← На главную

В практике бухгалтерского и налогового учета нередко возникают ситуации, когда организация делает подарки лицам, не состоящим с ней в трудовых отношениях. Это могут быть бывшие сотрудники (пенсионеры), акционеры или просто сторонние лица в рамках маркетинговых акций. Основная сложность в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP 2.5 заключается в том, что стандартные документы, такие как Приз, подарок или Доход в натуральной форме, жестко ориентированы на работу со справочником Сотрудники.

Рассмотрим подробнее, как корректно отразить выдачу подарка стороннему физическому лицу, чтобы данные правильно попали в 6-НДФЛ, был применен положенный вычет и при этом в программе не зависла фиктивная задолженность по выплате денежных средств.

Способ 1. Использование документа «Операция учета НДФЛ»

Проанализируем этот метод как наиболее универсальный, если вашей главной задачей является исключительно налоговая отчетность. Этот документ не делает движений по взаиморасчетам и не создает проводок в бухгалтерском учете, но он является первичным для регистров накопления по НДФЛ.

Разберем по шагам заполнение документа:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы и выберем пункт Операции учета НДФЛ.
2. Создадим новый документ и выберем нужное физическое лицо из справочника Физические лица. Если человека там нет, его необходимо создать (создавать карточку в Сотрудниках не нужно).
3. На закладке Доходы добавим строку, где укажем:
   • Дата получения дохода: дата фактического вручения подарка.
   • Код дохода: 2720 (Стоимость подарков).
   • Вид дохода: Прочие доходы (передача товаров, работ, услуг).
   • Сумма дохода: рыночная стоимость подарка.
4. На закладке Вычеты (или прямо в строке дохода, в зависимости от релиза) укажем код вычета 501. Сумма вычета составит 4000 рублей (но не более суммы самого подарка).
5. Если стоимость подарка превышает 4000 рублей, программа автоматически рассчитает НДФЛ. Однако, так как выплата денежных средств не производится, удержать этот налог мы не можем. В этом случае закладку Удержано по всем ставкам заполнять не нужно.

Выясним причину, по которой этот способ удобен: в конце года программа увидит исчисленный, но не удержанный налог, и сформирует сообщение о невозможности удержания НДФЛ для ИФНС, что полностью соответствует законодательству.

Способ 2. Регистрация прочих доходов

Если нам необходимо, чтобы доход фигурировал в аналитических отчетах по доходам физлиц, рассмотрим вариант с документом Регистрация прочих доходов. Этот документ доступен, если в настройках состава расчетных документов включена опция «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

Проанализируем алгоритм работы с этим документом:

1. Создаем документ Регистрация прочих доходов.
2. Выбираем Вид прочего дохода. Здесь важно правильно настроить этот вид: указать код дохода 2720 и отметить, что доход не является объектом обложения страховыми взносами (согласно ГК РФ, подарки по договору дарения взносами не облагаются).
3. Добавляем физическое лицо. В колонке «Начислено» указываем стоимость подарка.
4. Программа применит вычет 501 автоматически, если он настроен для этого кода дохода.

Важный нюанс: в документе появится колонка «К выплате». Многих бухгалтеров смущает, что эта сумма «зависает» на 76 счете. Посмотрим на ситуацию с точки зрения учета: так как это подарок в натуральной форме, реальной выплаты денег через банк или кассу не будет. В 1С:ЗУП (не КОРП) взаиморасчеты с не сотрудниками ведутся упрощенно, и эта сумма не будет мешать выплате зарплаты основным сотрудникам.

Отражение в бухгалтерском учете и ERP

В случае с 1С:ERP 2.5 или при синхронизации ЗУП с Бухгалтерией, нам нужно «закрыть» техническую задолженность, возникшую на счете 76.10. Разберем, как это сделать:

При проведении документа Регистрация прочих доходов формируется проводка:

Дт 91.02 (или 44, 26) — Кт 76.10 (на сумму подарка)

Поскольку мы выдали подарок вещью, у нас на балансе (на счете 10 или 41) числится этот предмет. Нам необходимо произвести списание подарка ручной операцией или документом Списание товаров (в ERP), но с корректировкой проводок:

Дт 76.10 — Кт 10 (41)

Таким образом, дебет и кредит счета 76.10 схлопываются, и задолженность перед физическим лицом исчезает. Если вы использовали Операцию учета НДФЛ, то в бухгалтерском учете вы просто списываете ТМЦ напрямую на расходы (Дт 91.02 Кт 10), так как в этой схеме счет 76.10 вообще не задействован в программе 1С:ЗУП.

Юридические аспекты: страховые взносы и договоры

Проанализируем ситуацию со страховыми взносами. Чтобы проверяющие органы не доначислили взносы на стоимость подарка, крайне важно наличие письменного договора дарения. Согласно пункту 4 статьи 420 НК РФ, выплаты и иные вознаграждения, переходящие по договорам, связанным с передачей в собственность имущества (имущественных прав), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

В настройках начисления (вида дохода) в 1С обязательно убедитесь, что в поле «Страховые взносы» выбрано значение: Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.

Особенности версии КОРП

Если вы используете версию ЗУП КОРП, рассмотрим дополнительную возможность. В этой версии функционал работы с не сотрудниками расширен. Можно использовать документ Выплата бывшим сотрудникам. Несмотря на название, его можно адаптировать для любых физлиц, если в справочнике Физические лица указать соответствующую категорию. Это позволяет более гибко настраивать счета учета (например, использовать счет 76.05 или 76.10) непосредственно в документе начисления.

Резюме:

• Если нужно быстро подать сведения в 6-НДФЛ без лишних проводок — используем Операцию учета НДФЛ.
• Если нужен полный цикл с отражением дохода в аналитике организации — используем Регистрацию прочих доходов с последующим закрытием взаиморасчетов в бухгалтерской программе.
• Всегда проверяем применение вычета 4000 руб. (код 501) и отсутствие страховых взносов.