При получении иностранным работником гражданства Российской Федерации у кадровых специалистов и бухгалтеров нередко возникают сложности с отражением этой операции в программе. Распространенной ошибкой является оформление увольнения и повторного приема на работу с попыткой создать второе физическое лицо либо прямая перезапись паспортных данных в карточке. Рассмотрим, как устроен учет персональных данных в типовых конфигурациях 1С и как правильно зарегистрировать изменения без ошибок в расчете налогов и взносов.
Разберем архитектуру хранения данных в программах 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия и 1С:ERP. В системе разделены два ключевых понятия: справочник ФизическиеЛица (человек как субъект гражданских и налоговых правоотношений) и справочник Сотрудники (представление трудового договора с этим человеком).
Создание второго элемента в справочнике ФизическиеЛица на одного и того же человека приводит к критическим учетным ошибкам:
РСВ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения в налоговые органы формируются строго в разрезе СНИЛС физического лица. При наличии двух карточек одного физлица страховые взносы и доходы распределятся некорректно, а контролирующие органы не примут отчетность.Проанализируем ситуацию, когда после изменения реквизитов документа у нового сотрудника данные меняются и у ранее уволенного. Все персональные сведения (ФИО, документы, удостоверяющие личность, гражданство, страховой статус) привязаны к карточке ФизическиеЛица и хранятся в специальных периодических регистрах сведений:
ДокументыФизическихЛиц;ГражданствоФизическихЛиц;СтатусЗастрахованныхЛиц.Если изменить номер паспорта или статус прямо в полях формы без перехода в историю изменений, программа не создает новую запись на текущую дату, а перезаписывает первоначальную запись в регистре сведений с даты первого приема на работу. В результате система считает, что сотрудник являлся гражданином РФ с самого начала работы, и выполняет автоматический перерасчет страховых взносов и НДФЛ за прошлые закрытые периоды.
Разберем по шагам правильный алгоритм действий для сохранения полной истории документов и корректного расчета налогов.
Откроем карточку элемента справочника ФизическиеЛица (или раздел личных данных в карточке Сотрудники). Перейдем по гиперссылке История (или Предыдущие паспорта) рядом с полем документа, удостоверяющего личность.
В открывшемся окне регистра восстановим запись с иностранным паспортом, указав дату начала его действия (дата первоначального трудоустройства или дата выдачи старого документа). Затем добавим новую запись с видом документа Паспорт гражданина РФ, указав серию, номер, дату выдачи и точную дату, начиная с которой этот документ действует.
Перейдем в раздел Страхование карточки физического лица. Находим реквизит Статус застрахованного лица.
Нажимаем кнопку изменения истории и добавляем запись: выбираем статус Граждане РФ и в поле Сведения о гражданстве действуют с устанавливаем точную дату вступления в гражданство (или первое число месяца изменения статуса в зависимости от требований учетной политики).
Прежняя запись со статусом иностранного гражданина (например, Временно пребывающий на территории РФ иностранный гражданин) должна остаться неизменной на весь предшествующий период.
Важно помнить, что получение паспорта РФ не делает человека автоматически налоговым резидентом РФ в целях исчисления НДФЛ. Статус резидента определяется фактическим нахождением на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Перейдем в раздел Налог на доходы карточки физического лица. Убедимся, что статус налогоплательщика (Резидент или Нерезидент) установлен корректно с указанием месяца, с которого действуют изменения. Если сотрудник в течение налогового периода приобрел статус резидента, перерасчет НДФЛ по ставке 13% будет произведен автоматически с начала текущего налогового периода в рамках очередного документа начисления зарплаты.
После фиксации изменений в регистрах сведений откроем документ НачислениеЗарплатыИВзносов текущего расчетного периода. На вкладках Взносы и НДФЛ нажмем Пересчитать сотрудника. Убедимся, что взносы и налоги за прошлые периоды не изменились, а новые расчеты соответствуют актуальному статусу застрахованного лица.
Следуя данному порядку, мы сохраняем непрерывность стажа, избегаем задвоения персональных данных в отчетности и обеспечиваем абсолютно точный расчет налогов и взносов во всех расчетных периодах.