При подготовке отчетности по форме СЗВ-ТД (с 2023 года — часть формы ЕФС-1) бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с ситуацией: у сотрудника в программе есть история кадровых изменений, но в отчет попадает только «Кадровый перевод», а «Прием на работу» отсутствует. Рассмотрим подробно, почему так происходит, является ли это ошибкой и как правильно отразить данные в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения нормативных актов. Согласно Постановлению Правления ПФР, при первичной подаче сведений о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель обязан представить сведения о последнем кадровом мероприятии у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года.
Рассмотрим пример: сотрудник был принят в организацию в 2015 году, а в 2018 году был переведен на другую должность.
Таким образом, если вы видите в отчете только перевод, совершенный до 2020 года, — это не глюк программы, а корректное выполнение требований контролирующих органов. ПФР (ныне СФР) принимает такие отчеты без нареканий.
Часто пользователь не может найти сам физический документ Прием на работу в списке. Разберем, почему это случается. Основная причина — перенос данных из предыдущих версий программ (например, из 1С:ЗУП 2.5 или 1С:Бухгалтерии 7.7).
При «кратком» переносе данных документы прошлых периодов не переносятся как объекты. Вместо них создаются технические документы Перенос данных. Проанализируем, где искать эти записи:
Перенос данных с кодами «ТК» (Трудовая книжка) или «ППА» (Падровая история).Мероприятия трудовой деятельности.Иногда возникают ситуации, когда кадровик настаивает на подаче именно приема (например, если перевод был формальным или необходимо скорректировать данные). Посмотрим, как это сделать с помощью документа Регистрация трудовой деятельности.
Рассмотрим по шагам процесс ручного добавления мероприятия:
Регистрация трудовой деятельности.Важный нюанс: если вы добавляете «Прием» вручную, убедитесь, что вы удалили или отменили автоматическую запись о «Переводе» в этом же документе регистрации, иначе в отчет попадут два события, что приведет к ошибке проверки в СФР.
Проанализируем еще одну техническую причину, по которой данные могут не попадать в отчет. В каждом кадровом документе 1С:ЗУП 3.1 (Прием, Перевод, Увольнение) есть специальный реквизит — флажок Отразить в трудовой книжке.
Если документ был создан вручную или перенесен некорректно:
Прием на работу (если он существует в базе).Если же вы работаете с перенесенными данными, проверьте записи регистра Мероприятия трудовой деятельности через меню «Функции для технического специалиста». Найдите записи по конкретному сотруднику и убедитесь, что у нужного события заполнено поле Наименование и Дата мероприятия.
Выясним причину возможных проблем при повторной подаче данных. Каждое мероприятие в 1С имеет уникальный идентификатор (UUID). Если вы уже подавали сведения по сотруднику (например, тот самый перевод), а теперь решили «найти» и подать прием вместо него, простое удаление и добавление новой строки может привести к дублированию данных на сервере СФР.
В таких случаях рекомендуется использовать механизм Изменить в документе Регистрация трудовой деятельности. Это позволит программе сопоставить старую запись с новой и корректно сформировать отменяющую и закрепляющую записи в файле выгрузки.
Подводя итог, проанализируем основные выводы:
Переносе данных.Регистрацию трудовой деятельности через кнопку Данные до 2020 года.Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП 3.1 автоматизирована максимально надежно, и в большинстве случаев «невидимость» документов объясняется именно логикой заполнения отчетности «по последнему событию». Соблюдение этих простых правил поможет вам сдавать отчетность без ошибок с первого раза.