← На главную

При использовании ордерной схемы документооборота в современных конфигурациях 1С (ERP 2.5, УТ 11, КА 2.5) возникает концептуальный разрыв между фактическим движением товара на складе и его отражением в финансовом учете. Рассмотрим подробно, как менеджеры ориентируются в этой системе, какими остатками они оперируют и как решаются типовые проблемы «переходного периода», когда товар уже на складе, но документов еще нет.

Разделение учета: Складской vs Финансовый

Для начала проанализируем ситуацию на уровне регистров. В системе 1С существует два ключевых разреза учета товаров, которые в ордерной схеме могут не совпадать по времени:

1. Складской учет (регистр ТоварыНаСкладах): фиксирует физическое наличие товара в ячейках или на участках склада. Движения по нему делает документ ПриходныйОрдерНаТовары или РасходныйОрдерНаТовары.
2. Финансовый учет (регистр ТоварыОрганизаций): отражает принадлежность товара конкретному юридическому лицу. Движения здесь создаются документами ПриобретениеТоваровУслуг или РеализацияТоваровУслуг.

Выясним причину, по которой менеджеры часто видят разные цифры. Когда на склад приехала фура, кладовщик принимает товар ордером. В этот момент на складе товар есть, но по документам организации его еще не существует. Менеджеры при подборе товара в ЗаказКлиента оперируют понятием Доступный остаток.

Какими остатками оперируют менеджеры в реальности

Разберем, что видит менеджер в форме подбора товаров. Система рассчитывает доступность по регистру СвободныеОстатки. Формула в упрощенном виде выглядит так:

Доступно = В наличии (на складе) - Резерв (по всем заказам).

Однако в настройках системы (НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи) можно включить опцию «Контролировать остатки товаров организаций». Если она включена, система не даст провести реализацию, если товара нет по финансовому учету, даже если он есть на складе по ордеру. Рассмотрим подробнее, как менеджеру работать в таких условиях:

1. Оперативный остаток: Менеджер видит, что товар физически принят кладовщиком. Он может зарезервировать его под клиента.
2. Контроль отгрузки: Провести документ РеализацияТоваровУслуг (финансовый документ) менеджер сможет только тогда, когда бухгалтер или закупщик введет ПриобретениеТоваровУслуг.
3. Ордер на отгрузку: Если складская схема предполагает сначала оформление накладной, а потом ордера, то менеджер сначала создает реализацию, а кладовщик видит ее в рабочем месте отгрузки и создает РасходныйОрдерНаТовары.

Механизм неотфактурованных поставок

Проанализируем ситуацию, когда товар пришел без документов, но его нужно срочно продавать. В 1С:ERP и КА реализована схема работы с неотфактурованными поставками. Рассмотрим этапы этой схемы:

• При получении товара оформляется документ ПриобретениеТоваровУслуг с видом операции «Закупка у поставщика (неотфактурованная поставка)».
• Этот документ делает движения по финансовому учету организации, ставя товар на баланс по предварительным ценам.
• После этого товар считается «собственным» и менеджер может полноценно его отгружать с печатью УПД.
• Когда приходят оригиналы документов, оформляется документ Регистрация цен при неотфактурованной поставке, который корректирует стоимость.

Учет серий в ордерной схеме

Вопрос учета серий (сроков годности, номеров партий) в ордерной схеме заслуживает отдельного разбора. Выясним, как настройки политики учета серий влияют на работу менеджера:

1. Справочное указание серий: Серия указывается только в складских ордерах. Менеджер в ЗаказеКлиента серию не видит и не резервирует конкретную дату выпуска. Он просто заказывает «товар А», а кладовщик сам решает, какую серию выдать.
2. Учет остатков по сериям: В этом случае серия — это разрез учета. Менеджер в форме подбора видит остатки в разрезе сроков годности. Проблема здесь в том, что серии хранятся в регистре ТоварыНаСкладах. Чтобы менеджер видел серии в свободном остатке, они должны быть корректно отражены в складском учете.

Особенности обеспечения и «Желаемая дата поступления»

Разберем по шагам, на что влияет реквизит Желаемая дата поступления в Заказе поставщику, который часто путает пользователей:

• Планирование обеспечения: Система использует эту дату, чтобы сообщить менеджеру по продажам, когда товар будет доступен для отгрузки клиенту. Если дата не указана, товар считается «зависшим» в пути без срока.
• График оплаты: В ERP именно от этой даты (или от даты документа) рассчитываются этапы оплаты. Если у вас стоит условие «50% за 3 дня до поступления», система возьмет именно желаемую дату для расчета срока платежа.
• Анализ просрочки: Если дата наступила, а Приходный ордер не оформлен, товар попадает в отчеты как «Просроченное поступление».

Работа с маркировкой (Честный Знак)

Посмотрим на пример работы с маркированным товаром (обувь, одежда, лекарства) в условиях ордерного склада. Здесь схема становится еще жестче:

• Даже если товар принят ордером, он не может быть продан через ККТ или отгружен по ЭДО, пока не оформлено ПриобретениеТоваровУслуг и коды маркировки не перешли в собственность организации в системе «Честный Знак».
• В этом случае ордерная схема служит лишь для внутреннего контроля склада, а менеджер полностью зависит от скорости обработки входящего ЭДО.

Резюме для практической работы

Подводя итог, можно сказать, что менеджеры в 1С:ERP/УТ работают с оперативным свободным остатком, который формируется на стыке складских движений и финансовых прав организации. Для эффективной работы рекомендуется:

1. Использовать рабочее место «Состояние обеспечения заказов», где менеджер видит реальную картину: что на складе, что в пути, а что еще не заказано у поставщика.
2. При задержке документов от поставщика использовать функционал «Товары в пути» или «Неотфактурованные поставки», чтобы не блокировать продажи.
3. Четко разделять ответственность: кладовщик отвечает за количество в Приходном ордере, а менеджер/закупщик — за стоимость и юридическую чистоту в Приобретении товаров и услуг.