При начале работы с новой базой 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1 или после переноса данных из другой системы, пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда начисления по сотрудникам за первоначальный месяц работы в новой базе не заполняются. Особенно это актуально, если месяц начала работы был изменен ретроспективно, например, с февраля на январь.
Рассмотрим подробнее данную проблему и выясним, почему она возникает, а также предложим пошаговый алгоритм для ее диагностики и устранения. Мы будем действовать поэтапно, проверяя ключевые настройки и документы, которые влияют на расчет зарплаты в программе.
В системе 1С:ЗУП 3.1 каждый процесс, связанный с начислениями, удержаниями и кадровым учетом, тесно связан с датами документов и периодом их действия. При первоначальном запуске программы или переносе данных из предыдущей версии (например, из ЗУП 2.5 или УПП), крайне важным является корректное определение «Месяца начала эксплуатации программы». Этот параметр задается в документе Начальная штатная расстановка, и от него зависит, с какой даты система будет «видеть» всех сотрудников, их плановые начисления, графики работы и прочие условия.
Если изначально месяц начала эксплуатации был установлен на февраль, а затем было принято решение начать учет с января, то простого изменения этого месяца может быть недостаточно. Причиной является то, что при первоначальной загрузке данных система создает движения по регистрам (кадровым, расчетным, регистру плановых начислений и т.д.) именно на тот месяц, который был указан в помощнике начала работы или в документе Начальная штатная расстановка. Если эти движения были созданы на февраль, то для января никаких исходных данных в регистрах не будет, и система не сможет корректно заполнить начисления.
Как отмечалось в сообщениях форума, часто проблема усугубляется «не очень корректным» переносом данных. Если данные переносились, например, из УПП, и не все регистры были заполнены должным образом, или же были перенесены только агрегированные данные без детальных документов, то для предыдущих месяцев (например, января) в ЗУП 3.1 может просто отсутствовать необходимая первичная информация о сотрудниках и их плановых начислениях.
Наша задача – убедиться, что все необходимые данные для расчета зарплаты за январь присутствуют в системе и корректно зарегистрированы. Для этого мы будем проверять ключевые документы и настройки.
Документ Начальная штатная расстановка является фундаментом для начала работы в 1С:ЗУП 3.1. Он предназначен для однократного ввода актуальных кадровых данных и условий оплаты труда всех сотрудников на определенную дату – дату начала эксплуатации программы. Если месяц начала работы был изменен с февраля на январь, то мы должны убедиться, что этот документ корректно отражает все изменения.
Откройте документ "Начальная штатная расстановка". Мы можем найти его в разделе Настройка или через поиск документов по названию.
Проверьте "Месяц" в шапке документа. Убедитесь, что поле Месяц в шапке документа установлено на Январь 2021 (или тот месяц, с которого вы решили начать учет). Если там указан февраль или другой месяц, скорректируйте его. Это критически важный параметр, поскольку он определяет, на какую дату будут сделаны движения по регистрам при проведении документа.
Проверьте табличную часть документа. В табличной части документа Начальная штатная расстановка должны быть перечислены все сотрудники, по которым вы хотите вести учет с января. Для каждого сотрудника должны быть корректно указаны:
Важно: Если вы изначально загрузили данные на февраль, а теперь меняете месяц на январь, вам может потребоваться удалить старый документ Начальная штатная расстановка (если он был проведен на февраль и создавал движения) и создать новый с датой 01.01.2021, либо тщательно отредактировать существующий. При изменении даты в уже проведенном документе, его необходимо перепровести. Перепроведение обеспечит создание корректных движений по регистрам на новую дату начала эксплуатации.
Этот документ создает первичные записи в таких регистрах, как ПлановыеНачисленияСотрудников, КадроваяИсторияСотрудников, ГрафикиРаботыСотрудников и других, которые необходимы для дальнейших расчетов.
После проверки и корректировки Начальной штатной расстановки нам необходимо провести диагностику, чтобы понять, с какого момента система начинает "видеть" сотрудников и их рабочее время. Для этого мы воспользуемся документом Табель и попробуем тестовый прием сотрудника.
Проверка заполнения документа "Табель":
Табель за январь. Мы можем найти его в разделе Зарплата -> Учет времени.Заполнить.Начальная штатная расстановка или другими кадровыми документами.Проверка графиков работы:
Если табель не заполняется, одной из частых причин является некорректно заполненный график работы. Система не может рассчитать норму времени, если не знает, как сотрудник должен работать.
Настройка -> Графики работы сотрудников.Начальной штатной расстановке).Заполнить по шаблону и затем Записать и закрыть.После корректировки графиков попробуйте снова заполнить документ Табель за январь.
Тестовый прием сотрудника:
Для дальнейшей диагностики, особенно если табель все еще не заполняется, проведем небольшой эксперимент.
Прием на работу для нового (тестового) сотрудника. Укажите дату приема 01.01.2021. Присвойте ему стандартный оклад и график работы, который вы уже проверили.Начисление зарплаты и взносов за январь. Попробуйте заполнить его.Начальную штатную расстановку) за январь.
Если после шагов 1 и 2 проблема сохраняется, нам потребуется глубже проанализировать данные, которые влияют на расчет зарплаты. Как было предположено в форуме (сообщение 7), "скорей всего, что не все данные внесены с начальной штатной расстановки". Это может означать отсутствие записей в ключевых регистрах сведений, на основе которых система выполняет расчет.
Проверка кадровых документов:
Убедитесь, что для каждого сотрудника, по которому не заполняются начисления, существуют действующие кадровые документы на 01.01.2021. Это могут быть:
Прием на работу (если сотрудник был принят непосредственно в ЗУП).Кадровый перевод (если были изменения в должностях или условиях труда).Мы можем проверить это, сформировав отчет Штатные сотрудники или Личная карточка (Т-2) на дату 01.01.2021. Отсутствие сотрудника в этих отчетах на нужную дату укажет на то, что система его "не видит".
Проверка регистров сведений:
Для продвинутой диагностики нам может понадобиться проверить напрямую регистры, которые используются для расчета зарплаты. Доступ к регистрам обычно есть у пользователей с полными правами или у администраторов. Мы можем открыть их через Все функции (если эта опция включена в интерфейсе).
ПлановыеНачисленияСотрудников: Этот регистр содержит информацию о всех плановых начислениях сотрудника (оклад, надбавки) с указанием их срока действия. Мы должны убедиться, что для каждого сотрудника, по которому не заполняются начисления, существует запись в этом регистре, действующая с 01.01.2021, с указанием его основного вида начисления (например, "Оклад по дням") и его размера. Отсутствие такой записи означает, что системе просто нечего начислять.ГрафикиРаботыСотрудников: Убедитесь, что для каждого сотрудника на 01.01.2021 есть запись, связывающая его с конкретным графиком работы. Без этого система не сможет определить норму времени для расчета.ЗанятостьПозицийШтатногоРасписания: Если в вашей базе ведется штатное расписание, проверьте, что позиции штатного расписания, на которых числятся сотрудники, заняты ими на нужную дату.Если в этих регистрах отсутствуют данные за январь, это прямое указание на проблему с первичным вводом или переносом данных. Возможно, потребуется ручное создание недостающих записей (что не рекомендуется без понимания механизма) или повторный корректный перенос данных.
Перезаполнение документа "Начисление зарплаты и взносов":
После любых корректировок (документов, графиков, регистров) крайне важно удалить существующий (если он был) документ Начисление зарплаты и взносов за январь и создать его заново. Затем повторите попытку заполнения. Система при заполнении документа обращается к актуальным данным регистров, и если они были исправлены, новый документ должен их учесть.
При решении подобных проблем полезно учитывать и другие моменты, которые могут косвенно влиять на расчеты или усложнять диагностику.
Рабочая дата пользователя: Хотя это редко является первопричиной для проблем с ретроспективными начислениями, проверьте в персональных настройках пользователя, что текущая рабочая дата установлена корректно. Мы можем найти эту настройку в разделе Главное – Сервис – Персональные настройки. Рабочая дата по умолчанию используется при создании новых документов и определяет месяц их начисления.
Производственный календарь: Убедитесь, что Производственный календарь на 2021 год (или соответствующий год начала учета) заполнен. Мы можем проверить это в разделе Настройка -> Производственные календари. Обычно он актуализируется с обновлениями, но ручная проверка никогда не будет лишней. Некорректный производственный календарь может привести к неправильному расчету нормы времени и, соответственно, начислений.
Особенности некорректного переноса данных: Если данные переносились не путем ввода стандартных документов ЗУП (таких как Прием на работу, Кадровый перевод), а только путем загрузки движений по регистрам, это может создать дополнительные трудности. В такой ситуации любое изменение "задним числом" или попытка исправить прошлый период может потребовать не только корректировки документов, но и ручного вмешательства в регистры или создания "фиктивных" документов для формирования нужных движений. Это сложный процесс, требующий глубокого понимания структуры данных ЗУП 3.1.
Влияние на расчет среднего заработка: Как было отмечено в сообщении (3), при изменении дат учета задним числом и потенциально некорректном восстановлении данных за прошлые периоды, могут возникнуть проблемы с расчетом среднего заработка для больничных листов, отпусков и командировок. Если в регистрах сведений о фактических начислениях за прошлые месяцы (например, ДанныеДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий) не будет данных, система не сможет корректно рассчитать средний заработок. После стабилизации ситуации с начислениями за январь, обязательно проверьте расчет среднего заработка для одного из сотрудников за этот период.
Начальная задолженность по зарплате: Если в системе уже была отражена задолженность по зарплате или выплачены авансы до начала корректного учета, возможно, потребуется корректировка документа Начальная задолженность по зарплате или ручные сторнирующие записи для приведения взаиморасчетов в порядок.
Мы видим, что проблема с незаполнением начислений за начальный месяц в ЗУП 3.1 после изменения даты начала работы часто является комплексной и требует внимательной проверки нескольких взаимосвязанных областей. Ключевым моментом является обеспечение полноты и корректности всех начальных кадровых и расчетных данных, начиная с документа Начальная штатная расстановка и заканчивая проверкой графиков работы и непосредственно регистров сведений. Последовательное выполнение предложенных шагов поможет нам диагностировать и устранить эту проблему.