Ведение учета в компаниях, занимающихся прокатом и арендой (например, свадебных платьев, строительного оборудования или праздничного инвентаря), имеет свою специфику. Стандартная схема «Продажа — Возврат» здесь не подходит: она искусственно завышает выручку, искажает данные по налогам (НДС) и ломает статусы заказов покупателей в программе. В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать прокат товаров в программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), используя стандартный функционал и практические наработки пользователей.
При оформлении проката менеджеры часто совершают ошибку, оформляя передачу товара документом Расходная накладная, а возврат — документом Приходная накладная (с видом операции «Возврат от покупателя»). Рассмотрим, почему этот путь ведет в тупик:
Ниже мы подробно проанализируем три рабочих варианта настройки процесса проката в 1С:УНФ.
---
Этот метод основан на перемещении физических товаров между складами компании и одновременной продаже услуг по их аренде. Рассмотрим этот алгоритм по шагам:
Шаг 1. Настройка структуры складов
Создадим в справочнике два склада:
Шаг 2. Оформление заказа и выдача товара
Когда приходит клиент, менеджер создает документ Заказ покупателя. В заказе указывается только услуга (например, «Прокат платья модели ХХХ»).
В момент передачи платья клиенту создается документ Перемещение запасов со склада «Магазин» на склад «Прокат». В комментарии к перемещению обязательно указывается имя клиента или номер исходного заказа, чтобы всегда можно было определить, у кого находится вещь.
Шаг 3. Возврат товара и закрытие сделки
Когда клиент возвращает вещь, мы выполняем обратные действия:
Перемещение запасов со склада «Прокат» на склад «Магазин».Акт выполненных работ (или Расходная накладная на услугу) на основании Заказа покупателя для фиксации выручки за прокат.Важное примечание для разработчиков:
В стандартной 1С:УНФ документ Перемещение запасов, созданный на основании заказа, не всегда отображается в структуре подчиненности (дереве связей документов). Чтобы исправить это неудобство, программист может доработать механизм связи документов через реквизит ДокументОснование. Пример кода для процедуры заполнения на основании:
// Пример заполнения документа-основания в документе Перемещение запасов
Процедура ЗаполнитьНаОсновании(ДанныеЗаполнения) Экспорт
Если ТипЗв(ДанныеЗаполнения) = Тип("ДокументСсылка.ЗаказПокупателя") Тогда
ЭтотОбъект.ДокументОснование = ДанныеЗаполнения;
// Заполнение табличной части запасов при необходимости
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
---
Выясним, как автоматизировать этот процесс без создания лишних складов и документов перемещения. Для этого отлично подойдет подсистема «Планирование ресурсов», которая изначально встроена в 1С:УНФ.
Проанализируем настройку этой схемы:
Работы и откроем справочник Ресурсы. Каждое уникальное платье или прокатное оборудование зарегистрируем как отдельный ресурс с мощностью равной единице. Объединим их в общую группу (например, «Свадебные платья»).Заказ-наряд. Этот документ совмещает в себе функции заказа, акта выполненных работ и планировщика ресурсов.В чем преимущество такого подхода?
Менеджеры получают доступ к интерактивному календарю — «Планировщику ресурсов». В нем наглядно видно сетку занятости по каждому платью: какие модели свободны на ближайшие выходные, какие забронированы, а какие находятся у клиентов. Это полностью исключает риск «двойного бронирования» одного и того же товара.
---
В сфере проката критически важно учитывать залоговую стоимость имущества. Залог не должен признаваться доходом компании (выручкой), так как при возврате товара в надлежащем качестве эти деньги возвращаются клиенту.
Рассмотрим правильную финансовую схему отражения залога в 1С:УНФ:
Поступление в кассу (или Поступление на счет). Крайне важно выбрать вид операции «Прочее поступление». В поле «Счет учета» выбираем счет обязательств (например, «Расчеты по краткосрочным обязательствам»). В этом случае сумма ложится на баланс как наш долг перед клиентом и не облагается НДС.Расход из кассы с видом операции «Прочий расход», списывая средства с того же счета обязательств. Баланс расчетов закрывается в ноль.Корректировка долга, где сумма залога зачитывается в счет оплаты стоимости испорченного товара, который мы списываем с учета.Мы рассмотрели различные варианты автоматизации проката. Для небольших компаний с небольшим ассортиментом отлично подойдет Вариант 1 (виртуальные склады) благодаря простоте контроля остатков. Если же у вас большой парк прокатного имущества и важен контроль занятости по датам, обязательно используйте Вариант 2 (Заказ-наряды и планирование ресурсов) — это наиболее профессиональное и масштабируемое решение в рамках программных продуктов 1С.