← На главную

Переход со старых редакций программного обеспечения на новые — это всегда серьезное испытание для бухгалтерии и IT-отдела. Особенно остро эта проблема встает в период сдачи годовой отчетности. Типичная ситуация: в конце года компания осуществляет долгожданный переход с конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 2.5 (ЗУП 2.5) на современную редакцию 3.1 (ЗУП 3.1). Однако при попытке сформировать отчетность по форме 2-НДФЛ за прошедший год бухгалтеры обнаруживают неприятный сюрприз: в новой базе ЗУП 3.1 отчет за прошлый год формируется абсолютно пустым, а в старой базе ЗУП 2.5 отчетность заполняется, но сама форма и формат выгрузки XML безнадежно устарели и не принимаются налоговой инспекцией.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает данная проблема, и рассмотрим три надежных практических способа ее решения, которые помогут вам успешно сдать отчетность без лишней головной боли.

Выясним причину: почему ЗУП 3.1 оказалась «пустой» за прошлый год?

Для того чтобы понять, как исправить ситуацию, давайте проанализируем механизмы переноса данных, заложенные разработчиками фирмы «1С». При переходе с редакции 2.5 на 3.1 пользователям предлагается два варианта переноса истории:

1. Рекомендованный (краткий) перенос. При этом варианте в новую базу переносятся только кадровые срезы на дату начала работы, остатки расчетов по зарплате и сводные данные для расчета среднего заработка за предшествующие 2-3 года. Подробные документы начислений, удержаний и, что самое главное, детальные движения по регистрам учета НДФЛ за прошлый год в новую базу не переносятся. Именно поэтому в ЗУП 3.1 физически отсутствуют данные для заполнения 2-НДФЛ за прошлый период.
2. Полный перенос данных. Этот вариант предполагает перенос всех документов за прошлые годы. Однако на практике он часто приводил к огромному количеству ошибок из-за кардинального различия в архитектуре учета НДФЛ в старой и новой редакциях. Сама фирма «1С» настоятельно рекомендовала использовать именно краткий перенос, что автоматически привело к необходимости сдавать отчетность за переходный год из старой базы ЗУП 2.5.

Таким образом, единственным верным решением является формирование отчета на основе данных старой базы ЗУП 2.5. Но как быть, если поддержка ЗУП 2.5 ПРОФ была официально прекращена, и новые форматы выгрузки (например, по Приказу ФНС № ММВ-7-11/566@) в ней отсутствуют? Рассмотрим три эффективных метода решения этой задачи.

Способ 1. Транзитная выгрузка через программу «Налогоплательщик ЮЛ»

Этот способ является одним из самых популярных, так как не требует привлечения программистов и изменения конфигурации 1С. Мы воспользуемся официальным бесплатным программным обеспечением от ФНС РФ — «Налогоплательщик ЮЛ» (НЮЛ), которое выступит в роли конвертера форматов.

Рассмотрим этот алгоритм по шагам:

1. Откройте вашу старую базу ЗУП 2.5 и сформируйте отчет Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников за отчетный год. Поскольку конфигурация устарела, программа выгрузит файл XML в старом формате. Сохраните этот файл на компьютер.
2. Скачайте и установите на компьютер программу «Налогоплательщик ЮЛ». Внимание: вам потребуется установить не самую последнюю версию программы, а ту, которая еще поддерживала импорт старого формата файлов (например, версию на стыке изменений законодательства).
3. Запустите установленную версию «Налогоплательщик ЮЛ» и импортируйте в нее сохраненный из ЗУП 2.5 файл старого формата. Программа успешно примет данные, так как на тот момент она еще умела распознавать старый формат XML.
4. После успешного импорта обновите программу «Налогоплательщик ЮЛ» до самой последней актуальной версии. При обновлении базы данных НЮЛ автоматически конвертирует загруженные сведения по сотрудникам в новый формат, соответствующий актуальным требованиям ФНС.
5. Выполните встроенную проверку отчета непосредственно в НЮЛ. Встроенный тестер ФНС зачастую проверяет данные даже качественнее, чем стандартный 1С-Тестер.
6. Выгрузите из обновленной программы «Налогоплательщик ЮЛ» готовый файл отчетности. Этот файл будет сформирован в абсолютно актуальном формате и готов к отправке в ИФНС через любого оператора электронного документооборота.

Способ 2. Сравнение и объединение ЗУП 2.5 ПРОФ с актуальной версией КОРП

Если в вашем штате есть квалифицированный программист 1С, вы можете обновить механизмы формирования НДФЛ в вашей старой базе ЗУП 2.5. Дело в том, что в то время как поддержка версии ПРОФ была прекращена, версия ЗУП 2.5 КОРП (а также конфигурации УПП 1.3 и Комплексная автоматизация 1.1) продолжала получать официальные обновления законодательства, включая новые форматы отчетности 2-НДФЛ.

Проанализируем технический процесс обновления конфигурации:

1. Обязательно сделайте резервную копию вашей информационной базы ЗУП 2.5 перед началом любых работ!
2. Скачайте актуальный дистрибутив конфигурации ЗУП 2.5 КОРП (файл 1cv8.cf) той же версии или близкой к вашему релизу.
3. Откройте базу ЗУП 2.5 ПРОФ в режиме «Конфигуратор».
4. Перейдите в меню Конфигурация — Поддержка — Настройка поддержки и временно включите возможность изменения конфигурации, если она заблокирована.
5. Выберите пункт меню Конфигурация — Сравнить, объединить с конфигурацией из файла... и укажите путь к файлу 1cv8.cf от актуальной версии КОРП.
6. В открывшемся окне сравнения снимите флажки со всех объектов. Нам не нужно объединять конфигурации полностью.
7. Найдите в дереве объектов и отметьте галочками только те объекты, которые отвечают за формирование отчетности по НДФЛ. В первую очередь это документ Справка2НДФЛ (или соответствующий документ по учету НДФЛ в вашей версии), его формы, а также зависимые общие модули и макеты печатных форм.
8. Запустите процесс объединения. После завершения выполните синтаксический контроль и обновите конфигурацию базы данных (клавиша F7).

После проведения этой процедуры в вашей старой базе ЗУП 2.5 появится актуальная печатная форма и правильный формат выгрузки XML, что позволит отправить отчет напрямую из 1С.

Способ 3. Использование внешних обработок и печатных форм

Для тех, кто не хочет вносить изменения в структуру метаданных конфигурации через Конфигуратор и не желает работать со сторонним ПО типа «Налогоплательщик ЮЛ», существует альтернативный вариант — использование внешних обработок. Разработчики на партнерских порталах (например, Инфостарт) выпустили специализированные внешние отчеты выгрузки и печатные формы под требования нового Приказа ФНС.

Рассмотрим, как это работает:

• Внешние печатные формы: Они подключаются через стандартный механизм дополнительных отчетов и обработок (меню Сервис — Дополнительные отчеты и обработки — Дополнительные внешние печатные формы). Это позволяет распечатать новый бланк справки прямо из старого документа 1С для выдачи сотрудникам на руки.
• Внешние обработки выгрузки: Специализированная обработка запускается через меню Файл — Открыть. Она напрямую обращается к регистрам накопления старой базы ЗУП 2.5, собирает сведения по доходам и налогам сотрудников и сразу генерирует итоговый XML-файл в новом формате, минуя стандартные механизмы выгрузки конфигурации.

Этот способ безопасен для базы данных, так как не меняет ее структуру, и экономит время бухгалтера.

Проанализируем риски: почему не стоит восстанавливать НДФЛ в ЗУП 3.1 вручную?

Иногда у пользователей возникает соблазн перенести данные за прошлый год в новую ЗУП 3.1 вручную при помощи документов Перенос данных, чтобы сдать всю отчетность из одной программы. Мы настоятельно не рекомендуем этого делать по следующим причинам:

1. Различие в логике учета. В ЗУП 2.5 удержанный и перечисленный НДФЛ регистрировался отдельными документами выплаты зарплаты и перечисления налога в бюджет. В ЗУП 3.1 логика существенно упрощена, и перечисленный налог жестко привязан к ведомостям на выплату.
2. Риск «задвоения» данных. Ручной перенос операций по регистрам накопления НДФЛ без глубокого понимания взаимосвязей регистров неизбежно приведет к тому, что в новом периоде программа начнет неверно распределять перечисленный НДФЛ по сотрудникам, выдавать отрицательные остатки в отчетах или дублировать суммы.

Таким образом, самым безопасным и методически верным решением является сохранение архивной базы ЗУП 2.5 и отправка годового отчета 2-НДФЛ непосредственно из нее одним из трех описанных выше способов.