← На главную

При переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета одним из ключевых вопросов, требующих внимания, становится обеспечение легальности используемого программного обеспечения 1С. Кто должен приобретать лицензии — ваша компания или аутсорсинговая организация? Давайте разберем эту ситуацию по шагам, чтобы вы могли принять обоснованное решение и избежать возможных рисков.

Основной вопрос, на который нам предстоит ответить, звучит так: "Нужно ли каждой компании покупать лицензию, если базы ведет аутсорсинговая компания?" Ответим на него, проанализировав различные сценарии размещения информационных баз 1С и принципы работы с аутсорсинговыми услугами.

Определение ответственности за лицензии 1С при аутсорсинге

Самый важный фактор, определяющий необходимость покупки лицензий 1С для вашей компании в случае аутсорсинга бухгалтерии, — это место хранения и запуска информационных баз 1С. Мы рассмотрим два основных сценария:

1. Базы 1С размещаются на серверах аутсорсинговой компании.
2. Базы 1С остаются на ваших собственных серверах или компьютерах.

Сценарий 1: Базы 1С размещаются на серверах аутсорсинговой компании

В этой ситуации, когда вы передаете ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, и все информационные базы 1С (как существующие, так и новые, например, для третьей компании, о которой упоминал автор вопроса) располагаются на серверах аутсорсинговой организации, а доступ к ним осуществляется удаленно, ответственность за наличие и легальность всех необходимых лицензий 1С ложится на аутсорсинговую компанию.

Это подтверждается практикой и мнениями экспертов, как мы видим в сообщениях форума. Например, сообщение 4 четко указывает: «Если базы вы отдадите, то лицензии должны быть у них.» И сообщение 7 дополняет: «если все базы на аутсосе на их серверах, локально на ваших ПК никакх баз 1с не запускается, то как лицензировать - это головная боль того, кто вам эти услуги предоставляет, а не ваша».

Профессиональные аутсорсинговые компании, предоставляющие услуги по ведению учета в 1С, обязаны иметь все необходимые лицензии. Сюда относятся:

• Лицензии на платформу 1С:Предприятие.
• Лицензии на конфигурации (прикладные решения), такие как 1С:Бухгалтерия.
• Клиентские лицензии по числу пользователей, которые будут одновременно работать с базами (например, бухгалтеры аутсорсинговой компании).
• Серверные лицензии, если используются клиент-серверные варианты работы с большими базами данных.

Ваша задача как клиента в этом случае — убедиться в наличии таких лицензий у вашего аутсорсера. Мы настоятельно рекомендуем включить пункт об ответственности за лицензионное программное обеспечение в договор об оказании услуг. Если аутсорсинговая компания не может подтвердить наличие лицензий или перекладывает эту ответственность на вас, это является тревожным сигналом, как отмечается в сообщении 5: «А если они скажут что типа не отвечаем за лицензии то это уже так себе контора.»

Сценарий 2: Базы 1С остаются на ваших собственных серверах или компьютерах

В некоторых случаях, даже при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг, информационные базы 1С могут продолжать храниться на ваших внутренних серверах или рабочих компьютерах. В этом случае, сотрудники аутсорсинговой компании будут подключаться к вашим базам удаленно (например, через VPN, удаленный рабочий стол или специализированные сервисы). В такой ситуации ответственность за приобретение и наличие всех необходимых лицензий 1С лежит полностью на вашей компании.

Сообщение 4 предельно ясно об этом говорит: «Если базы останутся у вас, то и лицензии должны быть ваши.» Таким образом, если ваши бухгалтеры или сотрудники аутсорсинговой компании запускают программу 1С на ваших устройствах или обращаются к базам, размещенным на вашей инфраструктуре, то вы обязаны обеспечить легальность этого программного обеспечения.

Облачные решения и 1С в облаке (1С:Фреш)

Современные технологии предлагают удобное и зачастую более выгодное решение для работы с 1С, особенно при аутсорсинге – это облачные сервисы. Многие аутсорсинговые компании, а также специализированные провайдеры, предлагают работу с 1С в облаке или через официальный сервис 1С:Фреш (1cfresh.com).

Как упоминается в сообщении 2, сейчас в облаке можно держать базы и платить абонентскую плату, при этом все остальное вас не касается. Это действительно так. При использовании облачных решений:

1. Вам не нужно покупать лицензии. Все вопросы лицензирования берет на себя провайдер облачных услуг или аутсорсинговая компания, которая является партнером 1С.
2. Вам не нужно беспокоиться об установке и настройке. Программа уже установлена и настроена на серверах провайдера.
3. Вы избавляетесь от забот об обновлениях и резервном копировании. Все эти процессы автоматизированы и контролируются провайдером.
4. Вы получаете круглосуточный доступ к своим базам из любой точки мира через интернет.
5. Вы платите абонентскую плату, что позволяет оптимизировать расходы, переводя капитальные затраты в операционные.

Такой подход максимально упрощает процесс взаимодействия с 1С для клиента и является одним из наиболее предпочтительных вариантов при аутсорсинге бухгалтерского учета.

Виды лицензий 1С, которые могут потребоваться

Для более полного понимания ситуации, давайте рассмотрим, какие типы лицензий 1С существуют и за что они отвечают. Это поможет вам лучше ориентироваться в разговоре с потенциальным аутсорсером или при покупке лицензий для собственной инфраструктуры.

1. Основная поставка программы 1С.

   Каждая основная поставка любой программы 1С (например, 1С:Бухгалтерия) включает в себя платформу 1С:Предприятие, саму конфигурацию (прикладное решение) и лицензию на одно рабочее место. Это базовая лицензия, с которой начинается любая автоматизация на 1С.

2. Клиентские лицензии (или лицензии на рабочие места).

   Эти лицензии необходимы, если с программой будет работать более одного человека. Они приобретаются отдельно и не привязаны к конкретным программам или конфигурациям. Клиентские лицензии могут быть на 1, 5, 10, 20 и более одновременных пользователей. Например, если у вас 3 бухгалтера, которым нужен одновременный доступ к базе, вам потребуется основная поставка и клиентская лицензия на 5 пользователей (чтобы обеспечить 3 рабочих места с запасом).

3. Серверные лицензии.

   Серверные лицензии требуются при использовании 1С в клиент-серверном варианте, когда база данных находится на отдельном сервере (например, MS SQL Server). Этот вариант актуален для компаний с большим объемом данных, высокой нагрузкой или более чем 5-10 одновременными пользователями. Серверные лицензии значительно увеличивают быстродействие, надежность и устойчивость системы, позволяя ей эффективно обрабатывать большое количество запросов. При работе с 1С в файловом варианте серверные лицензии не требуются.

4. Программные и аппаратные лицензии.

   Лицензии 1С могут быть представлены в двух форматах:

   • Программные (электронные) лицензии. Это специальный файл-ключ, который активируется на компьютере или сервере. Они удобнее в администрировании, не требуют наличия USB-порта и зачастую более доступны по цене. Подходят для большинства современных вариантов развертывания 1С.
   • Аппаратные лицензии (USB-ключи). Это физические USB-токены, которые вставляются в компьютер или сервер. Они обеспечивают высокую надежность, так как ключ можно легко перенести между машинами (при соблюдении правил лицензирования). Однако могут быть менее удобны в виртуальных средах или при удаленной работе.

Риски использования нелицензионного ПО 1С

Мы не можем обойти стороной вопрос о рисках, связанных с использованием нелицензионного программного обеспечения 1С. Вне зависимости от того, кто несет ответственность за лицензии, вашей компании важно понимать последствия нарушения авторских прав. Использование нелицензионной 1С является прямым нарушением законодательства Российской Федерации и может привести к серьезным негативным последствиям:

1. Административная ответственность.

   За использование нелицензионного ПО предусмотрены штрафы. Для организаций они могут составлять от 30 000 до 40 000 рублей, а для должностных лиц (например, руководителя) — от 10 000 до 20 000 рублей. Кроме того, все оборудование, на котором было обнаружено нелицензионное программное обеспечение, может быть конфисковано.

2. Уголовная ответственность.

   Если стоимость нелегально используемого программного обеспечения превышает 100 000 рублей (что для 1С очень легко достигается при наличии нескольких лицензий или серверной лицензии), может наступить уголовная ответственность в соответствии со статьей 146 Уголовного кодекса РФ.

3. Операционные риски.

   Помимо юридических и финансовых рисков, использование нелицензионной 1С сопряжено с серьезными операционными проблемами:

   • Отсутствие своевременных обновлений. Нелицензионное ПО не получает легальных обновлений, что критически важно для бухгалтерских программ, которые должны соответствовать постоянно меняющемуся законодательству (новые формы отчетности, изменения в налогах). Это может привести к ошибкам в отчетности, штрафам со стороны контролирующих органов и искажению данных.
   • Угроза стабильности и безопасности. Нелицензионные версии часто модифицируются, что делает их уязвимыми для сбоев, вирусов и потери данных. У вас не будет гарантии стабильной работы системы.
   • Отсутствие технической поддержки. Вы не сможете получить квалифицированную техническую поддержку от разработчика или официальных партнеров 1С, если столкнетесь с проблемами.
   • Репутационные риски. Выявление факта использования нелицензионного ПО может нанести серьезный ущерб репутации вашей компании в глазах партнеров, клиентов и регулирующих органов.

Заключительные рекомендации

Подводя итог, можно сформулировать следующие ключевые рекомендации:

1. Определите место размещения баз 1С. Это главный фактор. Если базы у аутсорсера – лицензии его забота. Если базы у вас – лицензии ваши.
2. Обсудите этот вопрос с аутсорсинговой компанией. Как было рекомендовано в сообщениях форума, "Этот вопрос решайте с теми кому отдаете на оутсорс." Убедитесь, что у них есть все необходимые лицензии и они готовы это подтвердить.
3. Рассмотрите облачные решения. Если вы только планируете переход на аутсорсинг или ищете оптимальное решение, облачные сервисы 1С могут стать наиболее удобным и безопасным вариантом, снимающим с вас головную боль по лицензированию и обслуживанию.
4. Зафиксируйте ответственность в договоре. Обязательно пропишите в договоре об аутсорсинге, кто несет ответственность за лицензии на программное обеспечение 1С.
5. Помните о рисках. В любой ситуации избегайте использования нелицензионного программного обеспечения, чтобы не подвергать свою компанию юридическим, финансовым и операционным рискам.

Правильное решение по вопросу лицензирования 1С при аутсорсинге бухгалтерии позволит вашей компании эффективно вести учет, соблюдать законодательство и сосредоточиться на основной деятельности, не беспокоясь о технических и юридических аспектах программного обеспечения.