При подготовке кадровой отчетности в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с непонятным поведением программы: при заполнении сведений о трудовой деятельности до 1 января 2020 года в отчет попадает только одна, самая последняя строка. Например, если у сотрудника в истории были и «Прием», и «Перевод», зарегистрированные до 2020 года, программа упорно игнорирует «Прием» и подтягивает только «Перевод».
Давайте подробно разберем, почему так происходит, соответствует ли это действующему законодательству, как ведут себя алгоритмы 1С:ЗУП и что делать, если контролирующие органы требуют предоставить полную историю.
Для начала проанализируем законодательную базу. С 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД была упразднена, и вместо нее работодатели сдают единую форму ЕФС-1 (сведения отражаются в Подразделе 1.1 Раздела 1). Однако методологические правила передачи исторических сведений, накопленных до 1 января 2020 года, остались прежними.
Согласно Порядку заполнения формы (ранее — пункт 1.7 Постановления Правления ПФР № 730п, ныне — аналогичные правила заполнения ЕФС-1):
при представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. При этом указываются данные о последнем (по состоянию на указанную дату) кадровом мероприятии.
Таким образом, закон четко и однозначно требует передавать исключительно одно последнее событие, актуальное на 01.01.2020. Если сотрудника приняли в организацию в 2015 году, а в 2018 году перевели на другую должность, то по состоянию на 01.01.2020 актуальным состоянием является именно перевод. Данные о приеме отправлять не нужно. Программа 1С:ЗУП 3.1 в данном случае строго следует букве закона.
Рассмотрим важный нюанс, который часто вызывает споры между кадровиками и техническими специалистами. Что делать, если последней записью в трудовой книжке до 2020 года является запись о переименовании компании?
СФР (ранее ПФР) в своих официальных разъяснениях указывает следующее:
Если последнее событие до 2020 года — это переименование организации (например, прием был в 2015 году, а переименование произошло в 2018 году), то работодатель обязан передать в СФР два мероприятия:
Это необходимо для того, чтобы в электронной базе СФР не нарушалась логическая цепочка. Если передать только переименование без привязки к должности, у ведомства не сойдутся данные. А если передать только прием в старую организацию, то при последующем увольнении (которое произойдет уже из переименованной организации) возникнет логический разрыв.
Важно! Существует судебная практика (например, определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции по делу № 2-1730/2022), подтверждающая, что некорректная передача (или непередача) сведений о переименовании может повлечь серьезные штрафы. В указанном прецеденте работодатель не отправил сведения о переименовании компании, из-за чего уволенный сотрудник не смог вовремя встать на учет в Центре занятости. Суд обязал работодателя выплатить бывшему сотруднику компенсацию в размере около 250 000 рублей.
Выясним, как ведут себя алгоритмы программы при заполнении отчета. Разработчики реализовали заполнение сведений до 2020 года следующим образом:
Прием или Перевод, дата которого строго меньше 01.01.2020.Переименование или Установление квалификации. Если они есть, программа добавит их в отчет в дополнение к приему/переводу.Прием или Перевод являются обязательным фундаментом для выгрузки.Для технического анализа кадровой истории в программе используются следующие регистры сведений:
Мероприятия трудовой деятельности — здесь хранятся все зарегистрированные события, готовые к отправке.Кадровая история сотрудников интервальный — этот регистр отвечает за построение непрерывной цепочки кадровых состояний сотрудника.Мероприятия трудовой деятельности переданные — в этом регистре фиксируются события, которые уже были отправлены в СФР и успешно приняты.К сожалению, на местах сотрудники территориальных органов СФР иногда используют собственные трактовки закона и отказываются принимать отчет, в котором указан только последний перевод без приема. Спорить с ведомством получается не всегда, поэтому рассмотрим по шагам, как принудительно добавить оба мероприятия в отчет.
Для внесения изменений в исторические данные нам понадобится специальный документ:
Если автоматический подбор по кнопке «Данные до 2020 года» игнорирует нужную нам строку (так как программа считает ее избыточной по закону), выполним следующие действия:
Прием, указав дату события (например, в 2015 году), должность, подразделение и реквизиты первичного приказа о приеме.Перевод (например, от 2018 года) со всеми актуальными на тот момент реквизитами.После проведения корректирующего документа перейдем к формированию отчетности:
Регистрация трудовой деятельности.Таким образом, мы рассмотрели как законодательные основы формирования отчетности по кадровым мероприятиям до 2020 года, так и практические инструменты в программе 1С:ЗУП 3.1. В штатных ситуациях настоятельно рекомендуем придерживаться официальной позиции СФР и отправлять только последнее событие. Это избавит базу данных от лишней информации и минимизирует риски расхождения аналитики.