Предновогодний период для бухгалтера — это не только время отчетов, но и приятные хлопоты, связанные с приобретением и выдачей подарков для сотрудников и их детей. Однако в программных продуктах класса ERP, где тесно переплетаются складской, финансовый и зарплатный контуры, эта простая операция часто вызывает затруднения. Типичный сценарий: подарки куплены, списаны со склада, начислены в зарплате для целей НДФЛ, а в результате на счете 73.03 «Расчеты по прочим операциям» зависает непонятное сальдо.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем ошибки в проводках и рассмотрим два корректных варианта отражения новогодних подарков в 1С:ERP Управление предприятием 2 (и аналогично в связке 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ЗУП 3).
Давайте подробно рассмотрим ситуацию, с которой часто сталкиваются пользователи. Бухгалтер оформляет операции в следующей последовательности:
Дт 60.01 — Кт 51 на сумму 10 000 руб.
Дт 41 (или 10) — Кт 60.01 на сумму 10 000 руб.
Дт 26 (или 91.02) — Кт 41 на сумму 10 000 руб.
2720, чтобы зафиксировать стоимость подарка для расчета налога.
Дт 73.03 — Кт 91.02 (или наоборот, в зависимости от настроек способа отражения) на сумму 10 000 руб.
Выясним причину, почему данная схема ошибочна. Проанализировав эти проводки, мы увидим двойное списание одних и тех же расходов. Первый раз стоимость подарков ушла в расходы при списании со склада (Дт 26 — Кт 41). Второй раз эта же сумма списывается через зарплатный блок в корреспонденции со счетом 73.03. В итоге на счете 73.03 зависает дебетовое или кредитовое сальдо, которое ничем не закрывается, так как реального движения денежных средств или удержания из зарплаты по этой операции быть не должно.
Для решения этой проблемы нам необходимо выбрать один из двух методологически верных вариантов настройки системы.
---
Это наиболее простой и методологически правильный вариант для большинства предприятий. Смысл его заключается в том, что физическое списание ценностей уже произошло в финансовом учете (на складе), а в зарплатном блоке нам нужно лишь зафиксировать доход сотрудника «справочно» — исключительно для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов (при необходимости), без дублирования проводок в бухгалтерском учете.
Рассмотрим этот вариант по шагам.
Приобретение подарков оформляется стандартным документом «Приобретение товаров и услуг». Подарки приходуются на счет 41 (товары) или 10 (материалы).
Далее мы оформляем документ «Внутреннее потребление товаров» (списание на расходы). Нам необходимо списать стоимость подарков на прочие расходы, не принимаемые к налоговому учету по налогу на прибыль (согласно п. 16 ст. 270 НК РФ).
Настраиваем статью расходов:
91.02 (Прочие расходы).Документ сформирует проводку: Дт 91.02 (НУ: Не принимается) — Кт 41 (10).
Для того чтобы доход отразился в справках 2-НДФЛ (код дохода 2720) и при этом не создавал лишних бухгалтерских проводок, начисление должно иметь признак дохода в натуральной форме. Разберем, как его настроить:
2720 (Стоимость подарков).Вместо создания произвольного начисления можно воспользоваться специализированным документом «Приз, подарок» (раздел «Зарплата» — «См. также» — «Призы, подарки»). Этот документ предназначен именно для таких целей. В нем фиксируется стоимость подарка, автоматически применяется вычет (код вычета 501 в размере до 4 000 рублей на одного сотрудника за налоговый период), и рассчитывается НДФЛ, если стоимость превысила лимит. Если для регистрации доходов физлиц используется документ «Начисление прочих доходов», для быстрого заполнения данных по списку подойдёт обработка для загрузки сумм начислений из Excel.
Поскольку данное начисление настроено как «Доход в натуральной форме», при формировании документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» программа автоматически поймет, что выплачивать эти деньги сотруднику на руки не нужно. Сумма подарка отразится в документе «справочно».
Программа не будет формировать проводки по дебету 73.03 и кредиту расходов на сумму стоимости подарка. Единственная проводка, которая попадет в регламентированный учет из этого документа (если стоимость подарка превысила 4 000 руб. или у сотрудника уже были подарки в этом году) — это начисление НДФЛ:
Дт 70 (или 73) — Кт 68.01
Этот НДФЛ будет удержан при следующей выплате реальной заработной платы сотруднику.
---
Иногда методология учета на предприятии требует, чтобы абсолютно все расчеты с персоналом, включая выдачу подарков в натуральной форме, проходили через бухгалтерский счет 73.03. Такой подход позволяет видеть в оборотно-сальдовой ведомости по счету 73 детальную аналитику в разрезе каждого физического лица. Рассмотрим, как правильно настроить систему, чтобы счет 73.03 корректно закрывался.
Для этого мы должны исключить прямое списание ценностей со склада на счета затрат (счет 26 или 91). Списание должно идти непосредственно на расчеты с сотрудниками.
Создаем документ «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы».
В статье расходов настраиваем следующие параметры:
73.03 («Расчеты по прочим операциям»).При проведении документа формируются проводки вида:
Дт 73.03 (Сотрудник А) — Кт 41 — на сумму стоимости подарка конкретного сотрудника.
В зарплатном блоке (1С:ЗУП или встроенном механизме ERP) регистрируем выдачу подарка через документ «Приз, подарок» или через начисление. Нам необходимо настроить способ отражения этого начисления в бухгалтерском учете.
В справочнике «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» создаем новый элемент (например, «Выдача новогодних подарков»):
91.02 (Прочие расходы, не принимаемые к НУ).73.03 (Расчеты по прочим операциям).При формировании и проведении документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» программа сформирует проводку:
Дт 91.02 — Кт 73.03 (Сотрудник А)
Давайте проанализируем итоговое состояние счета 73.03 по сотруднику А после выполнения всех операций:
73.03 отражена стоимость подарка из складского документа «Внутреннее потребление товаров».73.03 отражена эта же стоимость из зарплатного документа «Отражение зарплаты в финансовом учете».Таким образом, счет 73.03 успешно закрывается в ноль по каждому сотруднику. Сумма расхода попадает на счет 91.02 ровно один раз. Сальдо не зависает.
---
При отражении новогодних подарков бухгалтеру крайне важно не допустить ошибок в налоговом учете. Разберем основные моменты, связанные с НДФЛ, страховыми взносами, НДС и налогом на прибыль.
Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не облагается НДФЛ в пределах 4 000 рублей за налоговый период (календарный год). Если стоимость подарка меньше или равна 4 000 рублей (и других подарков этому сотруднику в текущем году не было), НДФЛ равен нулю.
В программе 1С для этого используется код вычета 501. Документ «Приз, подарок» автоматически контролирует этот лимит по каждому физическому лицу. Даже если НДФЛ к удержанию равен нулю, эти доходы обязательно должны быть зарегистрированы в системе, так как они подлежат отражению в отчетности по форме 6-НДФЛ.
Это один из самых частых вопросов на аудиторских проверках. Облагается ли стоимость подарков страховыми взносами?
Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ, не являются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности на имущество. К таким договорам относится договор дарения.
Важное условие: договор дарения с сотрудником должен быть заключен в письменной форме (согласно ст. 574 ГК РФ это обязательно, если дарителем выступает юридическое лицо и стоимость подарка превышает 3 000 рублей, однако для целей неначисления взносов письменный договор рекомендуется оформлять на любую сумму).
Как настроить это в 1С:
Если ваша организация является плательщиком НДС, помните: безвозмездная передача права собственности на товары признается реализацией в целях исчисления НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). Подарки сотрудникам — не исключение.
Дт 91.02 — Кт 68.02.Дт 68.02 — Кт 19.Расходы на приобретение подарков для сотрудников, а также расходы, связанные с их безвозмездной передачей (включая начисленный НДС), не учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В системе 1С:ERP по статье расходов на списание подарков обязательно должна быть отражена постоянная разница (ПР) для корректного расчета налога на прибыль по ПБУ 18/02.
---
При учете новогодних подарков в 1С:ERP важно помнить: