← На главную

Переход с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на современную редакцию 3.1 часто сопровождается трудностями, особенно в части учета сотрудников, находящихся в длительных отпусках. Одним из самых уязвимых мест является перенос данных по сотрудницам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком (декретницам). При использовании стандартного «Рекомендованного переноса» (переноса остатков) программа фиксирует данные на дату начала эксплуатации новой базы. В результате при последующих изменениях законодательства (например, при индексации МРОТ) алгоритмы расчета пособий начинают работать некорректно.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная проблема с точки зрения методологии учета и законодательства РФ, а также рассмотрим пошаговые инструкции по исправлению ошибок в программе «1С:ЗУП 3.1».

Законодательный аспект: почему программа завышает размер пособия?

Для начала проанализируем ситуацию, с которой столкнулся пользователь на форуме. Сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком в середине 2017 года. На тот момент расчет ее пособия производился исходя из МРОТ, так как ее заработок за предыдущие два года отсутствовал или был ниже минимального. В мае 2018 года произошла индексация МРОТ, и программа автоматически подняла пособие этой сотрудницы с 3142 рублей до 3795 рублей. Правильно ли это?

Нет, это неправильно. Давайте разберем математику и законодательную базу:

1. Расчет из МРОТ на дату события: Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ, если пособие по уходу за ребенком рассчитывается исходя из МРОТ, то берется значение МРОТ, действовавшее на дату наступления страхового случая (то есть на дату начала отпуска по уходу). В середине 2017 года МРОТ составлял 7 800 рублей. Пособие рассчитывалось как 40% от этой величины: 7 800 * 40% = 3 120 рублей. Дальнейшие изменения МРОТ в период нахождения сотрудника в отпуске не должны приводить к автоматическому пересчету этого значения.
2. Минимальный предел пособия (индексация): Помимо расчетного значения, существует установленный законом фиксированный минимальный размер государственного пособия. Он ежегодно индексируется с 1 февраля (согласно закону № 81-ФЗ). С 1 февраля 2018 года этот минимум составил 3 142,33 рубля. Так как этот установленный государством минимум превысил расчетное пособие сотрудницы (3 142,33 > 3 120), программа правомерно увеличила выплату до 3 142 рублей.
3. Повышение МРОТ с 1 мая 2018 года: С мая 2018 года МРОТ вырос до 11 163 рублей (а ранее с января до 9 489 рублей, 40% от которого составляет 3 795,60 руб.). Однако это повышение применяется только к тем страховым случаям, которые наступили после указанной даты. Для нашей сотрудницы, ушедшей в отпуск в 2017 году, пособие должно было остаться на уровне проиндексированного государственного минимума — 3 142 рубля.

Почему же в перенесенной базе программа начислила 3795 рублей? Ответ кроется в технической реализации переноса данных.

Техническая причина ошибки переноса

При рекомендованном переносе программа не переносит исторические документы, такие как исходный приказ Отпуск по уходу за ребенком. Вместо этого создается служебный документ Перенос данных с движениями по регистрам сведений:

• Состояния сотрудников
• Параметры периодов отсутствия

Программа видит, что на дату начала учета в новой базе (например, 01.01.2018) сотрудница уже находится в состоянии отпуска по уходу за ребенком. Но из-за отсутствия связи с исходным документом-основанием система теряет информацию о реальной дате начала страхового случая (2017 год). Программа считает, что страховой случай наступил в текущем расчетном периоде (в 2018 году) и применяет новые правила расчета из повышенного МРОТ, установленного на 01.01.2018, ошибочно увеличивая пособие.

Помимо неверного расчета пособий, такой перенос данных порождает еще несколько критических проблем:

• Бесконечное накопление дней ежегодного отпуска: Без корректного кадрового документа программа продолжает считать декретницу условно работающей в части стажа и ежемесячно начисляет ей по 2,33 дня отпуска.
• Ошибки в стаже для отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ): Период декрета в отчетности может перекрываться обычным рабочим стажем из документа Начальная штатная расстановка.
• Блокировка кадровых изменений: Вы не сможете ввести документы Возврат из отпуска по уходу или Изменение условий оплаты, так как они требуют обязательного указания документа-основания, которого физически нет в системе.

---

Способы исправления проблемы в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим два подробных варианта решения этой проблемы, предложенных экспертами по автоматизации кадрового учета.

Способ 1. Корректировка созданных при переносе документов

Этот способ подходит в том случае, если база большая, перенос выполнялся стандартными средствами и в системе частично сформировались непроведенные или черновые документы по декретницам. Проанализируем наши действия по шагам:

Шаг 1. Поиск документов-оснований
Перейдем в раздел Зарплата — Отпуска по уходу за ребенком. Проверим, присутствуют ли в списке документы, созданные системой в момент переноса данных. Обычно такие документы имеют дату регистрации, совпадающую с датой начала ведения учета (например, 01.01.2018).

Шаг 2. Корректировка дат
Откроем найденный документ. Нам необходимо вручную изменить дату начала отпуска на реальную историческую дату (из 2017 года). Обратим внимание: поле даты начала должно быть заполнено фактическим днем ухода сотрудницы в декрет.

Шаг 3. Фиксация среднего заработка
Перейдем на вкладку расчета среднего заработка. Чтобы программа не пыталась пересчитать средний заработок по новой пустой базе, необходимо зафиксировать расчетные данные вручную (установить переключатель в положение ручного ввода и внести показатели среднего заработка, которые были в ЗУП 2.5). Проведем документ.

После проведения документа с правильной исторической датой система автоматически пересчитает регистры стажа и зафиксирует МРОТ на дату начала отпуска, что решит проблему с расчетом пособия.

---

Способ 2. Полное ручное переоформление (Рекомендуемый и наиболее чистый способ)

Если документов переноса по декретницам создано не было, или они содержат множественные ошибки, рассмотрим самый надежный способ исправления ситуации через ручное переоформление кадровых документов.

Шаг 1. Корректировка начальной штатной расстановки
Перейдем в раздел Главное — Данные на начало эксплуатации и найдем документ Начальная штатная расстановка. Найдем в табличной части нашу сотрудницу. Нам нужно выполнить следующие действия:

• Убедимся, что в поле «Дата приема» указана реальная историческая дата приема сотрудницы на работу (а не дата начала ведения учета в новой базе).
• Очистим по ней плановые начисления в табличной части (так как она находится в декрете, начисления производиться не должны, а пособие мы назначим отдельным документом). Это предотвратит задвоение начислений.

Шаг 2. Ввод документа «Отпуск по уходу за ребенком»
Перейдем в раздел Кадры (или Зарплата) — Отпуска по уходу за ребенком и создадим новый документ. Заполним его следующим образом:

• Сотрудник: Выберем нашу декретницу.
• Дата начала: Укажем реальную дату начала отпуска (например, 15.07.2017).
• Дата окончания: Укажем плановую дату окончания отпуска (до достижения ребенком 1.5 или 3 лет).
• На вкладке Пособия установим флаг «Выплачивать пособие до 1.5 лет» и укажем количество детей.

Шаг 3. Ввод данных о среднем заработке
Программа выдаст предупреждение о том, что в базе нет данных о заработке за 2015-2016 годы для расчета среднего. Нам необходимо нажать на карандаш рядом с полем расчета среднего заработка и вручную заполнить форму Ввод данных для расчета среднего заработка. Внесем туда суммы доходов сотрудницы за два предшествующих декрету года.

Шаг 4. Назначение плановых начислений
Проверим вкладку Начисления. Программа должна автоматически прекратить все плановые начисления (оклад и т.д.) на период отпуска по уходу за ребенком и назначить соответствующее государственное пособие.

Шаг 5. Проведение документа и проверка результатов
Проведем созданный документ. Давайте проанализируем, как изменятся движения в программе после выполнения этой процедуры:

• Программа зафиксирует реальную дату начала страхового случая (2017 год).
• Расчет пособия будет производиться корректно: система возьмет МРОТ 2017 года и проиндексирует его до законодательного минимума (3 142 рубля в феврале 2018 г.), но не будет ошибочно завышать сумму до 3 795 рублей при последующих изменениях МРОТ.
• В регистре Заработанные права на отпуска прекратится некорректное начисление дней ежегодного отпуска за период декрета.
• В пенсионной отчетности ЕФС-1 данный период будет автоматически кодироваться как ДЕТИ или ДЛДЕТИ, что исключит штрафы от контролирующих органов.

Использование этого метода позволяет полностью нормализовать кадровый и расчетный учет декретниц после перехода на новую конфигурацию «1С:ЗУП 3.1».