При работе в программах 1С, особенно в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, часто возникает ситуация, когда сотрудник увольняется и через некоторое время (иногда в том же месяце) принимается обратно. Если при повторном приеме допустить ошибку и создать новую карточку не только в справочнике Сотрудники, но и в справочнике Физические лица, это неизбежно приведет к проблемам при формировании регламентированной отчетности. Разберем подробно, почему так происходит и как правильно исправить эту ситуацию, чтобы налоги и взносы «схлопнулись» корректно.
Для начала проанализируем внутреннюю архитектуру 1С. Важно понимать, что в системе реализовано четкое разделение между кадровым и налоговым учетом. Рассмотрим эти два регистра подробнее:
Сотрудники с новым табельным номером. Это абсолютно нормальная практика.Выясним причину ошибки: если при повторном приеме вы создали новое Физическое лицо, программа воспринимает его как абсолютно другого человека, даже если СНИЛС и ИНН совпадают. В итоге отчетность формируется с задвоением строк или некорректными суммами. Для быстрого выявления расхождений можно использовать обработку для перекрёстной сверки данных РСВ и персонифицированных сведений.
Проанализируем ситуацию с точки зрения налогового контроля. Если в справочнике Физические лица создано две записи, возникнут следующие критические ошибки:
Рассмотрим самый надежный технический способ решения проблемы — использование встроенного инструмента системы. Посмотрим на алгоритм действий:
Физические лица.После выполнения этой операции проанализируем состояние справочника Сотрудники. Теперь оба сотрудника (с разными табельными номерами) должны ссылаться на одну и ту же карточку в справочнике Физические лица.
В современных версиях 1С:ЗУП реализован механизм автоматического сопоставления. Рассмотрим, как это работает вручную, если автоматика не сработала:
Если вы обнаружили две карточки в справочнике Физические лица, попробуйте изменить ФИО в одной из них (например, добавить символ). Иногда программа при попытке записи выдаст сообщение: «Найден человек с похожими данными». В этом окне можно выбрать опцию «Это тот же человек» и объединить данные. Однако метод с обработкой Поиск и удаление дублей считается более безопасным для целостности базы. В качестве альтернативы можно применить инструмент для универсальной замены ссылок в справочниках и документах.
Проанализируем ситуацию: после того как мы «схлопнули» двух физлиц в одно, база для расчета налогов изменилась. Теперь доходы по обоим табельным номерам суммируются в одной карточке. Разберем обязательные шаги по актуализации данных:
Начисление зарплаты и взносов за периоды, где были начисления по обоим табельным номерам, и нажать кнопку «Пересчитать взносы». Это нужно, чтобы программа увидела общую предельную базу.Пересчет НДФЛ или просто пересчитайте налог в текущем месяце. Особенно это касается случаев, когда у сотрудника были вычеты.РСВ и 6-НДФЛ. Вы увидите, что теперь данные по сотруднику собираются в одну строку/карточку.Выясним, как избежать повторения данной ошибки в будущем. Рассмотрим рекомендации для кадровой службы и бухгалтерии:
При создании нового сотрудника в форме приема на работу, после ввода ФИО, программа всегда выдает информационное сообщение: «Найдены люди с похожими данными». Ни в коем случае не игнорируйте это сообщение!
Всегда нажимайте на ссылку и проверяйте список. Если вы видите там уволенного ранее сотрудника, выбирайте его. В этом случае программа создаст новую запись в справочнике Сотрудники (с новым табельным номером), но привяжет ее к уже существующему Физическому лицу. Это обеспечит преемственность данных для налогового учета и отсутствие проблем с отчетностью.
Также рекомендуется в настройках параметров учета установить флаг «Запрещать создание дублей по ИНН и СНИЛС». Это станет дополнительным барьером для появления некорректных данных в системе.