Переход с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 — это всегда сложный и ответственный процесс, особенно если он выполняется в середине года (например, с 1 апреля) с использованием схемы «рекомендованного переноса данных». При такой схеме переносится только кадровая история и необходимый минимум для расчета среднего заработка, а вот детальная информация по учету НДФЛ за прошлые периоды часто требует ручной выверки.
В процессе сопоставления отчетности 6-НДФЛ за 1 квартал между старой и новой базами пользователи часто сталкиваются с тем, что в ЗУП 3.1 не сходятся показатели второго раздела, а именно — строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» (в редакциях формы 6-НДФЛ, действовавших до 2021 года, но актуальных для структуры учета переносимых периодов). Особенно часто из этой строки «вылетают» межрасчетные выплаты: премии, подарки, материальная помощь и другие начисления.
В этой статье мы подробно разберем, в каких регистрах хранятся эти данные, почему автоматический перенос игнорирует некоторые декабрьские начисления и как исправить эту проблему по шагам.
Для того чтобы понять, почему сумма не попадает в отчет, проанализируем структуру регистров накопления, отвечающих за НДФЛ. В ЗУП 3.1 логика учета доходов и налогов существенно отличается от ЗУП 2.5. Данные для строки 130 собираются по сложной схеме из двух основных регистров:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ
Это ключевой регистр, который фиксирует удержание налога и факт выплаты дохода. Данные для строки 130 попадают в отчет из записей этого регистра с видом движения «Расход». При этом принципиально важно наличие и заполнение следующих реквизитов в записи:
Истина (Да). Если флаг установлен в значение Ложь (Нет), сумма выплаты проигнорирует строку 130.Учет доходов для исчисления НДФЛ
Этот регистр отвечает за начисление доходов и определение даты фактического получения дохода (строка 100). Здесь важную роль играет реквизит «Не учитывать в 6-НДФЛ». Если этот реквизит равен Ложь, доход подлежит отражению в отчетности. Этот регистр напрямую взаимосвязан с предыдущим: если в нем нет соответствующих записей о начислении, то программа не сможет корректно сопоставить выплаты и удержания, что приведет к искажению или полному отсутствию строки 130.
Рассмотрим детально ситуацию: переход выполнен с 1 апреля. Выверяется 1 квартал. В ЗУП 2.5 премия за декабрь со сроком выплаты в январе (например, срок перечисления налога — 09.01) успешно попадала в отчетность. В ЗУП 3.1 после переноса данных эта премия и подарки (код дохода 2720) за декабрь исчезли из отчета, хотя основная заработная плата (оклад) за декабрь с теми же датами выплаты перенеслась корректно.
Выясним причину такого поведения системы:
При «рекомендованном» переносе программа создает документы Перенос данных (технические документы, содержащие прямые записи в регистры). Помощник перехода переносит остатки взаиморасчетов на дату начала эксплуатации новой базы. Начисления декабря, которые были выплачены в декабре, программа считает полностью закрытыми в прошлом периоде.
Однако для целей НДФЛ у премий и подарков действуют особые правила определения даты получения дохода:
Если эти доходы были зафиксированы в декабре в ЗУП 2.5, то при рекомендованном переносе на 1 января или 1 апреля детальные записи по НДФЛ для этих межрасчетных выплат просто не создаются в регистрах нового периода. Программа переносит только остатки невыплаченной зарплаты (сальдо) и НДФЛ к удержанию по коду дохода 2000 (оплата труда). В результате «переходящие» межрасчетные доходы оказываются «отрезанными» и не попадают в налоговые регистры ЗУП 3.1.
Проанализируем важный методологический нюанс, который часто упускают при переносе премий с кодом дохода 2002. В ЗУП 3.1 учет премий стал гораздо более жестким и регулируется категорией дохода:
При переносе данных настройки начислений могут искажаться. Если премия в ЗУП 2.5 не имела признака оплаты труда, но в ЗУП 3.1 ей по умолчанию присвоилась категория «Оплата труда», то алгоритм сопоставления НДФЛ при выплате может не сработать автоматически, и сумма не попадет в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с нужным признаком.
Если вы обнаружили, что строка 130 не заполняется из-за отсутствия перенесенных декабрьских премий или подарков, эту информацию необходимо внести в регистры вручную. Разберем по шагам, как это сделать с помощью документа Перенос данных.
Шаг 1. Создание документа корректировки
Перейдите в раздел Администрирование — Переносы данных. Создайте новый документ. Номер документа заполнится автоматически, в качестве даты укажите дату конца расчетного периода переноса (например, 31.12 предыдущего года, чтобы движения попали на стык периодов).
Шаг 2. Настройка состава регистров
В шапке созданного документа нажмите кнопку «Настройка состава регистров». На вкладке «Регистры накопления» отметьте флагами два регистра:
Учет доходов для исчисления НДФЛРасчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛНажмите «ОК». В документе появятся соответствующие вкладки для заполнения.
Шаг 3. Заполнение данных по доходам (строка 100)
Перейдите на вкладку «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и добавьте строки по сотрудникам, у которых не перенеслись премии или подарки:
Ложь.Шаг 4. Заполнение данных по выплатам и удержаниям (строка 130 и 140)
Перейдите на вкладку «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Нам необходимо отразить удержание налога и выплату дохода, поэтому вид движения в колонке должен быть строго «Расход» (знак минус в движениях регистра). Заполните строки:
Истина (Да).Пример заполнения движений регистра в техническом документе может выглядеть следующим образом:
Регистр: Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ
Вид движения: Расход
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата удержания: 29.12.2017
Крайний срок уплаты: 09.01.2018
Сумма налога: 1300
Сумма выплаченного дохода: 10000
Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ: Да
Код дохода: 2002
Проведите документ Перенос данных. После этого перейдите в отчет 6-НДФЛ за 1 квартал, нажмите кнопку «Заполнить» и проверьте второй раздел. Программа должна автоматически подтянуть внесенные суммы премий и подарков в соответствующие блоки строк 100-140.