← На главную

При ведении учета нескольких организаций в отдельных базах конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» часто возникает задача перемещения сотрудников между юридическими лицами. При этом пользователи сталкиваются с тем, что стандартная процедура увольнения и приема на работу в новую организацию обнуляет накопленные права на отпуск, а также данные о фактически отработанном времени и заработке для расчета среднего. Разберем правовые и технические особенности программы, а также пошаговые сценарии переноса этих показателей.

Законодательный контекст и архитектурные ограничения ЗУП 2.5

С точки зрения трудового законодательства РФ перевод работника из одного независимого юридического лица в другое всегда сопровождается расторжением предыдущего трудового договора и заключением нового. При увольнении работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. По этой причине в типовых конфигурациях 1С не предусмотрено механизма автоматической преемственности расчетной базы отпусков между разными юрлицами.

Однако в целях управленческого учета внутри холдингов или при реорганизации компании требуется сохранить непрерывность стажа, права на отдых и средний заработок. Для решения этой задачи проанализируем, как в 1С:ЗУП 2.5 хранятся различные виды расчетных данных:

1. Заработок для расчета пособий по временной нетрудоспособности: регулируется Федеральным законом № 255-ФЗ, где учитывается доход за два предшествующих календарных года у любых страхователей.
2. Средний заработок для расчета отпускных и командировок: рассчитывается строго в рамках текущей организации и трудового договора за 12 предшествующих календарных месяцев в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 922.
3. Отработанное время (дни и часы): в ЗУП 2.5 для среднего заработка по отпускам время собирается динамически из регистра расчета Основные начисления сотрудников организаций по фактически проведенным начислениям.

Перенос данных для расчета больничных листов

Для пособий по нетрудоспособности в типовом функционале программы предусмотрен штатный механизм ввода данных с предыдущих мест работы. Разберем порядок действий в базе организации-приемника:

1. Оформляем стандартный кадровый документ Прием на работу в организацию.
2. Переходим в меню расчета зарплаты или открываем карточку сотрудника и создаем документ «Справка другого страхователя о заработке».
3. В поле страхователя указываем предыдущее юридическое лицо.
4. В табличной части указываем два предшествующих календарных года, суммы заработка, облагаемые взносами в ФСС, а также количество исключаемых календарных дней (периоды болезни, отпуска по уходу за ребенком).

После проведения документа при расчете документа Начисление по больничному листу введенные суммы и дни прошлых лет будут автоматически включены в расчетную базу.

Ввод остатков неиспользованных отпусков и рабочих лет

В конфигурации ЗУП 2.5 остаток дней отпуска не хранится единым статичным числом, а рассчитывается на дату запроса исходя из стажа и зарегистрированных событий. При оформлении нового сотрудника дата приема автоматически становится началом его первого рабочего года. Если необходимо перенести накопленный остаток из прежней базы, выполним следующую последовательность действий:

1. Открываем рабочий стол конфигурации, переходим на вкладку «Кадровый учет» и запускаем инструмент «Остатки отпусков».
2. Находим нужного сотрудника и нажимаем кнопку «Редактировать остаток отпуска».
3. В открывшейся форме переключаемся в режим ручного ввода сведений о правах на отпуск.
4. Указываем конкретные рабочие периоды (рабочие года) и фиксируем количество фактически заработанных и неотгулянных дней.
5. Обратите внимание: чтобы не сбить расчет следующих периодов, обязательно фиксируем дату окончания последнего закрытого рабочего года. Тогда отсчет нового рабочего года начнется с правильной даты, а не с момента оформления нового кадрового приказа.

Перенос отработанных дней, часов и заработка для отпускных

Для того чтобы при расчете отпуска в новой организации учитывались зарплата и фактически отработанное время на прошлом месте, рассмотрим два практических варианта реализации.

Вариант 1. Разовая ручная правка в расчетном документе

Если перевод единичный и доработок базы не планируется, внесем показатели непосредственно при первом начислении отпуска:

1. Создаем документ Начисление отпуска работникам организаций.
2. Переходим на закладку «Расчет среднего заработка».
3. Включаем режим ручного редактирования таблицы расчета среднего.
4. Вносим строки за недостающие расчетные месяцы: суммы начисленной оплаты труда, отработанные дни по пятидневке/шестидневке и количество календарных дней расчетного периода.
5. Нажимаем пересчет отпускных сумм.

Ограничение метода: введенные в документе данные не сохраняются в общие регистры. Если сотрудник в течение следующих 12 месяцев пойдет в отпуск повторно, эти строки придется вносить заново.

Вариант 2. Формирование движений в регистре расчета «Основные начисления»

Чтобы автоматизировать последующие расчеты среднего заработка, данные должны быть зафиксированы в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций:

1. Записи должны содержать ссылку на нового сотрудника, новую организацию, вид расчета (например, «Оклад по дням»), период действия (прошлые месяцы), сумму начисления, а также отработанные дни и часы.
2. Внести такие данные можно с помощью специализированной внешней обработки прямой записи набора записей в регистр расчета либо через документ переноса данных/корректировки записей регистров.
3. Другой способ без использования программного кода — создание технического документа Начисление зарплаты работникам организаций за прошлые периоды с параллельным удержанием полной суммы, чтобы не сформировать ложного долга по взаиморасчетам с сотрудником перед выплатой.

Архитектурная оптимизация учета

Если организации входят в единый холдинг и учет ведется для внутренних управленческих целей, разделение на множество обособленных баз приводит к избыточным трудозатратам на дублирование информации. Выделим два системных решения для устранения этой проблемы:

1. Ведение учета в единой базе ЗУП: конфигурация поддерживает многофирменный учет в рамках одного информационного пространства. Для разграничения видимости данных между пользователями разных юридических лиц используется типовой механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS) по справочнику «Организации».
2. Оформление через обособленные подразделения: если одна организация фактически выступает подразделением другой, перемещение сотрудников оформляется кадровым документом Кадровое перемещение организаций, при котором история стажа, графиков и среднего заработка сохраняется полностью в автоматическом режиме.