При реорганизации структуры компании бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с техническими трудностями в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП 3.1). Типичная ситуация: обычное подразделение организации преобразуется в обособленный филиал с изменением регистрационных данных в ФНС и Социальном фонде России (СФР, ранее ПФР и ФСС).
В этот момент возникают серьезные опасения: как правильно разделить отчетность по периодам (например, до сентября по старым реквизитам, а с сентября — по новым)? Не обнулится ли предельная база по страховым взносам для сотрудников при их "переезде" в филиал?
На форумах часто предлагают радикальные, трудоемкие и опасные методы — такие как создание копии базы, проведение сложной "свертки" на дату реорганизации или ручной перенос остатков среднего заработка в абсолютно новую базу. Мы настоятельно рекомендуем отказаться от подобных идей. Программа 1С:ЗУП 3.1 обладает мощным встроенным функционалом, который позволяет решить эту задачу абсолютно штатным путем, сохранив всю историю расчетов, кадровый учет и корректное начисление страховых взносов. Давайте подробно и по шагам разберем, как это сделать.
Прежде чем приступать к кадровым изменениям, нам необходимо правильно зарегистрировать наш новый филиал в системе. Метод настройки напрямую зависит от юридического статуса филиала:
Организации. Для этого перейдем в раздел "Настройки" — "Организации", нажмем кнопку "Создать" и установим флаг "Это филиал (обособленное подразделение)". В появившемся поле обязательно укажем нашу головную организацию. В карточке созданного филиала необходимо заполнить индивидуальные коды КПП, ОКТМО, ИФНС и регистрационные номера фонда.Подразделения (раздел "Настройки" — "Подразделения") головной организации. Откроем карточку нашего подразделения, установим флаг "Это обособленное подразделение" и заполним параметры регистрации в налоговом органе (КПП, ОКТМО, код ИФНС).Рассмотрим подробнее именно первый сценарий, так как он вызывает больше всего вопросов из-за необходимости разделения отчетности по СФР (ранее ПФР).
Вместо ошибочной схемы "увольнение-прием" или ручного создания документов переноса данных, мы воспользуемся стандартным кадровым механизмом программы.
Для перевода сотрудников из головного подразделения в новый обособленный филиал (созданный как отдельная организация) мы используем документ "Кадровый перевод" или "Кадровый перевод списком" (раздел "Кадры" — "Приемы, переводы, увольнения"):
Благодаря этому документу программа четко зафиксирует границу периодов работы сотрудников. При этом физическое лицо останется единым в системе, что критически важно для корректного расчета среднего заработка для отпусков и больничных в будущем — программа "увидит" доходы сотрудника в предыдущие периоды без необходимости ручного заполнения документов переноса данных.
Разберем главное опасение бухгалтеров: обнулится ли облагаемая база по взносам после кадрового перевода в филиал?
Согласно Налоговому кодексу РФ, головная организация и ее обособленные филиалы представляют собой единое юридическое лицо (у них общий ИНН). Следовательно, предельная величина базы для начисления страховых взносов должна рассчитываться нарастающим итогом по юридическому лицу в целом.
В программе 1С:ЗУП 3.1 этот процесс полностью автоматизирован и не требует ручного вмешательства. Когда вы рассчитываете страховые взносы сотрудника в филиале, программа обращается к его доходам, полученным в головной организации с начала года. Как только суммарный доход (голова + филиал) превысит предельный размер базы, тариф взносов автоматически пересчитается на пониженный (или начисление прекратится, в зависимости от применяемого тарифа).
Проанализируем, как программа автоматически распределит данные по разным отчетам:
Выясним причину возможных расхождений в расчетах и поймем, где хранятся данные по взносам. Если вам необходимо детально проанализировать начисления или проверить правильность переноса информации по лимитам, обратитесь к регистрам накопления программы.
Чтобы открыть регистры напрямую, воспользуйтесь меню "Сервис и настройки" — "Функции для технического специалиста" (в старых версиях — "Все функции"). Нам потребуются следующие ключевые регистры:
СведенияОДоходахСтраховыеВзносы — здесь фиксируются все начисленные суммы сотрудников, формирующие облагаемую базу. Проверьте поле "Организация": там должны быть четко разделены записи по головной организации и филиалу.СтраховыеВзносы — основной регистр, где хранятся непосредственно рассчитанные суммы взносов в разрезе видов обязательного страхования. Именно по данным этого регистра заполняются разделы РСВ и ЕФС-1.РасчетыПоСтраховымВзносам — регистр, отражающий взаиморасчеты с контролирующими органами (СФР и ФНС) по уплате взносов.Для наглядности проанализируем структуру регистра накопления СтраховыеВзносы. Упрощенная схема движения записей выглядит следующим образом:
РегистрНакопления.СтраховыеВзносы:
- Период: 30.09.2019
- Сотрудник: Иванов Иван Иванович
- Организация: Филиал Строительной Организации
- ВидПлатежа: На обязательное пенсионное страхование (ОПС)
- Сумма: 15400.00
- База (в т.ч. превышение предела): Автоматический учет доходов Головной организации
Резюмируем: при изменении статуса подразделения на обособленный филиал ни в коем случае не прибегайте к свертке базы или созданию новой информационной базы. Настроив правильную иерархию в справочнике Организации и оформив стандартный документ Кадровый перевод, вы сохраните целостность учета, автоматизируете сдачу всей отчетности и исключите любые ошибки в расчете страховых взносов по предельной базе.