Переход со свертки или из другой конфигурации в специализированную программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) — это важный шаг для любой организации. Однако часто пользователи, привыкшие к упрощенному кадровому учету в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (БП), сталкиваются со сложностями сразу после переноса данных. Одним из наиболее частых вопросов становится: «Я перенес данные, но программа не дает мне оформить прием на работу сотрудников, выдавая ошибку противоречия кадровому приказу. Что делать дальше?»
В этой статье мы подробно проанализируем причины этой ошибки, разберем методологическую концепцию программы 1С:ЗУП 3.1 на стыке переноса данных и предоставим пошаговый алгоритм действий для успешного продолжения учета.
Рассмотрим детально ситуацию, с которой сталкивается большинство пользователей при попытке провести новый документ Прием на работу для сотрудника, который уже числился в организации на момент переноса данных из 1С:Бухгалтерии.
При проведении документа программа выдает диагностическое сообщение следующего вида:
«По сотруднику [ФИО], уже зарегистрировано событие "Начальные данные" (01.10.2018), документ противоречит кадровому приказу Начальная штатная расстановка 00ЗП-000001 от 01.01.2019»
Проанализируем архитектуру хранения данных в 1С:ЗУП 3.1. При рекомендованном (кратком) переносе данных на определенную дату (например, на 01.01.2019) программа автоматически создает документ Начальная штатная расстановка. Этот документ можно найти по следующему пути: Главное -> Данные на начало эксплуатации.
Главный методологический принцип 1С:ЗУП 3.1 заключается в следующем: документ «Начальная штатная расстановка» полностью заменяет собой документ «Прием на работу» для всех сотрудников, работавших в организации на момент начала ведения учета в новой базе.
Для конфигурации эти сотрудники уже официально трудоустроены. Попытка создать на них повторный документ Прием на работу расценивается системой как дублирование кадрового события, что и приводит к ошибке проведения. Программа пытается защитить базу данных от противоречивых записей в регистрах сведений кадровой истории.
Многие пользователи, столкнувшись с этой ситуацией, пробуют изменить параметры переноса данных и запустить процесс заново, выбрав так называемый «полный перенос» кадровой истории. Однако при переходе из 1С:Бухгалтерии 3.0 этот подход не дает ожидаемого результата.
Давайте разберем, почему так происходит:
1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 кадровый учет ведется по сильно упрощенной схеме. В ней отсутствуют сложные регистры для расчета среднего заработка по видам начислений, подробные механизмы учета рабочего времени и плановых начислений.БП 3.0 физически не содержат той информации, которая необходима для формирования полноценных документов Прием на работу, Кадровый перевод и расчета среднего заработка в ЗУП 3.1 за прошлые периоды.Начальная штатная расстановка, фиксирующий срез кадровых данных.---
Рассмотрим последовательность действий, которые необходимо выполнить сразу после успешного переноса данных из 1С:Бухгалтерии 3.0.
Вместо того чтобы создавать новые документы приема, нам необходимо проверить и при необходимости отредактировать уже созданные документы Начальная штатная расстановка.
Начальная штатная расстановка. Вы можете обнаружить один или несколько документов, разбитых по подразделениям.Бухгалтеры часто задают вопрос: «Если у нас нет физических документов "Прием на работу", как программа заполнит номера и даты приказов в личной карточке Т-2 или в формах регламентированной отчетности?»
Выясним этот момент. Для хранения сведений о кадровых приказах в 1С:ЗУП 3.1 используется специальный регистр сведений — Реестр кадровых приказов. Данные в него при переносе записываются автоматически на основании исторических документов. Для массовой корректировки значений в таких таблицах можно использовать инструмент для редактирования движений в регистрах документа «Перенос данных».
Если данные по номерам и датам первичных приказов перенеслись некорректно или отсутствуют, выполните следующие действия:
Перенос данных.Реестр кадровых приказов.Посмотрим, как отражать кадровые события после даты переноса данных (в нашем примере — после 01.01.2019):
Прием на работу. Никаких ошибок при этом возникать не будет, так как этот сотрудник не фигурирует в документе Начальная штатная расстановка.БП 3.0, необходимо изменить оклад, должность или подразделение в текущем периоде, оформите стандартный документ Кадровый перевод с датой события, строго превышающей дату начала эксплуатации.Увольнение. Программа корректно увидит его стаж и плановые начисления, зарегистрированные в Начальной штатной расстановке.Проанализируем ситуацию, когда перенесенному сотруднику необходимо оформить внутреннее совместительство. Попытка сделать это простым созданием второго документа Прием на работу на того же самого сотрудника приведет к системной ошибке.
Разберем правильный алгоритм действий:
Сотрудники (который будет отвечать за совместительство) оформите документ Прием на работу, указав в поле Вид занятости значение Внутреннее совместительство.---
Помимо кадровой расстановки, для полноценного расчета зарплаты в новой базе требуются и другие сведения. Рассмотрим, какие документы формируются в разделе Перенос данных и за что они отвечают:
Перенос данных с заполнением регистров накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) и Данные о времени для расчета среднего (общий). Это необходимо, чтобы при расчете будущих отпусков и командировок программа знала заработок за предыдущие 12 месяцев.Таким образом, успешный переход из 1С:Бухгалтерии 3.0 в 1С:ЗУП 3.1 не требует повторного создания исторических приказов вручную. Достаточно проверить и актуализировать данные в документе Начальная штатная расстановка, после чего можно приступать к стандартному ведению учета в программе.