При реорганизации юридического лица в форме слияния или присоединения часто возникает сложная методологическая и техническая задача. С одной стороны, согласно статье 75 Трудового кодекса РФ, трудовые отношения с согласными на продолжение работы сотрудниками не прекращаются. Это значит, что оформлять увольнение и последующий прием на работу нельзя. С другой стороны, кадровый учет велся в двух разных базах данных 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, и теперь сотрудников необходимо объединить в одной информационной базе, корректно передав их историю для расчета среднего заработка, остатков отпусков и, самое главное, правильно отчитаться перед Социальным фондом России (СФР) по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД).
В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу в программе 1С:ЗУП 3.1. Мы изучим правовую позицию контролирующих органов, рассмотрим технические нюансы переноса данных и пошагово настроим программу для корректного формирования отчетности.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Поскольку трудовые договоры продолжают действовать, вносить записи об увольнении и приеме в трудовую книжку (в том числе электронную) будет грубым нарушением трудового права. СФР в своих официальных разъяснениях четко указывает, как именно отражать подобные изменения:
Выяснив методологическую основу, перейдем к технической реализации этого процесса в программе 1С:ЗУП 3.1.
Когда учет велся в двух разных базах, первым делом необходимо перенести данные ликвидируемой организации в базу организации-правопреемника. Перенос может быть осуществлен с помощью типовых обработок (например, «Универсальный обмен данными в формате XML») или настроенных правил в «1С:Конвертация данных».
При переносе данных крайне важно контролировать следующие моменты:
Синхронизация физических лиц. Чтобы избежать дублирования карточек сотрудников в справочнике ФизическиеЛица, сопоставление данных должно происходить строго по ключевым полям: СНИЛС и ИНН. Если физическое лицо уже существовало в базе-приемнике (например, работало там как внешний совместитель), программа должна связать его с новой кадровой позицией, а не создавать дубликат.
Перенос среднего заработка. Для того чтобы в будущем у сотрудников корректно рассчитывались больничные листы, отпуска и командировки, в базу-приемник необходимо перенести сведения о начислениях за предшествующие периоды. Обычно это делается с помощью документов РегистрацияПериодовДляРасчетаСреднегоЗаработка или путем заполнения документов ПереносДанных с движениями по соответствующим регистрам накопления.
Перенос остатков отпусков. Фактические остатки неиспользованных дней отпуска переносятся на дату слияния компаний. В программе 1С:ЗУП 3.1 для этого используется документ ВводОстатковОтпусков.
После того как данные перенесены, организация-правопредшественник может быть создана в базе-приемнике как отдельный элемент справочника Организации. Это позволит сохранить исторические кадровые документы и связать цепочку событий.
Поскольку типового документа «Реорганизация» в программе нет, для легального «перевода» сотрудников без увольнения мы будем использовать специализированный инструмент. Рассмотрим подробнее, как зафиксировать переименование.
Для отражения события изменения данных работодателя в электронной трудовой книжке используется документ РегистрацияТрудовойДеятельности. Выполним следующие действия:
Регистрация трудовой деятельности.При формировании очередного отчета Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (или ЕФС-1 Раздел 1.1) программа автоматически подтянет эти записи. В файле выгрузки корректно заполнятся сведения о старом и новом регистрационных номерах работодателя в СФР, что позволит фонду связать стаж сотрудника воедино.
Если в процессе слияния у сотрудников меняется подразделение или должность в соответствии со штатным расписанием новой организации, нам потребуется отразить второе мероприятие — перевод.
Для этого в программе оформляется документ Кадровый перевод или Кадровый перевод списком. Разберем по шагам ключевые настройки этого документа:
После проведения документа программа зарегистрирует второе мероприятие — Перевод. При формировании отчетности ЕФС-1 сотрудник уйдет в СФР с двумя записями на одну и ту же дату: сначала запись о переименовании организации, а затем запись о кадровом переводе на новую должность.
Если база данных очень большая, ручное заполнение документов перевода и переименования может занять много времени. Программисты могут автоматизировать этот процесс, написав небольшую обработку. Посмотрим на пример кода, который автоматизирует установку признака отражения в трудовой книжке для документов кадрового перевода, перенесенных из старой базы:
Выборка = Документы.КадровыйПеревод.Выбрать(НачалоПериода, КонецПериода);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
ОбъектДокумента = Выборка.ПолучитьОбъект();
Если ОбъектДокумента.Организация = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", "1234567890") Тогда
ОбъектДокумента.ОтразитьВТрудовойКнижке = Истина;
Попытка
ОбъектДокумента.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Сообщить("Успешно проведен документ: " + ОбъектДокумента);
Исключение
Сообщить("Ошибка проведения документа: " + ОписаниеОшибки());
КонецПопытки;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Довольно часто возникает ситуация, когда юридическое лицо уже прекратило свое существование (запись внесена в ЕГРЮЛ), его сертификат электронной подписи (ЭЦП) аннулирован, а отчетность за последний период его деятельности еще не сдана.
Для решения этой проблемы Социальный фонд разрешает организации-правопреемнику сдавать отчеты за своих предшественников. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрена специальная настройка:
При создании ЕФС-1 титульный лист отчета будет автоматически заполнен с кодом реорганизации и реквизитами правопреемника. Отчет без проблем пройдет форматный контроль СФР и будет подписан действующей ЭЦП новой компании.
Таким образом, мы полностью и абсолютно легально отразили переход сотрудников из одной базы в другую без фиктивного увольнения, полностью соблюдая нормы статьи 75 ТК РФ и требования Социального фонда к ведению электронных трудовых книжек.