Переход с конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на версию 3.1 — это сложный процесс, после которого часто возникают вопросы по проверке накопленных данных. Одной из самых распространенных жалоб от бухгалтеров является "пропажа" сумм отпусков прошлого года из расчета среднего заработка. Разберемся, почему это происходит, что говорит закон и как проверить техническую корректность переноса.
Прежде чем искать техническую ошибку в программе, необходимо проанализировать методологическую сторону вопроса. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», расчет среднего заработка строится на определенных правилах, которые жестко запрограммированы в 1С.
Рассмотрим основной принцип: "среднее из среднего не берется". Это означает, что при расчете среднего заработка (например, для оплаты текущего отпуска или командировки) из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок. К таким периодам относятся:
Таким образом, если бухгалтер утверждает, что "отпуск прошлого года должен входить в базу", он, скорее всего, ошибается. Проанализируем ситуацию: суммы отпуска видны в отчете Анализ зарплаты, но их нет в расчете среднего — это нормальное и правильное поведение программы. Отпускные выплаты не являются оплатой труда в чистом виде, это сохранение среднего заработка на период отдыха, поэтому они исключаются из последующих расчетов.
Если же вы уверены, что не хватает именно рабочих начислений (оклада, премий), необходимо выяснить, какой тип переноса данных использовался при переходе с версии 2.5 на 3.1.
1. Рекомендованный (краткий) перенос: При таком варианте документы прошлых лет не переносятся. Данные о заработке за предыдущие годы попадают в систему в виде итоговых сумм в специальные документы Перенос данных. Для среднего заработка это документы с кодами ПЗ_СЗП (общий заработок) и РК_СЗП (расчеты по календарным дням).
2. Полный перенос: Переносятся все документы начислений за прошлые периоды. В этом случае база для среднего формируется на основании фактических документов Начисление зарплаты и взносов.
Проанализируем ситуацию, когда перенос данных завершен, но средний считается неверно. Нам необходимо проверить, как данные "легли" в регистры.
В ЗУП 3.1 расчет среднего заработка опирается не на документы, а на специализированные регистры накопления. Если данные в отчетах по зарплате есть, а в расчете среднего их нет, значит, информация не попала в нужный регистр. Выясним причину, изучив следующие объекты:
РегистрНакопления.ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий — здесь хранятся суммы, которые будут включаться в числитель формулы среднего заработка.РегистрНакопления.ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий — здесь фиксируются дни и часы (знаменатель).Чтобы проверить эти данные, перейдем в меню "Сервис и настройки" — "Функции для технического специалиста" (или "Все функции") и найдем указанные регистры. Сделаем отбор по сотруднику и проверим, заполнены ли колонки за спорные месяцы. Если там пусто, значит, при переносе возникла ошибка или настройки видов начислений были некорректными.
Иногда после переноса "слетают" настройки видов расчета. Проверим их по шагам:
Если вы внесли изменения в настройки начислений уже после того, как данные были перенесены или рассчитаны, вам потребуется обновить данные в регистрах. Для этого в ЗУП 3.1 существует специальный механизм — документ Обновление данных о среднем заработке (в некоторых версиях это происходит автоматически при перепроведении документов начисления).
Разберем ситуацию, часто вызывающую путаницу (сообщение 5 из темы). Если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком и при этом работает на условиях неполного рабочего времени, ситуация с расчетом среднего заработка меняется:
Если бухгалтер настаивает на включении периодов "декрета", выясним, была ли фактическая работа. Если работы не было, а был только отпуск по уходу, то программа абсолютно законно исключает этот период из расчета. В случае, если за последние 12 месяцев у сотрудника не было заработка вовсе, программа автоматически "откатится" назад до ближайшего периода, где заработок был, либо предложит использовать МРОТ/Тарифную ставку.
Если перенос данных выполнен "криво", а исправлять регистры или перепроводить документы за несколько лет нет возможности, в ЗУП 3.1 предусмотрен механизм ручной правки. Рассмотрим, как это сделать правильно:
В документе Отпуск (или любом другом документе расчета среднего) рядом с полем Средний заработок есть кнопка в виде карандаша (изменить). При нажатии открывается форма "Ввод данных для расчета среднего заработка".
Важно: Все изменения, внесенные в этой форме вручную, сохраняются только для конкретного расчета. Чтобы данные подтягивались во все будущие документы, лучше воспользоваться документом Перенос данных с соответствующими кодами регистров, указанными выше.
Подведем итог наших действий:
ПЗ_СЗП и проверяем суммы в них.Следуя этой методике, вы сможете аргументированно ответить бухгалтеру или оперативно исправить технические ошибки, возникшие при переходе на новую версию программы.