При работе в крупных компаниях с разветвленной структурой часто возникает ситуация, когда сотрудника необходимо перевести из одного филиала в другой. Если эти филиалы (обособленные подразделения) выделены на отдельный баланс и заведены в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 как отдельные организации, процесс формирования отчетности по трудовой деятельности (ранее СЗВ-ТД, теперь подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1) существенно усложняется. Основная сложность заключается в том, что принимающая сторона «не видит» историю трудовой деятельности сотрудника, накопленную в предыдущем подразделении, особенно данные на начало 2020 года.
В этой статье мы подробно разберем, как решить проблему «невидимости» данных, выясним, какой филиал должен подавать сведения, и рассмотрим практические способы автоматизации этого процесса при массовых переводах.
Прежде всего, проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства и логики 1С. Когда обособленное подразделение (ОП) имеет свой КПП, свой регистрационный номер в СФР (ранее ПФР) и самостоятельно ведет учет, оно выступает в роли отдельного страхователя. Согласно правилам заполнения формы ЕФС-1:
Рассмотрим подробнее техническую сторону. В программе 1С:ЗУП при создании документа Перемещение в другое подразделение или Кадровый перевод записи в регистр сведений «Мероприятия трудовой деятельности» производятся по той организации (филиалу), в которую осуществляется перевод. Из-за этого «старый» филиал не видит факта ухода в своей отчетности, а «новый» филиал видит только сам перевод, но не знает о том, какая должность была у сотрудника до 2020 года в другом филиале.
Рассмотрим ситуацию, когда мы используем стандартный функционал для массового перемещения. Согласно справке к программе, документ Перемещение в другое подразделение предназначен для регистрации массовых кадровых изменений между подразделениями, включая те, что выделены на отдельный баланс. Однако автоматического подтягивания истории до 2020 года из другой «организации» в этом документе в старых релизах может не происходить.
Чтобы данные отобразились корректно, нам необходимо выполнить следующие шаги:
Перемещение в другое подразделение, указав в качестве принимающей стороны новый филиал. Обязательно проверьте наличие флага «Отразить в трудовой книжке».Регистрация трудовой деятельности по новому филиалу.Если автоматика не срабатывает, нам придется воспользоваться механизмом ручного переноса, который мы разберем далее.
Если вы столкнулись с тем, что новый филиал категорически не видит стаж до 2020 года, единственным выходом (без доработок) является ручное добавление записи. Разберем по шагам, как это сделать правильно:
Выясним причину отсутствия данных. Программа ищет записи в регистре МероприятияТрудовойДеятельности по конкретной организации. Для нового филиала этих записей нет. Мы можем добавить их вручную:
Регистрация трудовой деятельности.СЗВ-ТД (или ЕФС-1) данные подтянутся вместе с текущим переводом.Проанализируем ситуацию, когда переводов не один и не два, а несколько сотен. Ручной ввод данных до 2020 года для каждого сотрудника в новом филиале становится невозможным. В этом случае можно применить комбинированный метод, предложенный опытными пользователями форума:
Регистрация трудовой деятельности и выгрузив табличную часть в Excel.Перемещение в другое подразделение, чтобы зафиксировать сам факт перехода в базе.Загрузка данных из табличного документа. Нам нужно загрузить данные из Excel (пункт 1) в новый документ Регистрация трудовой деятельности, созданный по новому филиалу.Важный технический нюанс: При такой загрузке для мероприятий будут сгенерированы новые уникальные идентификаторы (UUID). Это критически важно, так как ПФР/СФР не примет дубликат UUID от другого страхователя, даже если это ваша головная организация. Каждое «новое» мероприятие у нового страхователя должно иметь свой уникальный ключ.
Если вы используете версию ЗУП КОРП, обратите внимание на документ Перевод между филиалами (или Межфилиальный перевод). В современных релизах этот документ специально оптимизирован для работы с обособленными подразделениями на отдельном балансе.
Проанализируем алгоритм работы этого документа:
Рассмотрим подробнее вопрос уникальных идентификаторов. При переносе данных из одного филиала в другой через загрузку данных или ручное копирование, важно помнить:
Никогда не копируйте UUID мероприятия «Прием» из старой организации в новую.
Система приема отчетности в СФР жестко контролирует связку «Страхователь — Сотрудник — UUID мероприятия». Если вы подадите данные по новому филиалу с идентификатором, который уже «засветился» в базе ПФР по старому филиалу, вы получите протокол с ошибкой о дублировании данных или несоответствии страхователя. Программа 1С при создании записи в Регистрации трудовой деятельности через кнопку «Добавить» или «Данные до 2020 года» автоматически генерирует новый UUID, что и гарантирует успешный прием отчета.
Рассмотрим пример кода, как программно можно проверить наличие зарегистрированных мероприятий по сотруднику в конкретной организации:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Мероприятия.Ссылка КАК ДокументРегистрации,
| Мероприятия.ДатаМероприятия,
| Мероприятия.ВидМероприятия
|ИЗ
| РегистрСведений.МероприятияТрудовойДеятельности КАК Мероприятия
|ГДЕ
| Мероприятия.Организация = &Организация
| И Мероприятия.ФизическоеЛицо = &ФизическоеЛицо";
Запрос.УстановитьПараметр("Организация", СсылкаНаНовыйФилиал);
Запрос.УстановитьПараметр("ФизическоеЛицо", СотрудникФизЛицо);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Если результат запроса пуст, значит, новому филиалу «неоткуда» взять данные для первой подачи отчета, и их нужно ввести одним из описанных выше способов.
Выясним краткий алгоритм действий для успешной сдачи ЕФС-1 при перемещении между обособками:
Организации для всех филиалов корректно указана Головная организация. Это помогает программе в новых релизах (начиная с 3.1.23) лучше сопоставлять историю сотрудника.Перемещение в другое подразделение.ЕФС-1 по новому филиалу. Если нет — создайте документ Регистрация трудовой деятельности и заполните данные о последнем месте работы в старом филиале вручную или через загрузку.Следуя этим правилам, мы обеспечим чистоту кадрового учета и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов при межфилиальных перемещениях сотрудников.