← На главную

Довольно часто в розничной торговле возникает ситуация, когда покупателю необходимо внести аванс или предоплату за товар, которого в данный момент нет в наличии. Например, клиент заказывает мебель и вносит часть суммы, а остаток оплачивает при получении. Разберем по шагам, как правильно оформить такую операцию в программе 1С:Розница 8.3, чтобы не нарушить кассовую дисциплину и требования 54-ФЗ.

Требования законодательства (54-ФЗ) и частые ошибки

Проанализируем типичные ошибки, которые допускают пользователи. Брать деньги «без чека», выписывать бумажные гарантийные письма или пробивать фиктивную услугу с названием «Предоплата» — это прямое нарушение кассовой дисциплины, за которое предусмотрены серьезные штрафы. Оформлять только Приходный кассовый ордер (ПКО) без пробития кассового чека также нельзя.

По закону (54-ФЗ), при получении денег до передачи товара и при самой передаче товара мы должны пробить два разных чека. Рассмотрим подробнее, как они должны быть оформлены:

1. Первый чек выбивается в момент внесения денег с признаком способа расчета Аванс или Предоплата.
2. Второй чек выбивается при окончательном расчете и передаче товара с признаком способа расчета Полный расчет, где указывается полная стоимость товара и зачет ранее внесенного аванса.

Также выясним разницу между терминами. Предоплата используется, когда мы точно знаем, за какой конкретно товар платит покупатель (например, определенная модель дивана). Аванс оформляется, когда конечный перечень товаров еще не определен на момент оплаты (например, продажа подарочного сертификата или внесение депозита).

Настройка программы 1С:Розница 8.3

Чтобы кассир мог легко и без ошибок пробивать такие чеки через Рабочее место кассира (РМК), настроим саму программу. В актуальных версиях конфигурации (редакции 2.3 и 3.0) этот функционал является штатным, но по умолчанию он может быть отключен. Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел настроек продаж (например, Настройки — Еще больше возможностей — Продажи).
2. Найдем и установим флажок Предоплата в чеках ККМ.

После включения этой настройки в интерфейсе РМК появится специальный режим для работы с предоплатами.

Оформление чеков через РМК (Рабочее место кассира)

Посмотрим на пример работы кассира при продаже товара с частичной оплатой. Процесс делится на два основных этапа.

Шаг 1: Внесение предоплаты

1. В интерфейсе РМК кассир выбирает нужный товар (например, диван).
2. Затем переходит в специальный режим предоплаты.
3. Указывает сумму, которую фактически вносит клиент в данный момент.
4. ККТ печатает первый чек. В этом чеке тег Признак способа расчета автоматически примет значение 3 (Аванс или частичная предоплата), а Тип оплаты будет равен 0 (Наличные) или 1 (Безналичными / Электронно).

Шаг 2: Отгрузка товара и доплата остатка

1. Когда товар поступает в магазин и клиент приходит забирать заказ, кассир находит отложенный чек или заказ в системе РМК.
2. Принимает оставшуюся сумму от покупателя.
3. Пробивается второй чек. В нем тег Признак способа расчета будет равен 4 (Полная оплата).
4. В чеке будет указана полная стоимость дивана. При этом сумма, которую клиент доплачивает сейчас, пройдет по типу оплаты Наличные или Безналичные, а ранее внесенная сумма отразится как Тип оплаты = 2, то есть Зачет аванса/предоплаты.

Работа с документами «Заказ покупателя» и ПКО

Существует заблуждение, что заказы покупателей в 1С не работают с физическими лицами. Развеем этот миф. Мы можем смело создавать документ Заказ покупателя на обычного розничного клиента в современных версиях программы:

1. Создаем заказ и указываем контрагента из папки «Физические лица» (или используем обобщенного контрагента «Розничный покупатель»).
2. Прямо на основании этого заказа мы можем пробить чек на предоплату из РМК или создать документ Поступление в кассу.
3. Система сама проанализирует состояние заказа, увидит, что отгрузки (документа Расходная накладная) еще не было, и автоматически присвоит поступающим деньгам статус предоплаты.

Что касается Приходных кассовых ордеров (ПКО). Технически система позволяет выписать ПКО на физическое лицо, прямого системного запрета на это нет. Однако в условиях интенсивной розничной торговли использование ПКО сильно усложняет процесс работы, так как требует от кассира расширенных прав доступа к бухгалтерским документам. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать связку Заказ покупателя + Чек на предоплату из РМК. Это максимально удобный и правильный способ, который гарантирует корректную передачу всех необходимых фискальных тегов в ОФД.