← На главную

Многие бухгалтеры, работающие в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1), сталкиваются с неприятной ситуацией: при формировании Ведомости на выплату аванса список сотрудников оказывается пустым или в него не попадают те, кому в начале текущего месяца была выплачена заработная плата за прошлый месяц. Проанализируем причины этой проблемы и разберем пошаговые инструкции по ее устранению.

Причина проблемы: системная логика 1С:ЗУП

Выясним, почему программа ведет себя именно так. В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 существует предопределенный элемент справочника Способы выплаты зарплаты — "Зарплата за месяц". Внутренние алгоритмы программы настроены таким образом, что если по сотруднику в определенном месяце уже проведена ведомость с этим способом выплаты, система ставит внутреннюю "метку": окончательный расчет с сотрудником за данный период завершен.

Когда мы пытаемся заполнить ведомость на Аванс (выплату за первую половину месяца), программа обращается к регистрам накопления (в частности, к регистру Зарплата к выплате). Если она видит там документ со способом "Зарплата за месяц", дата которого или "Месяц выплаты" которого относятся к текущему периоду, она считает, что выплачивать больше нечего. Таким образом, системный способ выплаты блокирует последующее начисление аванса.

Решение 1: Проверка и коррекция "Месяца выплаты"

Рассмотрим самый простой и правильный с точки зрения методологии 1С способ решения. Ошибка часто кроется в заполнении шапки документа Ведомость.

1. Откроем ведомость, которой выплачивалась зарплата за прошлый месяц (например, в начале октября платили за сентябрь).
2. Проверим поле "Месяц выплаты". В нем должен быть указан месяц, ЗА который мы платим (сентябрь), а не месяц, в котором производится платеж (октябрь).
3. Поле "Дата" при этом остается фактическим (например, 05.10.2023).
4. После исправления месяца выплаты попробуем снова заполнить ведомость на аванс за текущий месяц (октябрь). В этом случае программа увидит, что за октябрь выплат еще не было, и заполнит список сотрудников корректно.

Решение 2: Настройка отображения взаиморасчетов

Иногда изменение "Месяца выплаты" пугает бухгалтеров тем, что в Расчетном листке остатки на конец месяца начинают отображаться "некрасиво". Чтобы сальдо всегда соответствовало вашим ожиданиям, разберем настройку учетной политики программы:

1. Перейдем в раздел Настройка — Дополнительные настройки.
2. Найдем переключатель "Выполнять расчет зарплаты без предварительного расчета НДФЛ" (или аналогичные настройки в зависимости от версии) и обратим внимание на блок "Показывать взаиморасчеты".
3. Здесь доступны два варианта:
   • По месяцам расчета зарплаты: Программа будет игнорировать дату фактической выплаты. Если зарплата за сентябрь выплачена в октябре, в расчетке за сентябрь долга на конец месяца не будет.
   • По данным бухучета: Это наиболее прозрачный метод. Сальдо будет формироваться строго по дате документа. Если деньги ушли в октябре, то в сентябрьском листке будет висеть "Долг предприятия", который закроется только в октябрьском листке.
4. Для того чтобы аванс заполнялся без проблем, рекомендуется установить режим "По данным бухучета" и всегда следить за соответствием месяца в шапке ведомости периоду начисления.

Решение 3: Создание пользовательского способа выплаты (Обходной путь)

Если методологически верный способ (Решение 1) по каким-то причинам вам не подходит, проанализируем технический "лайфхак", предложенный опытными пользователями. Мы можем создать дубликат способа выплаты, который не будет обладать "блокирующими" свойствами предопределенного элемента.

1. Перейдем в справочник Способы выплаты зарплаты (его можно найти через "Все функции" или в настройках расчета зарплаты).
2. Найдем предопределенный элемент "Зарплата за месяц" и скопируем его (клавиша F9).
3. Назовем новый элемент, например, "Выплата под расчет (пользовательский)".
4. Теперь при выплате окончательного расчета в начале месяца используйте именно этот новый способ в ведомости.

Почему это работает? В программном коде 1С проверка на "завершенность расчетов" часто привязана к конкретному уникальному идентификатору (GUID) предопределенного элемента "Зарплата за месяц". Созданный вами элемент будет иметь другой идентификатор, и механизм заполнения аванса "не узнает" его, посчитав, что это обычная межрасчетная выплата, не закрывающая месяц целиком.

Влияние на НДФЛ и отчетность 6-НДФЛ

Важно помнить, что некорректный выбор "Месяца выплаты" в шапке ведомости влияет не только на заполнение аванса, но и на учет НДФЛ. Посмотрим на возможные последствия:

• Если указать текущий месяц вместо прошлого в ведомости на выплату зарплаты, программа может ошибочно привязать удержанный налог к налоговому периоду текущего месяца.
• Это приведет к тому, что в справках 2-НДФЛ и отчете 6-НДФЛ суммы налога распределятся неравномерно, возникнут необоснованные переплаты или недоимки в разрезе периодов.
• При использовании настройки По данным бухучета крайне важно, чтобы связка "Начисление — Ведомость" была последовательной по периодам.

Проверка "зависших" сумм

Если вы выполнили все настройки, но ведомость на аванс всё равно пуста, проанализируем состояние регистра Зарплата к выплате. Бывают ситуации, когда:

• У сотрудника есть задолженность перед организацией (переплата в прошлом).
• В начале месяца были выплаты в межрасчетный период (отпуска, больничные, увольнения).

Программа автоматически вычитает эти суммы из суммы аванса. Если сумма межрасчетных выплат больше или равна сумме рассчитанного аванса, сотрудник просто не попадет в ведомость. В этом случае попробуйте добавить сотрудника в документ вручную (кнопка "Подобрать") — если сумма к выплате останется нулевой, значит, у сотрудника действительно нет сумм к получению на текущий момент.

Резюме: Для стабильной работы всегда указывайте в ведомостях месяц, за который производится выплата, и используйте настройку взаиморасчетов "По данным бухучета" для корректного отображения сальдо в расчетных листках.