При автоматизации складской логистики в программах семейства 1С (таких как 1С:Управление торговлей, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация) одним из ключевых архитектурных решений является выбор схемы документооборота. Часто пользователи и начинающие специалисты сталкиваются с понятием ордерного склада. Рассмотрим подробнее, в чем заключается суть этой схемы, какие задачи она решает и почему без нее невозможно организовать современный высокотехнологичный склад.
В классической (безордерной) схеме учета одно и то же действие оформляется одним документом. Например, когда менеджер проводит документ Реализация товаров и услуг, в системе одновременно происходят два события:
Такой подход отлично работает на небольших предприятиях, где менеджер сам выписывает документы и выдает товар, либо склад находится в соседней комнате. Однако на средних и крупных предприятиях физическое движение товаров и оформление документов часто разделены во времени и пространстве. В этом случае на помощь приходит ордерная схема документооборота.
Проанализируем ситуацию, когда склад физически удален от офиса продаж, а обязанности сотрудников строго разграничены. Менеджер в офисе отвечает за взаиморасчеты и продажи, а кладовщик на складе — за сохранность и фактическое наличие ценностей. При ордерной схеме их зоны ответственности разделяются на уровне документов:
Приобретение товаров и услуг или Реализация товаров и услуг) создаются менеджерами или бухгалтерами. Они фиксируют переход права собственности и изменяют состояние взаиморасчетов с контрагентами, но не меняют физические остатки товаров на складе.Приходный ордер на товары или Расходный ордер на товары) создаются исключительно материально ответственными сотрудниками склада (кладовщиками). Только эти документы списывают или приходуют товар на баланс конкретного склада.Выясним причину, почему компаниям выгодно переходить на «двойной» документооборот, несмотря на увеличение общего количества документов в базе данных. Рассмотрим три классических бизнес-сценария.
Представим, что на склад приехала фура с товаром, но водитель забыл документы поставщика или в них обнаружились ошибки, требующие переделки. Товар необходимо срочно разгрузить, проверить и запустить в продажу.
При ордерной схеме кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары на основании фактического пересчета. Товар мгновенно поступает на складской остаток, и менеджеры уже могут продавать его клиентам. Когда через несколько дней в офис приходят исправленные оригиналы документов, менеджер вводит документ Приобретение товаров и услуг, закрывая финансовую часть сделки. Взаиморасчеты сопоставляются со складским приходом автоматически.
Посмотрим на пример из рознично-оптовой торговли. Покупатель оплачивает товар в офисе продаж. Менеджер выписывает ему документ Реализация товаров и услуг и отправляет на склад. В этот момент товар еще физически лежит на полках склада.
Клиент приезжает на склад, отдает распоряжение кладовщику. Кладовщик собирает заказ и проводит документ Расходный ордер на товары. Только после проведения ордера товар списывается с остатков склада. Если покупатель решит забрать товар завтра или по частям, система будет точно знать: финансово товар продан, но физически он все еще находится на складе на ответственном хранении.
Этот сценарий крайне популярен в интернет-магазинах и у дистрибьюторов. Кладовщик собирает заказ покупателя по документу-распоряжению (например, Заказ клиента), используя Расходный ордер на товары. В процессе сборки может выясниться, что одной позиции нет на складе или обнаружен брак. Кладовщик собирает ордер только на фактически имеющиеся 8 штук товара вместо 10 заказанных.
После проведения ордера менеджер видит реальный результат сборки и выставляет документ Реализация товаров и услуг ровно на те 8 штук, которые по факту поехали к клиенту. Это исключает необходимость переделывать финансовые накладные и возвращать деньги за недогруз.
Разберем по шагам логику работы адресного (ячеистого) склада. Если на складе используется хранение товаров по конкретным полкам, стеллажам и ячейкам (так называемый WMS-функционал), то без ордерной схемы система функционировать не сможет. На это есть веская техническая причина.
Финансовые документы оперируют общими понятиями: «Товар А продан в количестве 5 штук со Склада №1». Но финансовая программа не знает и не должна знать, из каких именно физических ячеек сборщик должен забрать этот товар.
Ордерная схема позволяет «развязать» эти процессы. Финансовый документ резервирует товар виртуально на складе в целом. На основании этого резерва складская подсистема формирует задачи для кладовщиков. Создается Расходный ордер на товары, который инициирует автоматический подбор оптимальных ячеек для отбора (исходя из правил товарного соседства, сроков годности FEFO или размеров упаковок). Только ордера и подчиненные им документы отбора/размещения управляют физическим перемещением товаров между ячейками.
Важной особенностью ордерной схемы в современных конфигурациях 1С является использование статусов документов. Они позволяют контролировать каждый шаг сотрудника склада в режиме реального времени.
Для документа Приходный ордер на товары предусмотрены следующие этапы:
Для документа Расходный ордер на товары цепочка статусов выглядит следующим образом:
Для удобства работы сотрудников склада в 1С созданы специализированные АРМ (автоматизированные рабочие места):
Кроме того, ордерная схема является базовым требованием для подключения мобильных терминалов сбора данных (ТСД). Работа с ТСД строится на том, что складские ордера выгружаются на устройство кладовщика в виде пошаговых заданий на сканирование штрихкодов. Это минимизирует человеческий фактор и практически полностью исключает пересортицу при сборке и приемке товаров.
Важно отметить, что ордерную схему в 1С не обязательно включать «для всего склада сразу». Настройка выполняется очень гибко в карточке каждого конкретного склада. Вы можете установить флаги использования ордеров отдельно для разных хозяйственных операций:
Ордерная схема складов в 1С — это мощный инструмент разделения управленческого (финансового) и физического учета товаров. Да, она увеличивает объем документооборота и требует дисциплины от сотрудников. Однако взамен предприятие получает абсолютную прозрачность складских остатков, четкое разграничение ответственности между офисом и складом, возможность автоматизации с помощью ТСД и фундамент для построения полноценной адресной системы хранения (WMS).