Почему после переноса из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 не начисляется зарплата сотруднику после отпуска по уходу за ребенком?

Переход с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на современную версию 3.1 — процесс, который часто сопровождается техническими сложностями. Одним из наиболее коварных последствий такого переноса является ситуация, когда программа перестает начислять заработную плату по отдельным сотрудникам. Особенно часто это происходит с теми, кто в историческом периоде находился в отпуске по уходу за ребенком (декрете) или имел действующие договоры займа.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная проблема, какие регистры конфигурации за это отвечают, и как пошагово восстановить корректный расчет зарплаты и материальной выгоды по займам.

Анализ проблемы: почему ломаются плановые начисления декретниц

Проанализируем ситуацию, которая часто встречается на практике. При переносе данных из ЗУП 2.5 (особенно при «кратком» или рекомендованном переносе) данные переносятся в виде среза на дату начала эксплуатации новой программы (например, на 1 января текущего года). В ЗУП 2.5 при оформлении отпуска по уходу за ребенком плановые начисления сотрудника принудительно прекращаются. При переносе данных ЗУП 3.1 фиксирует это «прекращенное» состояние.

Если сотрудница вернулась из декрета еще до даты переноса (в ЗУП 2.5), программа при переносе может некорректно сопоставить кадровые документы. В результате в новой базе ЗУП 3.1 у сотрудника полностью отсутствуют действующие плановые начисления, либо программа продолжает считать ее находящейся в состоянии «В отпуске по уходу за ребенком». В результате при автоматическом заполнении документа НачислениеЗарплатыИВзносов этот сотрудник либо вообще не попадает в табличную часть, либо рассчитывается с нулевым результатом.

Пошаговая диагностика: где кроется ошибка

Выясним причину сбоя, проверив ключевые регистры системы. Нам необходимо убедиться, в каком состоянии программа «видит» сотрудника на расчетный период. Пройдем по следующим шагам:

1. Откроем регистр сведений ДанныеСостоянийСотрудников. Для этого перейдем в главное меню (шестеренка в правом верхнем углу) — Функции для технического специалиста (или Все функции) — Регистры сведений — Данные состояний сотрудников. Проанализируем записи по проблемному сотруднику. Если на расчетный месяц там указано состояние «В отпуске по уходу за ребенком», это и блокирует расчет.
2. Проверим регистр сведений ПлановыеНачисления. Если в нем нет действующих записей с видом начисления (например, «Оклад по дням» или «Оклад по часам») и действием «Действует», программа не знает, какую сумму и по какому тарифу начислять.
3. Проверим регистр расчета Начисления. Наличие в нем пустых или нулевых строк, зафиксированных техническим документом ПереносДанных (например, с кодом РОтп или ТДК), может мешать вытеснению и правильной работе механизма начисления в текущем периоде.

Для детальной диагностики состояний программисты могут использовать следующий запрос к базе данных:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	ДанныеСостоянийСотрудников.Сотрудник КАК Сотрудник,
    |	ДанныеСостоянийСотрудников.Состояние КАК Состояние,
    |	ДанныеСостоянийСотрудников.Начало КАК ДатаНачала,
    |	ДанныеСостоянийСотрудников.Окончание КАК ДатаОкончания
    |ИЗ
    |	РегистрСведений.ДанныеСостоянийСотрудников КАК ДанныеСостоянийСотрудников
    |ГДЕ
    |	ДанныеСостоянийСотрудников.Сотрудник = &Сотрудник";
Запрос.УстановитьПараметр("Сотрудник", ВыбранныйСотрудник);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();

Способ 1. Исправление и проведение нового документа «Возврат из отпуска по уходу»

Самый простой и методологически верный способ решить проблему с начислениями — зафиксировать возврат сотрудника из декрета непосредственно в ЗУП 3.1 с помощью нового документа. Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Кадры — Отпуска по уходу за ребенком.
2. Если документ возврата перенесся из ЗУП 2.5 в некорректном виде, найдем его и пометим на удаление.
3. Создадим новый документ Возврат из отпуска по уходу. Укажем дату возврата (она должна соответствовать реальной дате выхода сотрудницы на работу).
4. На вкладке Начисления обязательно установим флаг Изменить начисления.
5. В табличную часть добавим плановые начисления сотрудника (например, «Оклад») со статусом Начать. Без этой настройки программа вернет сотрудника из отпуска кадрово, но плановые начисления останутся нулевыми.
6. Проведем документ и попробуем заново заполнить документ начисления зарплаты.

Способ 2. Корректировка через «Кадровый перевод»

Если прошлые документы по декрету заблокированы или перенесены в составе общих документов переноса данных (документы типа ПереносДанных), и их редактирование нежелательно, мы можем перезапустить плановые начисления с помощью кадрового перевода:

1. Создадим документ Кадровый перевод (раздел Кадры — Приемы на работу, переводы, увольнения) от даты выхода сотрудника на работу.
2. Установим флаг Перевести в другое подразделение или на другую должность (даже если они не меняются, это заставит программу обновить состояние плановых начислений).
3. Перейдем на вкладку Оплата труда, установим флаг Изменить начисления и вручную добавим все необходимые виды расчетов с их тарифными ставками.
4. Проведем документ. Этот шаг принудительно перезапишет плановые начисления в регистре сведений ПлановыеНачисления, перекрывая старые пустые записи.

Способ 3. Очистка регистров в документах «Перенос данных»

Рассмотрим ситуацию, когда в регистрах расчета остались «зависшие» записи с нулевыми суммами за прошлые периоды, которые блокируют расчет. В этом случае нам придется отредактировать технический документ переноса:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных.
2. Найдем документ с кодом, содержащим информацию по отпускам (например, РОтп или ТДК), в котором фигурирует наш проблемный сотрудник.
3. Откроем этот документ и перейдем на вкладку нужного регистра расчета (например, Начисления).
4. Найдем строки по сотруднику и проверим даты и суммы. При обнаружении противоречивых записей удалим строки, которые мешают текущему расчету, либо скорректируем даты окончания отпусков.
5. Запишем и проведем документ переноса, после чего выполним перерасчет зарплаты.

---

Часть 2. Что делать с займами и расчетом материальной выгоды при переносе

Еще одна частая проблема при переходе на ЗУП 3.1 — потеря данных по займам сотрудников. Механизмы расчета материальной выгоды и учета взаиморасчетов по займам в редакциях 2.5 и 3.1 отличаются принципиально. При стандартном переносе эти данные часто не переносятся автоматически, что приводит к отсутствию удержаний и неотражению НДФЛ по ставке 35%.

Пошаговый алгоритм настройки займов в ЗУП 3.1

Для того чтобы восстановить учет по займам и начать корректно рассчитывать материальную выгоду, выполним настройку системы вручную:

1. Включим функционал займов: Перейдем в раздел Настройки — Расчет зарплаты. Поставим флаг Выдаются займы сотрудникам. После этого в интерфейсе программы станут доступны необходимые документы.
2. Создадим договор займа: Перейдем в раздел Зарплата — Займы сотрудникам и создадим документ Договор займа сотруднику.

   Важно: документ необходимо зарегистрировать той исторической датой, когда он был фактически заключен в ЗУП 2.5. Это критически необходимо, поскольку расчет материальной выгоды напрямую привязан к ключевой ставке ЦБ РФ, действующей на дату договора и на даты погашения (согласно изменениям законодательства, включая Федеральный закон № 259-ФЗ).

3. Зафиксируем остаток долга: Чтобы программа не начала удерживать всю сумму займа заново, нам нужно отразить уже погашенную в ЗУП 2.5 часть долга. Для этого создадим документ Погашение займа сотруднику на дату начала ведения учета в ЗУП 3.1, указав сумму, выплаченную сотрудником ранее.

Особенности расчета НДФЛ с материальной выгоды

Проанализируем налоговый учет материальной выгоды. После того как договор займа введен исторической датой, расчет материальной выгоды и расчет НДФЛ по ставке 35% будут производиться полностью автоматически в ежемесячном документе НачислениеЗарплатыИВзносов на вкладке Займы.

При этом необходимо выполнить сверку отчетности:

• Сформируем отчет Справка 2-НДФЛ для сотрудников за текущий период и проверим налоговую базу по ставке 35%.
• Убедимся, что сумма исчисленного налога соответствует сумме материальной выгоды.
• Если НДФЛ с матвыгоды за прошлые месяцы года переноса уже был исчислен в ЗУП 2.5, а сама матвыгода не перенеслась, обязательно внесем эти данные через документ ПереносДанных по регистру накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, чтобы избежать расхождений при сдаче регламентированной отчетности 6-НДФЛ.