← На главную

Переход на новую редакцию программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) часто осуществляется с начала календарного года. Фирма «1С» рекомендует использовать так называемый «краткий» перенос данных. При этом методе в новую базу переносятся только остатки по взаиморасчетам, кадровые данные и сведения для расчета среднего заработка за последние три года. Однако детальные данные по НДФЛ (доходы, исчисленный и удержанный налог) за предыдущий год в новую базу не попадают. Это создает серьезную проблему, когда в марте-апреле наступает время сдавать отчетность 2-НДФЛ за прошедший год.

Разберем подробно, как можно решить эту задачу, проанализируем различные сценарии — от работы в старой базе до ручного ввода данных в новую систему.

Причина отсутствия данных при рекомендованном переносе

Проанализируем ситуацию: почему отчет 2-НДФЛ в ЗУП 3.1 оказывается пустым? При рекомендованном переносе программа создает документы Перенос данных. Эти документы заполняют специализированные регистры для расчета пособий и отпусков, но они не затрагивают регистры налогового учета, такие как Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Сведения о доходах НДФЛ. Для формирования справки 2-НДФЛ системе нужны записи именно в этих регистрах за весь 2018 год. Поскольку их нет, отчет за 2018 год в новой базе сформировать невозможно без дополнительных манипуляций.

Решение 1: Использование старой учетной системы (ЗУП 2.5)

Это самый логичный и простой путь, который рекомендуют опытные специалисты. Суть заключается в том, чтобы подготовить и отправить отчетность из той программы, в которой велся учет в течение всего 2018 года.

Рассмотрим шаги для этого варианта:

1. Обновление конфигурации: Убедимся, что ваша старая база ЗУП 2.5 обновлена до последнего актуального релиза. Несмотря на прекращение активной поддержки ПРОФ-версии, критические изменения законодательства (включая формы отчетности) часто выпускались.
2. Использование КОРП-версии или УПП: Если вы использовали ПРОФ-версию и в ней отсутствует обновленная форма 2-НДФЛ, можно воспользоваться тем фактом, что в версиях КОРП, УПП 1.3 или Комплексная автоматизация 1.1 новая форма была реализована официально. Программисты могут «вытянуть» необходимые объекты (отчеты и обработки) из CF-файла КОРП-версии и внедрить их в вашу рабочую базу 2.5.
3. Формирование файла: После формирования отчета в 2.5 выгружаем XML-файл и отправляем его через сервис «1С-Отчетность» или стороннего оператора связи.

Решение 2: Перенос данных в тестовую конфигурацию (Полный перенос)

Если по каким-то причинам работа в старой базе невозможна, рассмотрим вариант с «полным переносом» данных, но не в рабочую базу, а в специально созданную тестовую.

Выясним алгоритм действий:

1. Создаем пустую базу ЗУП 3.1 той же версии, что и рабочая.
2. Запускаем помощник начальной настройки и выбираем «полный перенос данных» (нерекомендуемый метод).
3. Программа перенесет все документы начислений и выплат за прошлые периоды. Это позволит регистрам НДФЛ заполниться автоматически.
4. В этой тестовой базе формируем 2-НДФЛ, проверяем данные и выгружаем отчет.

Важно: Полный перенос часто проходит с ошибками, требующими ручной правки («вычистки» данных), поэтому использовать такую базу для дальнейшего ведения учета не рекомендуется. Она послужит только временным хранилищем для сдачи отчетности.

Решение 3: Использование бесплатного ПО «Налогоплательщик ЮЛ»

Если в 1С ЗУП 2.5 форма 2-НДФЛ безнадежно устарела, а перенос в 3.1 не удается, можно прибегнуть к помощи внешних инструментов. Программа «Налогоплательщик ЮЛ» является официальным бесплатным продуктом ФНС.

Посмотрим, как это работает:

1. Выгружаем данные из ЗУП 2.5 в старом формате XML (который там доступен).
2. Загружаем этот файл в «Налогоплательщик ЮЛ». Программа обычно корректно распознает структуру доходов и налогов.
3. Внутри программы обновляем формы до актуальных, проводим проверку на соответствие XSD-схемам и выгружаем уже готовый, актуальный отчет для налоговой.

Решение 4: Ручной ввод данных через «Операцию учета НДФЛ» в ЗУП 3.1

В ситуациях, когда сотрудников немного, или нужно подготовить справку для выдачи на руки конкретному человеку, разберем метод ручного наполнения регистров в новой базе.

Для этого в ЗУП 3.1 предусмотрен документ Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Проанализируем, как его заполнить:

• Создаем новый документ и выбираем сотрудника.
• Дата операции должна соответствовать 2018 году (например, 31.12.2018).
• На вкладке «Доходы» построчно вносим все суммы выплат с указанием кодов доходов и дат их получения.
• На вкладке «Исчислено по 13% (30%, 35%)» указываем суммы налога, рассчитанные с этих доходов.
• На вкладке «Удержано по всем ставкам» фиксируем факт удержания налога.

После проведения этого документа стандартный отчет 2-НДФЛ в ЗУП 3.1 начнет «видеть» эти суммы, так как документ делает записи напрямую в нужные регистры накопления.

Нюансы с декабрьской зарплатой

Ситуация осложняется, если зарплата за декабрь 2018 года выплачивалась уже в январе 2019 года. В этом случае возникает разрыв между налоговыми периодами.

Рассмотрим, как правильно отразить это в ЗУП 3.1:

1. Входящее сальдо по взаиморасчетам вносится документом Начальная задолженность по зарплате на 01.01.2019.
2. Чтобы налог, удержанный в январе 2019 года, попал в справку 2-НДФЛ за 2018 год (в графу «удержано»), необходимо использовать документ Перенос данных с кодом регистра НДФЛ. В нем нужно зафиксировать расход по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, указав в поле «Налоговый период» 2018 год.

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что выбор метода зависит от ваших ресурсов и количества сотрудников. Самым надежным способом остается подготовка отчета в старой базе (даже если для этого потребуется обновить ее до КОРП-версии или использовать внешние обработки). Если же вы решили полностью перейти в новую среду, используйте документ Операция учета НДФЛ для точечного ввода данных или внешние обработки для загрузки сведений в документы Перенос данных.