанный в шапке документа Увольнение, если дата выплаты стоит в этом же месяце.
Если вы работаете в версии 3.1.5, крайне рекомендуется рассмотреть вопрос обновления. В новых версиях логика работы со страховыми взносами стала более гибкой и приближенной к учету НДФЛ, что минимизирует количество ручных правок в конце года.
Проанализируем, почему нельзя оставлять доход в январе, если выплата была в декабре. При сверке отчетности налоговая инспекция сопоставляет данные 6-НДФЛ и РСВ. Если в 6-НДФЛ доход отражен в декабре (так как дата выплаты — декабрь), а в РСВ за этот же год сумма не попала, система контроля ФНС выдаст ошибку. Вам придет требование о представлении пояснений по факту занижения базы для страховых взносов.
Подведем итог: для корректного отражения взносов при увольнении будущим месяцем в старых версиях ЗУП 3.1 наиболее эффективным является использование документа Операция учета взносов. Это позволит вам сдать отчетность без расхождений и избежать лишнего внимания со стороны контролирующих органов.