Как в 1С:ЗУП 3.1 посмотреть количество дней и смен, которые сотрудник должен отработать по плану

В процессе кадрового учета и расчета заработной платы часто возникает необходимость узнать не только фактическое время, которое сотрудник провел на рабочем месте, но и плановое — ту самую "норму", которую он должен был отработать согласно своему графику. В типовой форме Т-13 (Табель учета рабочего времени) мы привыкли видеть итоговые цифры за месяц, но они всегда учитывают фактически введенные отклонения (больничные, отпуска, прогулы). В этой статье мы разберем, как в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» получить "чистый" план рабочего времени, учитывающий как основные, так и индивидуальные графики сотрудников.

Метод 1. Использование отчета «Анализ рабочего времени»

Наиболее точным инструментом для сопоставления плановых и фактических данных является типовой отчет Анализ рабочего времени. Он позволяет вывести показатели плана и факта в одной таблице. Разберем по шагам, как его настроить:

1. Перейдем в раздел Зарплата или Кадры, далее выберем пункт Отчеты по зарплате (или Отчеты по кадрам) и найдем Анализ рабочего времени.
2. Установим необходимый период и организацию.
3. Нажмем кнопку Настройки.... В открывшемся окне переключим вид настроек в положение Расширенный (внизу окна).
4. Перейдем на закладку Поля и сортировки. По умолчанию здесь могут быть выбраны только фактические данные. Нам нужно найти в списке доступных полей группу Явка и развернуть её.
5. Отметим флажком поле Явка (план). Также можно добавить поля Ночные (план) или Праздники (план), если ваша задача требует детализации по видам времени.
6. Если нам нужно видеть данные именно в днях (сменах), убедимся, что выбраны соответствующие показатели с суффиксом (дн).
7. Нажмем Закрыть и сформировать.

Проанализируем результат: отчет покажет колонку с плановым временем, которое система берет из назначенного сотруднику графика (включая приоритетный Индивидуальный график), и колонку с фактом. Разница между ними и будет составлять отклонения. Для решения этой задачи можно воспользоваться готовым отчетом для анализа планового и фактического отработанного времени сотрудников.

Метод 2. Отчет «Состояния сотрудников»

Этот отчет часто незаслуженно игнорируют при анализе рабочего времени. Хотя его основная цель — показать, в каком состоянии находится сотрудник (работает, в отпуске, на больничном), он также умеет вытаскивать данные о плановых сменах. Это бывает полезно, когда нужно быстро увидеть список сотрудников, которые должны быть "в строю" в определенный день.

Рассмотрим, как его использовать: В разделе Кадры выберем Отчеты по кадрам — Состояния сотрудников. Этот отчет формирует список на конкретную дату или период. Если сотрудник должен работать по графику и у него нет документов-отклонений, система зафиксирует его состояние как "Работа".

Метод 3. Получение нормы через отчет «Анализ начислений сотрудникам»

Если заработная плата за месяц уже была рассчитана, плановые данные (норма времени) записываются в регистры расчета. Мы можем вытащить их через отчет по начислениям:

1. Откроем отчет Анализ начислений и удержаний.
2. В расширенных настройках на вкладке Поля и сортировки найдем показатели Отработано (план) в днях и часах.
3. Эти данные являются "эталонными" для расчета оклада или тарифной ставки. Важно понимать, что если в середине месяца менялся график или вводился индивидуальный график, отчет покажет суммарную норму, которую программа использовала для расчета.

Метод 4. Универсальный отчет по регистрам (для продвинутых пользователей)

Если типовые отчеты по какой-то причине не дают нужной детализации (например, нужно выгрузить план на год вперед или увидеть "голый" график без учета начислений), воспользуемся Универсальным отчетом. В 1С:ЗУП 3.1 вся информация о плановом времени хранится в специальных регистрах сведений.

Выясним причину, почему это надежнее: регистры хранят уже вычисленные данные. Программе не нужно каждый раз "собирать" график по кусочкам, она берет готовые значения.

Разберем алгоритм настройки Универсального отчета:

1. Зайдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
2. В поле "Тип объекта" выберем Регистр сведений.
3. В поле "Имя объекта" выберем Данные графиков работы сотрудников.
4. Нажмем Настройки и на вкладке Фильтры укажем нужный период и, при необходимости, конкретного сотрудника.
5. На вкладке Поля и сортировки оставим только важные для нас колонки: Сотрудник, Дата, Значение (это количество часов в дне), ЗначениеПятидневка (если нужно сравнение с производственным календарем).

Этот регистр является ключевым. Именно в нем 1С:ЗУП соединяет основной график работы сотрудника с его индивидуальным графиком. Если на сотрудника введен документ ИндивидуальныйГрафик, данные в этом регистре обновляются, и система "забывает" про основной график на этот период.

Технические нюансы: Почему Т-13 не показывает "чистый" план?

Проанализируем ситуацию, описанную в вопросе автора: можно ли "подсунуть" в Т-13 параметры, чтобы он игнорировал отклонения? Штатными средствами — нет.

Алгоритм формирования печатной формы Т-13 в ЗУП 3.1 жестко завязан на данных фактического учета времени. Когда вы нажимаете кнопку "Печать", программа обращается к функции сбора данных, которая выполняет следующие действия:

• Анализирует заполненный документ Табель (если он есть).
• Если Табеля нет, анализирует график работы сотрудника.
• "Накладывает" сверху все проведенные документы: Отпуск, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, явку), Командировка.

Чтобы получить Т-13 "без отклонений", пришлось бы программно очищать выборку от этих документов, что требует изменения кода (расширения конфигурации) или создания внешнего отчета. Однако использование отчета Анализ рабочего времени с колонкой Явка (план) полностью закрывает эту потребность без программирования. При необходимости можно использовать альтернативный отчет для вывода план-фактного анализа в формы Т-12 и Т-13.

Важность приоритетов графиков

При анализе того, что сотрудник "должен" отработать, всегда помните о иерархии плановых данных в системе:

1. Индивидуальный график: Самый высокий приоритет. Если он есть, основной график игнорируется.
2. График работы сотрудника: Указывается в кадровых документах (Прием, Перевод).
3. Производственный календарь: Является основой для графиков, но сам по себе не определяет норму конкретного человека без привязки к графику.

Рассмотрим пример кода (метаданных), который отвечает за получение этих данных. В системе за это часто отвечает менеджер регистра сведений ДанныеГрафиковРаботыСотрудников. Если вы разработчик и вам нужно получить норму в своем запросе, используйте виртуальную таблицу этого регистра:

ВЫБРАТЬ
    ДанныеГрафиков.Сотрудник,
    СУММА(ДанныеГрафиков.Значение) КАК ПлановоеКоличествоЧасов,
    СУММА(ВЫБОР КОГДА ДанныеГрафиков.Значение > 0 ТОГДА 1 ИНАЧЕ 0 КОНЕЦ) КАК ПлановоеКоличествоДней
ИЗ
    РегистрСведений.ДанныеГрафиковРаботыСотрудников КАК ДанныеГрафиков
ГДЕ
    ДанныеГрафиков.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
ГРУППИРОВАТЬ ПО
    ДанныеГрафиков.Сотрудник

Таким образом, мы видим, что 1С предоставляет достаточно инструментов для извлечения плановых показателей. Для рядового пользователя оптимальным будет настройка Анализа рабочего времени, а для более глубокого анализа — Универсальный отчет по регистрам сведений.