При ведении бухгалтерского учета в связке программ 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия Предприятия (БП) пользователи часто сталкиваются с вопросом корректного отражения командировочных расходов, выплаченных сотрудникам сверх установленных норм. Особые сложности возникают, когда такие суммы квалифицируются как доход в натуральной форме. Мы рассмотрим ситуацию, когда после выгрузки данных из ЗУП в БП документ "Отражение зарплаты в регл. учете" не формирует бухгалтерские проводки по суммам этих сверхнормативных командировочных, и проанализируем, почему так происходит, а также как правильно настроить учет.
Давайте выясним причину такого поведения системы и разберем, каким образом должны быть отражены сверхнормативные командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Первоочередно, мы должны понять, что отсутствие проводок по самому начислению "Командировочные расходы сверх норм", заданному как Доход в натуральной форме, при выгрузке из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию — это штатное, предусмотренное разработчиками поведение системы. Мы часто ожидаем, что любое начисление должно автоматически формировать проводки по дебету счетов затрат и кредиту счета расчетов с персоналом по оплате труда (счет 70), однако для доходов в натуральной форме логика другая.
Когда мы создаем начисление с назначением Доход в натуральной форме в 1С:ЗУП и регистрируем его соответствующим документом, система в первую очередь фиксирует этот доход для целей налогообложения НДФЛ и начисления страховых взносов. Сумма такого дохода не является прямым расходом предприятия, который бы сразу отражался по дебету затратных счетов. Это доход сотрудника, который необходимо обложить налогами и взносами, но сам по себе он не представляет собой прямой расход на оплату труда.
Важно отметить, что хотя по сумме самого начисления проводок не формируется, бухгалтерские проводки по начисленным НДФЛ и страховым взносам с этих сверхнормативных сумм будут сформированы. Это происходит потому, что НДФЛ и взносы являются обязательствами организации перед бюджетом и фондами, и система корректно их отражает через счет 70 (для НДФЛ) и 69 (для страховых взносов) в корреспонденции со счетами затрат или прочих расходов.
Этот механизм работы подтверждается официальной документацией, например, на информационно-технологическом сопровождении 1С (ИТС), где ясно указано, что "бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам, если данное начисление ими облагается". Таким образом, если вы наблюдаете именно такое поведение, ваша система работает корректно согласно заложенной логике.
Прежде чем перейти к подробному алгоритму, давайте разберемся с одним из ключевых заблуждений, которое часто встречается у бухгалтеров: отнесение командировочных расходов на счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Это является серьезной методологической ошибкой. Командировочные расходы, независимо от того, укладываются они в нормативы или превышают их, не являются оплатой труда. Это возмещение сотруднику расходов, понесенных им в интересах организации. Они относятся к затратам организации, но не к фонду заработной платы.
Счет 70 предназначен исключительно для учета расчетов с работниками по выплате заработной платы, премий, отпускных и прочих выплат, составляющих фонд оплаты труда. Командировочные же расходы, как и другие суммы, выдаваемые под отчет, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Разберем это подробнее:
Выдача денежных средств на командировку: Когда организация выдает сотруднику деньги на командировку (аванс), эта операция отражается как выдача под отчет. Стандартная проводка: Дебет 71 Кредит 50 (51) - выданы денежные средства под отчет.
Отчет о командировке: После возвращения из командировки сотрудник предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Именно на основании этого отчета расходы принимаются к учету. В зависимости от характера расходов (в пределах норм или сверх норм), они списываются со счета 71 на соответствующие счета затрат или прочих расходов.
Таким образом, мы видим, что счет 70 никак не задействован в прямом учете командировочных расходов. Его использование для этих целей приводит к искажению финансовой отчетности и неправильному формированию затрат предприятия.
Теперь, когда мы понимаем логику системы и корректные принципы бухгалтерского учета, давайте разберем по шагам, как правильно настроить и отразить командировочные расходы сверх норм.
Начнем с настройки самого начисления в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Это начисление будет использоваться для фиксации суммы превышения командировочных норм, которая облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Перейдите в раздел Настройка - Начисления и создайте новое начисление (или проверьте существующее). Назовем его, например, "Командировочные сверх норм (НДФЛ, СВ)".
Назначение начисления: Установите Доход в натуральной форме.
Налогообложение НДФЛ: Обязательно установите, что начисление облагается НДФЛ. Как правило, для большинства сверхнормативных командировочных применяется ставка 13% (или другая, согласно статусу налогоплательщика).
Страховые взносы: Укажите, что начисление облагается страховыми взносами. Сверхнормативные командировочные подлежат обложению всеми видами страховых взносов (на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование и на страхование от несчастных случаев).
Бухгалтерский учет: Здесь важно понимать, что непосредственно само начисление не формирует проводки по расходам. Однако, для корректного отражения НДФЛ и страховых взносов, вам потребуется настроить Способ отражения зарплаты в бухучете. Вы можете использовать общий способ для зарплаты, или создать отдельный способ, если хотите, чтобы НДФЛ и взносы со сверхнормативных командировочных относились на специфический счет затрат (например, на счет 91.02, если и взносы вы не хотите учитывать для налога на прибыль).
Для регистрации фактической суммы сверхнормативных командировочных, которые необходимо обложить НДФЛ и взносами, в 1С:ЗУП используйте документ Доход в натуральной форме (раздел Зарплата - Доходы в натуральной форме). В этом документе:
Укажите сотрудника, которому были выплачены сверхнормативные суммы.
Выберите созданное ранее начисление "Командировочные сверх норм (НДФЛ, СВ)".
Задайте сумму превышения норм.
Этот документ зафиксирует доход, исчислит НДФЛ и страховые взносы. После проведения документа данные будут готовы к выгрузке в 1С:Бухгалтерию.
После обмена данными с 1С:ЗУП, в 1С:Бухгалтерии будет создан или обновлен документ Отражение зарплаты в регл. учете (раздел Зарплата и кадры - Отражение зарплаты в бухучете).
Мы увидим, что для строки, соответствующей "Командировочным сверх норм (НДФЛ, СВ)", будет установлен Вид операции: Доходы в натуральной форме. Как мы уже обсуждали, эта строка не сформирует проводки по дебету затратных счетов для самой суммы дохода. Однако, будут сформированы проводки по НДФЛ и страховым взносам, если они были начислены в ЗУП. Эти проводки будут выглядеть так:
Для НДФЛ:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит 68.01 "Расчеты по НДФЛ"
- начислен НДФЛ со сверхнормативных командировочных расходов.
Для страховых взносов:
Дебет 20 (26, 44, 91.02) "Основное производство" (или др. затратный/прочий счет)
Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"
- начислены страховые взносы со сверхнормативных командировочных расходов.
Выбор счета дебета для страховых взносов зависит от настроек Способа отражения зарплаты в бухучете, указанного в ЗУП, и вашей учетной политики. Если сверхнормативные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, логично относить и связанные с ними взносы на счет 91.02 "Прочие расходы" (с аналитикой, не принимаемой к НУ).
Сами командировочные расходы (как в пределах норм, так и сверх норм) отражаются в учете организации через авансовый отчет сотрудника, а не через зарплатные документы. Этот процесс является отдельным от регистрации дохода в натуральной форме для НДФЛ и взносов.
Когда сотрудник отчитывается за командировку и предоставляет авансовый отчет, формируются следующие проводки:
На сумму командировочных расходов в пределах норм (т.е. ту часть, которую организация может учесть в расходах для налога на прибыль):
Дебет 20 (26, 44) "Основное производство" (или др. затратный счет)
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- на сумму командировочных расходов, принимаемых к налоговому учету.
На сумму сверхнормативных командировочных расходов (т.е. ту часть, которая не учитывается для целей налога на прибыль):
Дебет 91.02 "Прочие расходы"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- на сумму сверхнормативных командировочных расходов, не учитываемых для налога на прибыль.
Важно для счета 91.02 установить соответствующую аналитику, чтобы суммы корректно отражались в налоговом учете как непринимаемые расходы.
Эти проводки по счету 71 могут быть сформированы автоматически при проведении документа Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии, если он был корректно заполнен.
Разберем кратко основные аспекты налогообложения сверхнормативных командировочных расходов:
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ): Сверхнормативные суточные (и другие сверхнормативные расходы, которые законодательство приравнивает к доходу) облагаются НДФЛ по ставке 13% (для резидентов РФ) или по другим ставкам для нерезидентов. Работодатель выступает налоговым агентом, исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ.
Страховые взносы: На суммы превышения установленных норм суточных также начисляются страховые взносы в полном объеме (на пенсионное, медицинское, социальное страхование и на травматизм). Это связано с тем, что такие суммы рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений.
Налог на прибыль организации: При расчете налога на прибыль организаций учитываются только командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством. Суммы командировочных расходов, выплаченные сверх этих норм, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации и не учитываются в расходах. Именно поэтому такие суммы списываются на счет 91.02.
Таким образом, мы видим, что учет командировочных расходов сверх норм требует внимательного подхода как в 1С:ЗУП для корректного расчета НДФЛ и взносов, так и в 1С:Бухгалтерии для правильного отражения самих расходов и их влияния на налогооблагаемую базу. Корректное понимание функционала программ и принципов бухгалтерского учета позволяет избежать ошибок и обеспечить точное формирование отчетности.