← На главную

Одной из самых спорных задач в кадровом учете и расчете заработной платы является оформление дополнительного дня отдыха (отгула) за работу в выходной или праздничный день. Согласно статье 153 ТК РФ, такой день отдыха оплате не подлежит. Однако Минтруд в своих письмах (например, № ПГ/992-6-1 от 18.02.13г. и более свежих от 04.09.2018 № 14-2/ООГ-7395) настаивает: заработная плата в том месяце, когда используется день отдыха, должна выплачиваться в полном объеме. Это создает техническую сложность в программе 1С:ЗУП 3.1, так как по умолчанию отгул уменьшает количество отработанного времени и, как следствие, сумму оклада.

Рассмотрим подробно, как настроить систему так, чтобы удовлетворить требования законодательства, пожелания кадровиков и корректно отразить данные в табеле учета рабочего времени.

Анализ методологии: почему возникает проблема

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 настроено вытеснение: вид расчета Отгул вытесняет Оплату по окладу. В табеле ставится код НВ (Неоплачиваемый выходной). С точки зрения математики программы: если в месяце 22 рабочих дня, а сотрудник отработал 21 день и взял 1 отгул, программа рассчитает: Оклад * 21 / 22. Это логично, но противоречит позиции Минтруда о том, что «день отдыха оплате не подлежит, но норма рабочего времени в этом месяце должна уменьшаться».

Проанализируем три основных способа решения этой задачи, которые позволяют сохранить полный оклад сотруднику при наличии отгула.

Способ 1. Настройка начисления без вытеснения (Рекомендуемый)

Этот метод позволяет не «ломать» логику программы и не вводить лишние документы. Мы изменим настройки самого начисления Оплата по окладу, чтобы оно «не замечало» отсутствие по причине отгула.

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления.
2. Найдем в списке Оплата по окладу (или Оплата по окладу (по часам), в зависимости от того, что используется).
3. Зайдем на вкладку Приоритет. В правой колонке «Начисления, приоритет которых выше» (те, которые вытесняют оклад) найдем и удалим вид расчета Отгул. Это позволит окладу начисляться за весь период, включая дни отгулов.
4. Перейдем на вкладку Учет времени. В поле «Дополнительные виды времени» выберем Отгул. Это необходимо, чтобы программа понимала, что время отгула входит в оплачиваемый период оклада.
5. Проверим формулу. Если в формуле используется показатель ВремяВДнях, убедимся, что в настройках вида времени Отгул (раздел Настройка — Виды использования рабочего времени) не стоят флажки, которые могли бы исключить это время из расчетов.

При такой настройке в табеле по-прежнему будет стоять НВ, что удовлетворит кадровиков, а расчетный листок покажет полный оклад, так как Отгул больше не уменьшает время для расчета этого начисления.

Способ 2. Использование индивидуального графика

Если способ с изменением приоритетов кажется слишком радикальным для всей организации, воспользуемся механизмом индивидуальных графиков для конкретных сотрудников в конкретном месяце.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Когда сотрудник решает взять отгул, оформим документ Отгул для фиксации факта в табеле (код НВ).
2. Создадим документ Индивидуальный график (раздел Зарплата — Индивидуальные графики).
3. В этом документе для сотрудника на день отгула вместо выходного или рабочего дня поставим фактически отработанное время или специальный код, но при этом общую норму в графике укажем за вычетом этого дня.
4. Проанализируем результат: расчет оклада производится по формуле Оклад * Факт / Норма. Если мы уменьшим норму месяца на количество дней отгула, то отношение Факт / Норма станет равным 1, и сотрудник получит полный оклад.

Важно: Этот метод трудозатратен для расчетчика, так как требует ручного ввода графиков, и его сложно масштабировать на большое количество сотрудников.

Способ 3. Создание отдельного вида начисления для оплаты отгула

Рассмотрим вариант, когда мы хотим видеть в расчетном листке отдельной строкой, что день отгула был «оплачен» (точнее, что оклад за него сохранился). Для этого можно создать начисление-компенсацию.

Настроим формулу для такого начисления:

Результат = Оклад / НормаДней * ВремяВДняхОтгула

В данном случае:

• Основной Оклад будет вытесняться Отгулом (как в типовой версии).
• Новое начисление будет срабатывать только тогда, когда введен документ Отгул.
• Сумма оклада за месяц в итоге сложится из «Оклада за отработанные дни» и «Доплаты за дни отгула», что в сумме даст полный оклад.

Юридическое обоснование и работа с возражениями кадров

Часто кадры возражают против расхождений между табелем (Я 17 дней) и расчетным листком (Оплачено 18 дней). Выясним, как аргументировать правомерность таких настроек. Согласно позиции Роструда, день отдыха за работу в выходной — это реализация права на отдых, которая не должна снижать уровень дохода.

Рекомендуем закрепить порядок в Локальном нормативном акте (ЛНА) организации:

1. Указать, что работа в выходной день при выборе компенсации в виде отгула оплачивается в одинарном размере.
2. Прописать, что месяц, в котором работник использует день отдыха, оплачивается полностью, при этом сам день отдыха не подлежит отдельной оплате, но норма рабочего времени для данного работника в этом месяце считается уменьшенной.

Таким образом, использование в 1С вида времени НВ (Неоплачиваемый выходной) при сохранении полного оклада является наиболее корректным с точки зрения методологии 1С и требований проверяющих органов. Мы не «оплачиваем выходной» (что было бы нарушением), а «не уменьшаем оклад».

Случай с дополнительными неявками (Больничные, Командировки)

Рассмотрим ситуацию, когда в месяце, помимо отгула, был больничный. Если использовать метод уменьшения нормы (Способ 2), расчет может стать некорректным. Именно поэтому Способ 1 (настройка приоритетов) является наиболее стабильным.

Проанализируем пример: Оклад 30 000 руб., 20 рабочих дней. Сотрудник был на больничном 5 дней и взял 1 отгул.

Если Отгул вытесняет оклад, расчет будет: 30 000 * 14 (отработано) / 20 (норма) = 21 000 руб.

Если Отгул не вытесняет оклад, расчет будет: 30 000 * 15 (отработано + отгул) / 20 (норма) = 22 500 руб.

Второй вариант как раз и реализует требование Минтруда — за день отгула деньги не вычли, но за дни болезни (когда сотрудник действительно отсутствовал по другой причине) оплата по окладу уменьшилась пропорционально.

Используя данные методы, вы сможете настроить 1С:ЗУП 3.1 так, чтобы расчет соответствовал всем нормам законодательства и не вызывал споров внутри компании.