← На главную

При закрытии года и подготовке годовой отчетности по НДФЛ часто возникает ситуация: документ начисления пособия по временной нетрудоспособности зарегистрирован в декабре, однако выплата дохода запланирована и фактически произведена в январе следующего года вместе с зарплатой. При этом бухгалтеры формируют бухгалтерские своды или анализ налогов за декабрь по месяцу начисления, перечисляют полученную сумму в бюджет, а затем при формировании справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ за истекший год обнаруживают, что налог с таких больничных в отчетность прошлого года не попадает. Разберем методологические причины такого поведения программы и рассмотрим правильный порядок работы с отчетами и регистрами.

Методологические и законодательные причины поведения программы

Для понимания логики работы конфигурации обратимся к нормам Налогового кодекса РФ. В отличие от оплаты труда (для которой датой фактического получения дохода в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ признается последний день месяца, за который начислен доход), для пособий по временной нетрудоспособности и отпускных выплат действует специальная норма:

1. В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности признается день выплаты дохода (в том числе перечисления на банковский счет сотрудника).
2. Следовательно, если пособие выплачивается в январе, то доход относится к налоговому периоду нового года, независимо от того, в каком месяце был проведен расчет документа.
3. Удержание налога на основании п. 4 ст. 226 НК РФ производится налоговым агентом непосредственно при фактической выплате дохода. Перечисление налога в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ) должно производиться не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (для пособий и отпускных).

В программе 1С:ЗУП четко разделены два учетных контура: бухгалтерский учет (начисления и проводки по дебету затратных счетов и кредиту счета 68.01) и налоговый учет по НДФЛ. Бухгалтерские начисления регистрируются периодом регистрации (декабрь), а движения в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом фиксируются датой планируемой выплаты (январь). Именно поэтому в справку 2-НДФЛ за прошлый год данный доход и исчисленный с него налог попадать не должны — они автоматически и корректно войдут в налоговую отчетность следующего года.

Разбор типовой ошибки при формировании отчетов

Основная ошибка заключается в попытке определить сумму налога к уплате в бюджет на основании отчета «Анализ начисленных налогов и взносов», сформированного по месяцу начисления (периоду регистрации), а не по периоду получения дохода.

Когда мы строим отчет по месяцу начисления «Декабрь», в него попадают все суммы, рассчитанные декабрьскими документами, включая январские больничные. Если перечислить эту сумму в декабре, возникает преждевременная уплата налога, так как налог с больничного еще не был фактически удержан при выплате дохода сотруднику. Удержание налога фиксируется документом Зарплата к выплате организаций только в момент январской выплаты.

Порядок действий для правильного учета и контроля НДФЛ

Разберем по шагам, как правильно контролировать исчисленный, удержанный и подлежащий уплате налог, а также что делать, если сумма уже ошибочно уплачена в бюджет:

1. Правильное формирование аналитических отчетов: Чтобы получить реальные суммы налога, относящиеся к налоговому периоду декабря, формируем отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ» либо настраиваем отчет «Анализ начисленных налогов и взносов» (вариант «НДФЛ») с группировкой и отбором по полю «Месяц налогового периода» и датам фактического получения дохода, а не по месяцу регистрации расчетного документа.
2. Проверка даты выплаты в документе: Если больничный лист фактически был выплачен сотруднику в декабре (например, отдельной межрасчетной ведомостью), в первичном расчетном документе Начисление по больничному листу обязательно устанавливаем фактическую декабрьскую дату выплаты дохода. После этого пересчитываем НДФЛ в документе и проводим межрасчетную выплату концом декабря. В этом случае доход и налог законно войдут в налоговую базу декабря и попадут в отчет 2-НДФЛ за истекший год.
3. Действия при преждевременной уплате налога в бюджет: Если доход фактически выплачен в январе, а налог был перечислен в бюджет в декабре, в расчетах с бюджетом возникает переплата. В январе при проведении ведомости Зарплата к выплате организаций программа удержит налог в штатном режиме. При оформлении фактического январского платежного поручения и документа Перечисление НДФЛ в бюджет РФ уменьшаем сумму перечисления на размер декабрьской переплаты.

Таким образом, поведение программы 1С:ЗУП при формировании 2-НДФЛ полностью соответствует нормам налогового законодательства: доход по больничному листу, выплаченному в январе, вместе с исчисленным НДФЛ подлежит отражению в налоговом учете января и отчетности следующего календарного года.