При переходе на актуальную версию конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» многие пользователи сталкиваются с трудностями при оформлении новых кадровых событий для сотрудников, чьи данные были перенесены из предыдущих программ (например, из ЗУП 2.5). Одной из наиболее типичных ситуаций является невозможность провести приказ о приеме на работу по внутреннему совместительству. Система выдает ошибки о противоречии документа Начальная штатная расстановка и сообщает, что сотрудник уже работает в организации или данные по нему не подтверждены.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникают такие ошибки, проанализируем архитектуру справочников 1С и составим пошаговый алгоритм действий для корректного оформления сотрудника.
Для начала проанализируем ситуацию, которая сложилась у автора вопроса. При переносе данных из старой программы в новую (ЗУП 3.1) информация о текущем состоянии сотрудников фиксируется специальными документами переноса, такими как Начальная штатная расстановка или Перенос данных. Эти документы имитируют факт приема на работу на определенную дату (например, 01.01.2024), чтобы программа «знала», что на момент начала ведения учета человек уже занимает определенную должность и имеет право на отпуск.
Когда мы пытаемся оформить внутреннее совместительство, используя ту же самую карточку в справочнике Сотрудники, по которой уже проведена штатная расстановка, программа логично блокирует действие. С точки зрения системы, данная карточка сотрудника уже «занята» основным местом работы. Попытка создать новый документ Прием на работу для этой же записи в справочнике воспринимается программой как попытка повторного приема на ту же самую позицию, что технически невозможно.
Важно понимать: одна карточка в справочнике Сотрудники всегда соответствует только одному трудовому договору. Если у человека два трудовых договора (основной и совместительство), то в программе должно быть создано две разные записи в справочнике Сотрудники, которые «привязаны» к одному и тому же элементу справочника Физические лица.
Для успешной работы в 1С:ЗУП 3.1 крайне важно различать два ключевых объекта:
При внутреннем совместительстве у нас один и тот же человек (одно физлицо) выступает в двух разных ролях (два сотрудника). Именно это является ключом к решению проблемы.
Давайте разберем последовательность действий, которая позволит избежать ошибок и корректно провести документы в программе.
Шаг 1. Создание новой карточки сотрудника
Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники и нажмем кнопку Создать. В открывшейся карточке начнем вводить фамилию, имя и отчество человека.
Шаг 2. Идентификация физического лица
Как только вы начнете вводить ФИО, программа проанализирует базу и выдаст окно Найден человек с похожим именем. Проанализируем предложенный список. Вы увидите уже существующее физическое лицо с теми же данными. Нам необходимо нажать кнопку Да, это тот, кто мне нужен.
Это критически важный момент. Если вы нажмете «Нет, это другой человек», программа создаст дубль в справочнике Физические лица, что приведет к катастрофическим последствиям: неверному расчету НДФЛ, задвоению вычетов и ошибкам в отчетности (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ).
Шаг 3. Заполнение данных сотрудника
После подтверждения связи с физическим лицом программа автоматически подтянет ИНН, СНИЛС и дату рождения. Теперь обратим внимание на поле Вид занятости. Для новой карточки программа должна автоматически предложить значение Внутреннее совместительство, так как она видит, что по основному месту работы данный человек уже числится в штате.
Шаг 4. Оформление приема на работу
Прямо из карточки нового сотрудника нажмем Оформить документ — Прием на работу (или создадим его отдельно в журнале кадровых документов). В документе приема укажем дату, подразделение и должность, на которую принимается совместитель. Поскольку мы создали новую карточку сотрудника, документ Прием на работу проведется без конфликтов с Начальной штатной расстановкой.
Иногда пользователи жалуются, что при создании нового сотрудника поля Подразделение и Должность остаются неактивными. Рассмотрим, почему это происходит.
Чаще всего причина в том, что в программе не включена возможность работы по совместительству. Проверим настройки:
Если эта опция выключена, программа жестко ограничивает выбор вида занятости только «Основным местом работы», что мешает корректному вводу данных.
Прежде чем создавать новую карточку сотрудника, давайте убедимся, что мы действительно имеем дело с совместительством. Часто эти понятия путают, хотя в 1С они отражаются совершенно по-разному.
Внутреннее совместительство:
Прием на работу.Совмещение должностей:
Совмещение должностей (раздел Кадры — Все кадровые документы), который просто назначает доплату к текущему заработку основного сотрудника.После того как мы провели прием внутреннего совместителя через новую карточку сотрудника, программа автоматически подготовит данные для отчетности. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) по этому физическому лицу будет две записи: одна по основному месту работы (созданная ранее) и новая запись о приеме на работу с кодом «1» (совместительство). Это абсолютно корректно с точки зрения законодательства.
При заполнении отчетности программа будет суммировать доходы по обоим «сотрудникам» одного «физического лица» для контроля предельной базы по взносам и расчета НДФЛ, так как учет налогов ведется в разрезе физлиц. Именно поэтому так важно было на Шаге 2 нажать кнопку «Да, это тот, кто мне нужен».
Подводя итог, проанализируем основные выводы:
Начальной штатной расстановкой, значит, вы пытаетесь использовать карточку основного сотрудника для оформления второй работы.Следуя этому алгоритму, вы сможете успешно вести кадровый учет в 1С:ЗУП 3.1 даже после сложного переноса данных из других систем, сохраняя чистоту базы и корректность регламентированной отчетности.