← На главную

При отправке сотрудника в служебную командировку часто возникает необходимость безналичного перечисления аванса на командировочные расходы и суточных непосредственно на его действующую банковскую (зарплатную) карту. Разберем методологию отражения таких операций и выясним, как правильно разделить учет между программами 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (1С:БП).

Разделение учета между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией

Проанализируем природу выплат командировочных сумм. Выдача денежных средств под отчет (на оплату проезда, проживания и суточных) не является составной частью оплаты труда работника и относится к расчетам с подотчетными лицами (счет 71 бухгалтерского учета). Конфигурация 1С:ЗУП предназначена для расчета заработной платы, начисления налогов, страховых взносов и формирования кадрового учета. Учет расчетов с подотчетными лицами в ней не ведется.

Попытка провести выплату аванса на командировку через типовые ведомости на выплату зарплаты или через создание специальных зарплатных видов расчета приводит к искажению взаиморасчетов по оплате труда (счет 70), некорректному заполнению расчетных листков и расчетных ведомостей. Поэтому саму фактическую выплату денежных средств необходимо регистрировать в бухгалтерской программе, а в 1С:ЗУП отражать только те операции, которые влияют на налогообложение и регламентированную отчетность.

Оформление перечисления подотчетных сумм в 1С:Бухгалтерии

Рассмотрим порядок оформления банковского перевода на карту сотрудника в программе 1С:Бухгалтерия предприятия:

1. Перейдем в раздел Банк и касса и откроем журнал Банковские выписки.
2. Создадим документ Списание с расчетного счета.
3. Выберем вид операции Перечисление подотчетному лицу.
4. Укажем сотрудника в поле Получатель и заполним сумму перечисляемого аванса (включая расчетную сумму суточных и расходов на командировку).
5. Проверим реквизиты банковского счета сотрудника. Перечисление можно осуществлять как на зарплатную карту в рамках зарплатного проекта, так и на личный счет работника.
6. В назначении платежа обязательно укажем формулировку: «Аванс на командировочные расходы под отчет».
7. Обратим внимание на реквизит Код вида дохода для платежного поручения: при перечислении подотчетных средств данный код не указывается (или указывается отсутствие дохода), так как выплата не является доходом физического лица, с которого допускается удержание по исполнительным листам.

При проведении документа формируется проводка Дебет 71.01 — Кредит 51, отражающая возникновение задолженности подотчетного лица перед организацией.

Отражение суточных в 1С:ЗУП для налогового учета и отчетности

Суточные выплачиваются сотруднику в составе аванса через бухгалтерию, однако они требуют специального отражения в 1С:ЗУП для корректного расчета НДФЛ, страховых взносов и формирования отчетов РСВ и 6-НДФЛ. Разберем по шагам два сценария настройки начислений.

Настройка суточных в пределах установленных норм

Суточные в пределах законодательных норм (до 700 рублей в день при командировках по России и до 2500 рублей при заграничных поездках) освобождены от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Однако по правилам заполнения формы РСВ необлагаемые суммы должны включаться в общую базу выплат. Выполним настройку вида начисления:

1. Перейдем в меню Настройка — Начисления и создадим новый элемент.
2. На вкладке Основное укажем назначение начисления Доход в натуральной форме. Поле Начисление выполняется переведем в значение По отдельному документу.
3. Переключатель расчета установим в положение Результат вводится фиксированной суммой.
4. На вкладке Налоги, взносы, бухучет установим:
   1. НДФЛ — переключатель в положение не облагается;
   2. Страховые взносы — вид дохода Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий....
5. Для регистрации фактической суммы суточных используем документ Доход в натуральной форме (раздел Зарплата).

Сумма, проведенная таким документом, не увеличивает сумму к выплате в зарплатных ведомостях, но корректно попадает в регламентированную отчетность по страховым взносам.

Настройка суточных сверх установленных норм

Если локальными нормативными актами организации предусмотрены суточные выше 700 рублей по РФ или выше 2500 рублей за рубеж, сумма превышения признается доходом сотрудника и облагается НДФЛ и всеми видами страховых взносов:

1. В справочнике Начисления создадим отдельный вид расчета (например, «Суточные сверх норм») с назначением Доход в натуральной форме.
2. На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем:
   1. НДФЛ — облагается, код дохода 2012 или 4800;
   2. Категория дохода — Прочие доходы от трудовой деятельности;
   3. Страховые взносы — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
3. Регистрируем сумму превышения документом Доход в натуральной форме.

Начисленный с этой суммы НДФЛ будет автоматически удержан программой при ближайшей выплате заработной платы через документ Ведомость в банк.

Удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы

Если после утверждения авансового отчета в 1С:Бухгалтерии за сотрудником остался долг по неизрасходованному авансу, и принято решение удержать его из зарплаты с согласия работника, выполним следующие действия в 1С:ЗУП:

1. В меню Настройка — Удержания проверим наличие вида удержания с назначением Удержание в счет расчетов по прочим операциям и видом операции Удержание неизрасходованных подотчетных сумм.
2. Зарегистрируем факт удержания документом Удержание по прочим операциям (раздел Зарплата), указав сотрудника, период и общую сумму.
3. При ежемесячном расчете зарплаты сумма будет удержана с учетом ограничений статьи 138 ТК РФ (не более 20% от суммы к выплате).
4. После выполнения синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ Отражение зарплаты в бухучете сформирует проводку Дебет 70 — Кредит 71.01, закрывая задолженность подотчетного лица.