Как в 1С:ЗУП 3.1 получить отчет по плановым начислениям сотрудников с показателями (процентами и ставками)

В работе кадровика и расчетчика часто возникает задача выгрузить список всех сотрудников с их текущими плановыми начислениями. Типовой отчет «Начисления позиций штатного расписания» показывает данные только по должностям, а отчеты по ФОТ часто выводят итоговые суммы в рублях, в то время как руководству требуются именно значения показателей: какой процент надбавки за вредность установлен, какой размер ежемесячной премии или персональной доплаты назначен конкретному человеку.

Разберем подробно несколько способов решения этой задачи в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», от простых настроек пользовательских отчетов до технических методов извлечения данных из регистров.

Способ 1. Использование отчета «История изменений оплаты труда» как среза на дату

Несмотря на название, этот отчет отлично подходит для получения актуального списка начислений. Рассмотрим, как его правильно настроить:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате.
2. Найдем и откроем отчет История изменений оплаты труда.
3. Ключевой момент: установим период отчета в один день (например, текущее число). Тогда система покажет не «историю», а текущее состояние.
4. В этом отчете по умолчанию выводятся не только названия начислений, но и значения их показателей (тарифные ставки, коэффициенты, проценты).

Этот метод хорош тем, что он наиболее «человекочитаемый» и не требует сложных манипуляций с настройками компоновки данных.

Способ 2. Донастройка стандартного отчета «Штатные сотрудники»

Если нам нужно получить единую таблицу, где в одной строке будет ФИО сотрудника, его должность и колонки с конкретными надбавками, мы можем модернизировать отчет «Штатные сотрудники». Проанализируем этот процесс:

1. Откроем раздел Кадры — Кадровые отчеты — Штатные сотрудники.
2. Нажмем кнопку Настройки и переключим вид в режим Расширенный.
3. Перейдем на вкладку Поля и сортировки.
4. Нажмем кнопку Добавить. В открывшемся списке найдем и раскроем ветку Текущие плановые начисления.
5. Внутри этой ветки можно выбрать как само начисление (например, Надбавка за стаж), так и его конкретный показатель (например, Процент надбавки за стаж).
6. После добавления полей нажмем Закрыть и сформировать.

Важно: Такой отчет позволит видеть данные по всему списку сотрудников «в линейку», что очень удобно для выгрузки в Excel для дальнейшего анализа руководством.

Способ 3. Универсальный отчет по регистру «Плановые начисления»

Для более опытных пользователей или в случаях, когда типовые отчеты не дают нужной детализации, можно использовать Универсальный отчет. Этот метод позволяет заглянуть «под капот» программы и выгрузить данные напрямую из базы.

Выясним алгоритм настройки:

1. Откроем Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
2. В шапке выберем тип объекта Регистр сведений, имя регистра — Плановые начисления, таблицу — Срез последних.
3. Установим нужную дату среза.
4. В настройках (через Изменить вариант) на вкладке Поля выберем:
   • Сотрудник
   • Начисление
   • Показатель 1, Значение 1
   • Показатель 2, Значение 2 и так далее.

Система 1С хранит до 6 основных показателей для каждого начисления в отдельных колонках. Этот отчет покажет именно «начинку» начислений — те самые проценты и коэффициенты.

Способ 4. Специализированный отчет «Сведения о плановых начислениях»

В последних версиях ЗУП 3.1 (начиная с релизов 3.1.18.х) появился специализированный отчет, который часто скрыт из основного меню. Разберем, как его найти:

1. Перейдем в Зарплата — Отчеты по зарплате.
2. Нажмем ссылку Все отчеты....
3. В строке поиска введем «Сведения о плановых начислениях».
4. Этот отчет выводит данные в формате: Сотрудник — Начисление — Показатель — Значение.

Он идеально подходит для контроля назначенных надбавок, так как группирует данные по сотрудникам и выводит каждое начисление отдельной строкой с расшифровкой всех его показателей.

Способ 5. Программный метод получения данных (для ИТ-специалистов)

Если стоит задача написать собственный отчет или обработку, проанализируем, к каким программным механизмам стоит обратиться. В модуле ЗарплатаКадрыРасширенный существует полезная функция ДействующиеНачисленияСотрудников. Она позволяет получить таблицу всех актуальных начислений с их показателями на определенный момент времени.

Посмотрим на пример логики, которую можно заложить в запрос при создании внешнего отчета:

// Пример обращения к виртуальной таблице для получения показателей
ВЫБРАТЬ
    ПлановыеНачисленияСрезПоследних.Сотрудник,
    ПлановыеНачисленияСрезПоследних.Начисление,
    ПлановыеНачисленияСрезПоследних.Показатель1,
    ПлановыеНачисленияСрезПоследних.Значение1
ИЗ
    РегистрСведений.ПлановыеНачисления.СрезПоследних(&Период, ) КАК ПлановыеНачисленияСрезПоследних
ГДЕ
    ПлановыеНачисленияСрезПоследних.Используется

Использование виртуальной таблицы СрезПоследних гарантирует, что мы получим только те начисления, которые действуют на указанную дату, отсекая уже прекращенные или еще не вступившие в силу изменения.

Резюме по выбору метода

Подведем итоги нашего анализа. Выбор инструмента зависит от квалификации пользователя и требуемого формата данных:

• Если нужен быстрый просмотр со значениями — выбираем отчет История изменений оплаты труда.
• Если нужна сводная таблица по всем сотрудникам с колонками-показателями — настраиваем отчет Штатные сотрудники.
• Если нужно выгрузить «сырые» данные из регистров — используем Универсальный отчет по регистру Плановые начисления.
• Для контроля именно процентов и формул — ищем типовой отчет Сведения о плановых начислениях.

Применяя эти методы, мы сможем предоставить руководству и кадровой службе полную картину по системе мотивации сотрудников без необходимости ручного сбора данных из каждой карточки отдельно.